اتوماسیون اداری فراگستر یکی از راهکارهای موفق و محبوب در میان سازمان‌ها و کسب و کارهای مطرح کشور است. اما موفقیت و محبوبیت هیچ محصولی اتفاقی نیست! به همین خاطر، این سوال برای بسیاری از مدیرانی که هنوز با قابلیت‌های این نرمافزار همه جانبه کسب و کار آشنا نیستند مطرح می‌شود که چرا اتوماسیون اداری فراگستر انتخاب کسب و کارهای مطرح کشور است؟ ساده‌ترین پاسخ این سوال، امکانات خاص و منحصر بفرد این نرم افزار است.
در این مقاله قصد داریم این دسته از امکانات را که باعث تمایز اتوماسیون اداری فراگستر از سایر سیستم‌های اتوماسیون مطرح در بازار و محبوبیت آن شده است، برای شما معرفی کنیم.
اتوماسیون اداری فراگستر نرم افزاری کاربرپسند و ساده است که با هدف تسهیل فرآیندها و مکاتبات در سازمان‌ها و کسب و کارها طراحی شده است. این نرم افزار دارای مزیت‌های متعددی نسبت به رقبای خود است. در ادامه به تعدادی از مهم‌ترین قابلیت‌های منحصربفرد آن می‌پردازیم:
1. موتور جستجوی هوشمند معنایی (بهجو)
موتور جستجوی معنایی “بهجو” یکی از قابلیت‌های منحصر بفرد اتوماسیون کسب و کار فراگستر است که به کاربران امکان می‌دهد تا بتوانند اطلاعات و اسناد مورد نیاز خود را همانند گوگل، با دقت بالا و در کسری از ثانیه جستجو و پیدا کنند. در واقع ویژگی اصلی این ابزار این است که همانند جستجو در گوگل، شما با داشتن کمترین اطلاعات از سند هم می‌توانید بهترین و نزدیکترین محتوا را متناسب با جستجوی خود داشته باشید.
برخی از ویژگی‌های این ابزار عبارتند از:
2. قابلیت کار تیمی روی هر گونه سند
یکی از امکانات متمایز اتوماسیون اداری فراگستر، قابلیت کار گروهی روی اسناد مختلف در بستر این سامانه است. این اسناد می‌توانند در فرمت‌های مختلف نظیر word, excel, PowerPoint و… در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر ایجاد و ویرایش شوند. این در حالیست که هنگام کار با نرم افزارهایی که چنین قابلیتی را ندارند، کاربران مجبور می‌شوند تا اسناد مورد نظر خود را برای یکدیگر ارسال و هر بار برای ویرایش آنها را مجددا دانلود کرده و پس از اعمال تغییرات، آنها را آپلود کنند. ولی در سامانه اتوماسیون اداری فراگستر کافیست تا اسناد مورد نظر در قالب سند ایجاد و به گردش درآیند تا هر کاربر بتواند نسبت به دسترسی خود آنها را ویرایش و تکمیل کند. همچنین، سوابق تمامی ویرایش‌هایی که با استفاده از این قابلیت انجام می‌شود حفظ خواهد شد و نیازی به دانلود و آپلود فایلها نخواهید داشت.
3. چند امضایی و تاییدات نامحدود
امضای الکترونیکی قابلیتی ضروری برای دیجیتالی سازی مکاتبات و کارهای روزمره سازمانی است که در نرم افزارهای مطرح اتوماسیون اداری یافت می‌شود. با این حال، بسیاری از اسناد و مکاتبات سازمانی به بیش از یک امضاء احتیاج دارند. یکی از قابلیت‌های منحصر بفرد اتوماسیون اداری فراگستر، زیرسیستم چندامضایی آن است که به شما امکان می‌دهد تا قراردادها، صورتجلسه‌ها و انواع اسنادی را که نیاز به بیش از یک امضاء دارند، به راحتی در بستر اتوماسیون اداری به گردش انداخته و به تعداد نامحدود برای آنها امضا را اخذ کنید.
مثلا تصور کنید می‌خواهید یک صورتجلسه را در بستر اتوماسیون سازمان میان افرادی که در جلسه حضور داشتند، به گردش دربیاورید تا آن را امضا و تایید کنند. یا ممکن است بخواهید یک قرارداد یا تفاهم‌نامه را در بستر اتوماسیون میان افرادی که باید آن را امضاء کنند به جریان بیندازید تا نسبت به جایگاه سازمانیشان، نظر خود را درباره این قرارداد درج کرده و یا آن را تایید و امضاء کنند.
4. ویرایشگر Wordدر موبایل
یکی دیگر از قابلیت‌های خاص اتوماسیون اداری فراگستر، امکان ایجاد و ویرایش پیش‌نویس نامه در قالب Word در گوشی‌های اندروید وiOS با استفاده از نسخه موبایل اتوماسیون فراگستر است که به کاربران امکان می‌دهد تا در خارج از سازمان نیز به راحتی پیش‌نویس‌های خود را در قالب ورد ایجاد و ویرایش کنند. برای استفاده از این قابلیت ویرایشگر ورد، فقط کافیست نرم افزار Microsoft Word را بر روی تلفن همراه یا تبلت خود داشته باشید.
5. تبدیل تصویر به متن فارسی (OCR)
نرم افزار تبدیل تصویر به متن یا OCR فراگستر، ابزاری برای تشخیص متون موجود داخل تصاویر است که به شما امکان می‌دهد به طور خودکار تصاویر نامه‌ها و اسنادی را که از درگاه‌های مختلفی مانند دبیرخانه، اسکنر، فکس یا حتی دوربین موبایلتان وارد سامانه می‌کنید، در کمترین زمان ممکن تبدیل به متن کنید. فایده اصلی این ابزار در اتوماسیون اداری این است که به شما امکان می‌دهد حتی داخل متون تصاویر اسناد و مکاتبات خود نیز جستجو کنید.
آنچه این ابزار فراگستر را از سایر رقبا متمایز می‌کند، سرعت و دقت بالای آن است. OCR فارسی فراگستر، فایل‌های تصاویر و حتی pdf را در طی یک پردازش موازی تبدیل به متن کرده و در پایگاه داده اتوماسیون ذخیره می‌کند.
6. تبدیل گفتار به متن
کارکنان و مدیرانی که مکاتبات زیادی دارند، به ناچار زمان زیادی را صرف تایپ کردن نامه‌ها می‌کنند. یکی از امکانات منحصر بفرد فراگستر برای این دسته افراد، قابلیت تبدیل گفتار به متن است. این زیرسیستم به کاربران امکان می‌دهد تا به راحتی با خواندن متن نامه یا ارجاع مورد نظرشان، در میکروفونی که به کامپیوتر یا تلفن همراه متصل است، گفتار خود را با دقت و سرعتی بسیار بالا به متن تبدیل کرده و برای گیرندگان خود ارسال نمایند. این قابلیت تاثیر بسزایی در تسریع مکاتبات میان کاربران دارد.
7. وب اپلیکیشن موبایل PWA
دسترسی به اتوماسیون اداری با استفاده از گوشی تلفن همراه و از راه دور یکی از نیازهای بسیاری از سازمان‌ها و کسب و کارهایی است که از اتوماسیون اداری استفاده می‌کنند.
با این حال، استفاده از نسخه موبایل این نرم‌افزارها در ایران به خاطر محدودیت‌های وضع شده از سوی گوگل و اپل با چالش روبرو است. یکی از ویژگی‌های منحصر بفرد و ممتاز اتوماسیون اداری فراگستر نسبت به سایر نرم افزارهای اتوماسیون اداری در ایران، ارائه نسخه موبایل به صورت وب اپلیکیشن PWA است که به شما امکان می‌دهد در هر مکان و زمانی و با هر نوع گوشی تلفن همراه (اندروید یا iOS) تنها با استفاده از یک مرورگر و اتصال اینترنت، بدون نیاز به دانلود، نصب و بروزرسانی مکرر نرمافزار و بدون محدودیت های اپل و گوگل، به سامانه اتوماسیون اداری خود دسترسی پیدا کنید.
این اپلیکیشن امکانات متنوعی را شامل ایجاد، ویرایش، مشاهده، ارجاع، بایگانی، جستجو نامه‌ها و اسناد، همگام سازی تقویم کاری با تقویم گوشی، تنظیم و برگزاری جلسات آنلاین، پیشتیبانی از قلم نوری، قابلیت تبدیل گفتار به متن و موارد مشابه در اختیار شما قرار می‌دهد.
8. بهینه سازی خودکار تصاویر اسناد
در بسیاری از مواقع نامه‌ها و اسنادی که در سامانه‌های اتوماسیون اسکن می‌شوند، کیفیت لازم را ندارند. به این معنی که ممکن است تصاویر تیره، دارای لکه و تار باشند. به علاوه تصاویر اسکن شده اسناد و نامه‌ها معمولاً حجم زیادی دارند و تبادل آنها باعث افزایش ترافیک مصرفی اینترنت سازمان در ابعاد کلان می‌شود. قابلیت بهینه سازی خودکار تصاویر اسناد یکی از امکانات منحصر بفرد اتوماسیون اداری فراگستر است که ضمن اصلاح و نویزگیری از تصاویر، حجم آنها را بدون تغییر در کیفیت و سایز تصاویر، تا حدود ۸۰ درصد کاهش می‌دهد.
بنابراین، این قابلیت، می‌تواند پهنای باند مصرفی سازمان‌ها را به مقدار بسیار زیادی کاهش دهد. این ابزار همچنین توانایی از بین بردن و حذف مواردی مانند لکه‌ها و تاخوردگی‌های روی نامه‌ها و اسناد را دارد و روشنایی و شفافیت تصاویر را بهبود می‌بخشد.
9. رهگیری مکاتبات با کد USSD
یکی از امکانات خاص فراگستر که مورد پسند بسیاری از سازمان‌هاست، قابلیت رهگیری مکاتبات با استفاده از کد USSD است. این قابلیت به مراجعه کنندگان سازمان شما امکان می‌دهد تا بدون نیاز به مراجعه حضوری و تنها با شماره‌گیری یک کد دستوری USSD بر روی تلفن همراه خود، وضعیت گردش نامه‌ها، درخواست‌ها و مکاتباتشان را در هر ساعت از شبانه روز و در تمامی روزهای هفته پیگیری کنند.
10. سرویس ویدئو کنفرانس فراگستر
بهترین نرم افزار اتوماسیون اداری، ابزاری است که بیشترین امکانات ارتباطی را در اختیار شما قرار می‌دهد. یکی از امکانات ارتباطی منحصر بفرد فراگستر، امکان برقراری ارتباط میان کاربران سامانه و اعضای سازمان از طریق ویدئو کنفرانس است. این ابزار به ویژه در مواردی که تشکیل جلسه ضروری است، می‌تواند جایگزین خوبی برای جلسات رو در رو باشد و بر خلاف نرم افزارهای خارجی وابسته به اتصال بین الملل نیست.
در این مقاله با برخی از امکانات خاص و منحصر بفرد نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر که باعث محبوبیت آن در میان سازمان‌های ایرانی شده است، آشنا شدید. البته در هر سازمانی با توجه به نیازهایشان، برخی از این قابلیت‌ها در انتخاب فراگستر موثرتر از بقیه بوده‌اند. به عنوان نمونه موتور جستجوی بهجو عامل مهمی برای انتخاب فراگستر توسط دیوان عدالت اداری کشور بوده است. در حالیکه نسخه موبایل PWA برای شرکت نامی‌نو اهمیت بیشتری داشته است.
برای مطالعه بیشتر در مورد داستان‌های موفقیت پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر برای مشتریان می‌توانید از این لینک بازدید کنید.
