تا حالا شده نیاز داشته باشید که یک نامه اداری بنویسید؟ مثلا بخواید داخل شرکت یا سازمان خودتون به یک واحد دیگه نامه رسمی بنویسید یا به یک مجموعه یا ارگانی خارجی، یه نامه تنظیم کنید.
خب تو این مواقع چیکار میکنید؟
نوشتن درست یک نامه اداری اصول خودش رو داره که بلد نبودن اون به اعتبارتون و حتی به خود نامه هم لطمه میزنه!
تو نگاه اول، شاید به نظرتون نوشتن نامه اداری کار ساده‌ای بیاد. اما یک ذره که دقت کنید میبینید نگارش نامه های اداری نظم و اصول خاص خودش رو داره و مثل یک نامه یا ایمیل معمولی که به دوست و فامیل میزنیم نیست!
تو این مقاله کوتاه خیلی سریع و خلاصه به شما میگیم اصول نامه نگاری چی هست و چطوری میتونید یه نامه اداری اصولی بنویسید!
قبل از اینکه وارد جزئیات بشیم، باید بدونید که نوشتن اصولی هر نامه اداری 3 تا مرحله اصلی داره:
1- مشخص کردن موضوع نامه
2- نگارش نامه
3- بازنگری نامه
بنابراین فقط بعد از اینکه موضوع نامه اداری تون رو مشخص کردید، میتونین شروع به نوشتن کنید و بعد از تموم شدن باید دوباره اونها رو بازخونی و اصلاح کنید.
به هر حال، اگر بخوایم خیلی کلی ساختار نامه اداری رو مشخص کنیم، میگیم که نامه اداری باید حتما اجزاء زیر رو داشته باشه
همونطور که دیدید یه عالمه اطلاعات هست که باید تو نامه اداری خودتون بگنجونید! علت واجب بودن این اطلاعات هم اینه که باعث رسمی شدن نامه ها میشن و بهشون اعتبار میبخشن. برای اینکه این اجزا رو بهتر درک کنید یه توضیح خیلی کوتاه در مورد هر کدومشون میدیم:
1- سربرگ و لوگو سازمان: به اون قسمت از نامه‌ها میگن که معمولاً بالای کاغذهای اداری چاپ میشه و شامل لوگوی سازمان و اطلاعاتی مثل تاریخ، شماره نامه و پیوست هست.
2- عنوان گیرنده نامه: تو این قسمت مشخص میکنید چه کسی مخاطب نامه هست. این مخاطب میتونه یه شخص حقیقی(آدم عادی!) یا حقوقی (سازمان) باشه.
3- عنوان فرستنده نامه: تو این قسمت هم نام و عنوان خودتون یا سازمانتون رو می‌نویسید. فرستنده نامه میتونه شخص حقیقی باشه یا سازمانی باشه که نامه‌نگاری از طرف اون انجام میشه.
4- موضوع نامه: منظور از موضوع نامه، کلمه یا عبارت کوتاه و مشخصی هست که به وضوح محتوای نامه رو معلوم میکنه. انتخاب و درج موضوع نامه باعث آسون شدن و افزایش سرعت مکاتبات و جستجوی اونها میشه و بایگانی و مدیریت اونها رو هم ممکن میکنه.
4- متن نامه: متن نامه در واقع شرح مطلبی هست که میخواهید مخاطب رو از اون مطلع کنید. این متن میتونه کوتاه یا بلند باشه ولی باید سه قسمت اصلی داشته باشه: مقدمه، اصل پیام و نتیجه گیری (درخواست).
در تصویر زیر اجزای اصلی ساختار نامه اداری رو میبینید:
5- امضای نامه و امضاء کننده: امضاء از مهم‌ترین بخش‌های هر نامه اداری به حساب میاد، چون هیچ نامه اداری بدون امضاء سندیت نداره و نمیتونه برای انجام کارهای اداری استفاده بشه. در واقع، مسئولیت نهایی نامه با کسی هست که اون رو امضاء و تایید میکنه. در کنار امضاء، معمولا مشخصات امضاء کننده هم نوشته میشه.
6- گیرندگان رونوشت: رونوشت نامه، یه نسخه کپی از نامه هست که علاوه بر گیرنده اصلی، برای اشخاص و یا واحدهای سازمانی دیگه هم ارسال میشه و اونها رو از متن نامه آگاه میکنه. معمولاً نام گیرندگان رونوشت در قسمت پایین امضاء آورده میشه.
همونطور که دیدید رعایت ساختار نامه اداری خیلی هم سخت نیست. برای آشنایی و توضیح بیشتر، یک نمونه نامه اداری هم براتون آوردیم. این یک نمونه نامه اداری برای گرفتن وام هست:
نمونه نامه اداری درخواست وام:
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
به نام خدا
جناب آقای/خانم …………….
مدیر محترم واحد مالی شرکت…………….
موضوع: درخواست وام ضروری
با سلام و احترام
اینجانب کارمند شماره …………….که به مدت ……………. سال در قسمت ……………. مشغول به کار هستم به دلیل نیاز مالی تقاضای دریافت وام ضروری به مبلغ ……………. دارم. خواهشمند است دستور مساعدت صادر فرمایید.
با سپاس
نام و نام خانوادگی
تاریخ و امضاء
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
سعی کردیم تو این مقاله، شما رو با نامه اداری و تعریفش و همچنین ساختار کلی نامه اداری آشنا کنیم.
اگر میخواید اطلاعات بیشتر و جزئی تری از نامه اداری و نحوه نگارش نامه اداری داشته باشید روی لینک زیر کلیک کنید :
انتهای این مقاله یک درسنامه خیلی مفصل داریم که اگر یکی دو ساعت براش زمان بذارید، اطلاعات خیلی جامعی از نامه اداری و تنظیم نامه اداری و خلاصه همه ریزه کاری هاش دستتون میاد.
ممنون ازینکه وقتتون رو در اختیار ما قرار دادین :)
