استفاده از اتوماسیون اداری و نرم‌افزارهای سازمانی به امری رایج در کسب و کارهای مختلف تبدیل شده‌اند اما با این حال همه این نرم‌افزارها مثل هم نبوده و برخی از آنها بهتر از بقیه هستند. به همین خاطر مدیران کسب و کار به دنبال معیارهایی هستند که بتوانند بهترین اتوماسیون اداری را بخرند.
در این مقاله ابتدا به معرفی نرم افزار اتوماسیون اداری و ویژگی‌های اساسی آن پرداخته و سپس مهم ترین معیارهای خرید اتوماسیون اداری را به شما معرفی می‌کنیم.
کارکنان واحدهای اداری هر سازمان، اغلب برای انجام وظایف خود نیاز به مکاتبه و نامه نگاری دارند. علت آن نیز این است که ماهیت کارها در یک سازمان رسمی است. بنابراین حفظ سوابق ارتباطات و قابلیت استناد به آنها اهمیت زیادی دارد و تمامی اعضای ملزم به نگارش کتبی درخواست‌ها و پیام‌های رسمی خود هستند. این موضوه به ویژه در ارتباطات بین سازمانی اهمیت بیشتری پیدا می‌کند.
نرم افزار اتوماسیون اداری ابزاریست که به شما امکان می‌دهد تا نگارش، ثبت، ذخیره‌سازی، به گردش انداختن و حتی امضای اسناد، فرم‌ها و نامه‌های اداری خود را دیجیتالی و خودکارسازی کنید. این نرم‌افزارها ضمن داشتن قابلیت ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره، فرآیندها و وظایف کاری واحدهای دبیرخانه را نیز برای شما دیجیتالی و خودکارسازی می‌کنند. البته امکانات و قابلیت‌هایی که برای انجام این وظایف در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری گنجانده می‌شود می‌تواند متفاوت باشد.
از سوی دیگر، مواردی که ذکر شد، تنها قابلیت‌های پایه یک نرم افزار اتوماسیون اداری هستند. بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری آنهایی هستند که امکانات متنوع دیگری را نیر در اختیار شما قرار می‌دهند و معیارهای لازم برای یک نرم افزار اتوماسیون خوب را دارند.
در ادامه ضمن معرفی امکانات و ویژگی‌های پایه یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب، به معرفی مهم‌ترین معیارهای خرید آن خواهیم پرداخت.
یک نرم افزار اتوماسیون اداری پایه باید امکاناتی داشته باشد که بتواند سرعت و دقت مکاتبات سازمان شما را بهبود بخشیده و ضمن کاهش مصرف کاغذ و هزینه‌های سازمان شما، مدیریت مکاتبات را نیز برای شما تسهیل کند. برای دستیابی به اهداف فوق، برخی امکانات و قابلیت‌های پایه‌ای در هر نرم افزار مکاتبات اداری وجود دارد. این امکانات را می‌توان به 2 دسته تقسیم کرد:
1. امکانات مربوط به کارتابل مکاتبات.
2. امکانات مربوط به دبیرخانه و ثبت مکاتبات.
امکانات مربوط به ایجاد، به گردش انداختن و مدیریت نامه‌ها، اسناد و فرم‌های اداری از قسمتی به نام کارتابل در اختیار کاربران قرار می‌گیرد. در واقع کارتابل اتوماسیون اداری همان Inbox است که حتماً نمونه آن را در سرویس‌ها و نرم افزارهای ایمیل مشاهده کرده‌اید. کارتابل اتوماسیون اداری جاییست که می‌توانید فهرستی از نامه‌ها، اسناد و فرم‌هایی که به گردش انداخته‌اید مشاهده کرده و آنها را مدیریت کنید. برخی از امکانات پایه در یک کارتابل اتوماسیون اداری عبارتند از:
با توجه به ضرورت ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های رسمی در هر سازمان، نرم افزارهای اتوماسیون اداری دارای زیرسیستمی به نام دبیرخانه هستند. این زیرسیستم با ثبت و شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره به شما امکان می‌دهد بتوانید وضعیت نامه‌های ارسالی را پیگیری کرده و نامه‌های وارده را برای اقدام به افراد مربوطه تحویل دهید. برخی از امکانات پایه برای زیرسیستم دبیرخانه عبارتند از:
همانطور که گفتیم هر نرم افزار اتوماسیون اداری پایه، باید دارای حداقل ویژگی‌ها و امکاناتی باشد. با این حال انواع نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری امکانات و ویژگی‌های متفاوتی دارند که انتخاب از میان آنها را برای مدیران دشوار می‌کند. در این قسمت به معرفی 5 معیاری می‌پردازیم که با استفاده از آنها می‌توانید بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری را برای رفع نیازهای خود انتخاب و خریداری کنید.
همانطور که پیشتر گفتیم، نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری خوب، علاوه بر قابلیت‌های پایه‌ای که ذکر شد، امکانات بسیار متعدد و متنوعی دارند. بخش عمده این امکانات مربوط به ماژول‌های متنوعی هستند که می‌توانند به این سیستم‌ها اضافه و قابلیت‌های جدیدی را در اختیار کاربران قرار دهند.
گاهی اوقات ممکن است کارکنان نیاز داشته باشند تا برای دسترسی به برخی مخاطبین، نامه‌های خود را از طریق فکس یا پست الکترونیک ارسال کنند. ماژول‌هایی مانند زیرسیستم ارسال و دریافت فکس و پست الکترونیک اتوماسیون اداری فراگستر به کاربران امکان می‌دهد تا بدون استفاده از یک نرمافزار ایمیل یا دستگاه فکس بتوانند نامه‌های خود را از بصورت ایمیل یا فکس ارسال کنند.
سیستم‌های جستجو در نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری به طور معمول مبتنی بر SQL هستند. زمانی که داده‌ها و اطلاعات سازمان شما زیاد می‌شود، استفاده از این سیستم جستجو، کارایی خود را از دست می‌دهد و می‌تواند بسیار کند و زمان‌بر باشد. ماژول‌های جستجوی معنایی یا Semantic Search، مانند زیرسیستم جستجوی بهجو در اتوماسیون اداری فراگستر، عملکردی بسیار سریع‌تر و مشابه سیستم جستجوی مورد استفاده در موتور جستجوی گوگل دارند. با استفاده از این ابزارها، جستجو توسط کاربران با سرعت و دقتی به مراتب بیشتر انجام می‌شود و این نرم افزارها حتی توانایی تشخیص خطاهای جستجو را نیز دارند.
بسیاری از اسنادی که به طور معمول در سیستم‌های اتوماسیون اداری به گردش درمی‌آیند، اسکن اسناد و گاهی نامه‌های کاغذی بوده و از جنس کاغذ هستند. در این حالت کاربران اتوماسیون نمی‌توانند در داخل محتوای متنی آنها جستجو کنند و این می‌تواند یافتن برخی اسناد را بسیار طولانی‌تر کند. نرم افزارهای OCR مانند زیرسیستم تبدیل تصویر به متن اتوماسیون اداری فراگستر با تبدیل متون داخل این تصاویر به فایل‌های متنی کامپیوتری به کاربران امکان می‌دهد در محتوای تمامی اسناد سازمان جستجو کنند.
بخش زیادی از زمانی که کارکنان یک سازمان برای نامه‌نگاری با استفاده از اتوماسیون اداری صرف می‌کنند، مربوط به تایپ کردن نامه‌هاست. با استفاده از نرم افزارهایی مانند ماژول گفتار به متن اتوماسیون اداری فراگستر، می‌توانید پیام مورد نظر خود را در یک میکروفون بخوانید و نسخه متنی آن توسط کامپیوتر نوشته می‌شود. به این صورت به میزان زیادی در زمان صرفه جویی می‌شود.
گاهی سازمان‌ها برای حفاظت از اطلاعات حساس خود، نیاز به محرمانگی مکاتبات و خارج کردن آن از دسترس افراد دارند؛ اما نامه‌های دیجیتالی امکان مهر و موم فیزیکی ندارند. نرم افزارهایی مانند ماژول مکاتبات محرمانه در اتوماسیون اداری فراگستر به شما امکان می‌دهند تا اسناد دیجیتالی سازمانی را از نظر میزان محرمانگی طبقه‌بندی کنید و دسترسی کاربران به آنها را محدود کنید.
خیلی وقت‌ها کارکنان خارج از محل کار بوده و به کامپیوتر دسترسی ندارند. ماژول اپلیکیشن موبایل به آنها امکان می‌دهد تا بتوانند در هر جایی که هستند تنها با استفاده از تلفن هوشمند خود، به سامانه اتوماسیون متصل شده و کارهای خود را انجام داده و مکاتباتشان را پیگیری کنند.
یکی از انواع مکاتبات رایج در سازمان‌ها، درخواست‌های روتین با استفاده از فرم‌های اداری است. یک نرم افزار مکاتبات خوب، باید یک زیرسیستم فرم‌ساز داشته باشد که با استفاده از آن کاربران بتوانند به راحتی فرم‌های دیجیتالی مورد نیاز خود را طراحی کرده و در سازمان به گردش بیندازند.
بسیاری از مکاتباتی که در هر سازمان جریان دارد باید برای قابل دسترس بودن در آینده، ذخیره شوند. به مرور زمان، تعداد این مستندات افزایش پیدا کرده و آرشیو و بایگانی آنها مشکل‌تر می‌شود. ماژول بایگانی اسناد به شما امکان می‌دهد تا ضمن دسته‌بندی این اسناد، بتوانید جستجو و بازیابی آنها را با سرعت و دقت بیشتری انجام دهید.
یکی دیگر از ویژگی‌ها و معیارهای مهمی که در انتخاب یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید به آن دقت کنید داشتن یک رابط کاربری یا UI کاربرپسند است. منظور از کاربرپسندی این است که یادگیری و کار با رابط کاربری نرمافزار مورد نظر برای کاربران راحت باشد. برخی از ویژگی‌هایی که نشان دهنده کاربرپسندی یک نرم افزار هستند، عبارتند از:
1. ساده بودن مراحل نصب نرمافزار
2. دریافت بروزرسانی‌های مداوم از سوی شرکت تهیه کننده نرمافزار
3. قابلیت بهره برداری از اتوماسیون بدون نیاز به استفاده از سایر نرم افزارها
4. قابلیت تشخیص خطاهای نرم افزار و گزارش‌دهی از آنها
5. امکان یکپارچه شدن با سایر نرم افزارها
6. داشتن یک رابط کاربری استاندارد، مدرن و ساده
7. Responsive بودن نرم افزار و توانایی نمایش در صفحات با اندازه‌های متفاوت
8. استفاده از فونت‌های مناسب و قابلیت تغییر رنگ‌بندی و تم مطابق با سلیقه کاربران
9. طراحی شده بر اساس تجربه کاربری (UX)
یکی از فواید اصلی نرم افزارهای اتوماسیون اداری، افزایش سرعت انجام کارها در سازمان است. این امر مستلزم این است که خود نرمافزار نیز سرعت اجرای خوبی داشته باشد وگرنه امکان بهره برداری حداکثری از آن مهیا نخواهد بود. برخی از ویژگی‌هایی که نشان دهنده سرعت مناسب یک نرم افزار اتوماسیون اداری است عبارتند از:
کیفیت خدمات پس از فروش باید یکی از معیارهای اصلی شما در هنگام خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری باشد. زیرا بدون این خدمات، رفع مشکلات احتمالی کار با نرم افزار اتوماسیون و بهره برداری آسان از آن ممکن نخواهد بود. برخی از ویژگی‌هایی که نشان دهنده قوی بودن خدمات پس از فروش یک نرم افزار اتوماسیون اداری است عبارتند از:
در نهایت، آخرین و بدیهی‌ترین معیاری که باید برای خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری در نظر داشته باشید، مناسب بودن قیمت آن نسبت به امکاناتی است که ارائه می‌دهد. قیمت نرم افزارهای اتوماسیون اداری معمولاً به تعداد کاربرانی که قرار است از آن استفاده کنند و به زیرسیستم‌های نرم افزاری مورد استفاده در آن بستگی دارد. همچنین، هزینه‌هایی مانند هزینه سخت افزار مورد نیاز، هزینه آموزش، هزینه استقرار و هزینه پشتیبانی را نیز باید در محاسبات قیمت خود در نظر بگیرید.
مدیرانی که به دنبال خرید یک نرم افزار اتوماسیون اداری هستند با محصولات و گزینه‌های متعدد و متنوعی روبرو خواهند شد. اگر هنگام انتخاب یکی از این گزینه‌ها از معیارهای صحیحی استفاده نکنند نمی‌توانند محصولی را انتخاب کنند که نیازهای آنها را برطرف کند و در نتیجه دچار زیان مالی خواهند شد.
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر یکی از بهترین نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران است که تمامی معیارهایی که در این مقاله ذکر شد را دارا می‌باشد. داشتن رابط کاربری ساده و کاربرپسند، سرعت بالا، ماژول‌های متنوع، به‌روزرسانی‌های مداوم و پشتیبانی قوی، تنها برخی از دلایل محبوبیت نرمافزار اتوماسیون اداری فراگستر در ایران است.
