استفاده از کاغذ در سازمان‌های امروزی نه تنها توجیه اقتصادی ندارد بلکه باعث کاهش سرعت کارها و افزایش خطاها می‌شود. به همین خاطر، خیلی از مدیران با این سوال روبرو هستند که چطور در کسب و کارمان مصرف کاغذ را به حداقل کاهش دهیم. در این مقاله به معرفی انواع راه‌هایی می‌پردازیم که می‌تواند به حذف کاغذ در سازمان شما کمک کند.
یکی از مهم‌ترین راه‌های حذف کاغذ در سازمان‌های امروزی، حذف کاغذ از فرآیند مکاتبات درون‌سازمانی است. در واقع سازمان یا کسب و کار شما چه کوچک باشد و چه بزرگ، برای انجام کارهای اداری روزمره خود، مانند تهیه و ارسال صورتحساب‌های مالی، قراردادها، اطلاعیه‌ها و بسیاری اسناد دیگر، نیازمند استفاده روزانه از مقدار زیادی کاغذ است. تنها راه برای کاهش مصرف کاغذ در مکاتبات درون‌سازمانی، دیجیتالی کردن آنهاست. شما با استفاده از ابزارهای اتوماسیون اداری نه تنها می‌توانید مصرف کاغذ را به حداقل برسانید، بلکه می‌توانید سرعت انجام این مکاتبات را نیز افزایش دهید.
یکی از بهترین نمونه های این ابزارها در ایران، نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که ضمن دیجیتالی کردن کارهای اداری و حذف کاغذ از مکاتبات درون سازمانی روزمره، به شما امکان می‌دهد تا سرعت پیگیری مکاتبات خود را افزایش داده و هزینه‌های سازمانتان را کاهش دهید. این نرم افزار همچنین، با داشتن امکانات متعددی مانند زیرسیستم فکس، ایمیل و ECE، ویرایشگر ورد آنلاین و آفلاین، انواع مختلف قالب‌های نامه، امضای دیجیتال، ارجاع الکترونیکی نامه‌ها، استفاده از قلم نوری و بسیاری موارد دیگر، تمامی نیازهای شما را برای دیجیتالی کردن مکاتبات سازمانی برطرف می‌کند.
یکی از مواردی که موجب مصرف زیاد کاغذ در سازمان‌ها می‌شود، مکاتبات برون سازمانی است. بخش قابل توجهی از مکاتبات در هر سازمان، با افراد حقیقی و حقوقی خارج از سازمان است. در واقع، با توجه به اینکه یک سیستم مکاتبات دیجیتالی یکپارچه میان سازمان‌ها وجود ندارد، هر سازمان ناچار به استفاده از کاغذ برای ارسال نامه‌ها و اسناد مورد نظر خود به خارج از سازمان می‌شوند. به علاوه در بسیاری موارد چندین نسخه کپی کاغذی از این مکاتبات به عنوان رونوشت و همینطور برای بایگانی تهیه می‌شود.
کافیست تا میزان کاغذ مورد استفاده برای بسته‌بندی این مکاتبات و کاغذ مورد استفاده برای دفاتر اندیکاتور که شماره و اطلاعات نامه‌های وارده و صادره در آنها ثبت می‌شود را هم به اینها اضافه کنید، تا میزان زیاد مصرف کاغذ برای مکاتبات برون سازمانی مشخص شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر با پشتیبانی از پروتکل ECE اصلی‌ترین مانع در راه حذف کاغذ از مکاتبات برون سازمانی را از سر راه برمی‌دارد. در واقع بسیاری از سازمان‌ها، حتی در صورت استفاده از یک نرم افزار اتوماسیون اداری، قادر نخواهند بود تا با سایر سازمان‌ها به صورت الکترونیکی مکاتبه کنند. زیرا میان نرم افزارهای متعددی که در سازمان‌ها استفاده می‌شود، قابلیت ارتباط وجود ندارد. پروتکل ECE راهکاری است که به این نوع سازمان‌ها امکان می‌دهد تا بتوانند با یکدیگر به صورت دیجیتالی مکاتبه کنند. در این صورت برای ارسال هر تعداد نامه و رونوشت و حتی ارسال پیوست‌های آنها، نیازی به مصرف کاغذ نخواهید داشت.
زیرسیستم دبیرخانه اتوماسیون اداری فراگستر نیز به شما امکان می‌دهد بدون نیاز به استفاده از دفاتر کاغذی اندیکاتور، شماره نامه ها را به طور خودکار ثبت و وضعیت آنها را پیگیری کنید.
به عنوان نمونه، بانک ملی ایران یکی از بزرگترین کاربران نرم افزار اتوماسیون اداری فراگستر است که با پیاده‌سازی اتوماسیون اداری فراگستر و الکترونیکی کردن مکاتبات داخلی و خارجی خود توانست تنها در ۶ ماه در مصرف ۴۸ هزار بسته کاغذ صرفه‌جویی کند. (منبع)
در هر سازمانی برای انجام اطلاع رسانی‌های عمومی به کارکنان سازمان باید از یک ابزار استفاده شود. این ابزار در سازمان‌های سنتی، تابلویی به نام تابلوی اعلانات است که تمامی اطلاعیه‌های سازمان، راهنماها، اخبار و دستورالعمل‌های مربوط به کارکنان، به صورت کاغذی چاپ و بر روی آنها الصاق می‌شود. به حداقل رساندن مصرف کاغذ در یک سازمان، نیازمند حذف کاغذ از این فرآیند است.
یکی از امکانات و قابلیت های کارتابل و گردش الکترونیکی مکاتبات اتوماسیون اداری فراگستر این است که یک میز کار همراه با امکانات متنوعی از جمله امکان مشاهده اخبار و اعلانات سازمان را در اختیار کاربران خود قرار می‌دهد. در واقع، در این میز کار ویجت‌های متعددی در اختیار شما قرار دارد که یکی از آنها ویجت اعلانات است. ویجت اعلانات به راهبر سیستم امکان می‌دهد تا اخبار و اطلاعیه‌های خود را در سیستم بارگذاری کرده و در معرض دید کاربران قرار دهد. به این ترتیب، ضمن صرفه جویی در مصرف کاغذ، کارکنان می‌توانند مستقیماً از صفحه کامپیوتر خود، جدیدترین اخبار و اعلامیه‌های سازمان را مشاهده کنند.
یکی از موارد پرکاربرد مصرف کاغذ در محیط‌های اداری برای تهیه فرم‌های اداری است. فرم‌های اداری، اسنادی هستند که برای تهیه و ارسال اسنادی با محتوای مشابه به‌کار می‌روند و برای انواع درخواستها، اظهاریه‌ها، سفارش‌ها و … مورد استفاده قرار می‌گیرند. در سازمان‌های سنتی، این فرم‌ها به صورت دستی و کاغذی تهیه و به گردش انداخته می‌شوند که باعث مصرف حجم زیادی از کاغذ می‌شود. بهترین راه برای حذف کاغذ از فرآیند تهیه و گردش فرم‌های اداری، استفاده از ابزارهای فرم‌ساز دیجیتالی است.
یکی از بهترین نمونه‌های ایرانی این نرم افزارها، ابزار فرم ساز اتوماسیون اداری فراگستر است که این امکان را به شما می‌دهند تا انواع فرم‌های مورد نیاز خود را به صورت الکترونیکی تهیه و استفاده کنید. ابزارهای فرم ساز فراگستر شامل فرم‌ساز BPMS، فرم ساز اتوماسیون اداری و فرم‌های از پیش آماده در پیشخوان خدمات کارکنان فراگستر است. تنوع این ابزارها به شما امکان می‌دهد تا مطابق نیاز خود از آنها استفاده کنید و با حذف روش‌های ناکارآمد سنتی، مصرف کاغذ سازمان خود را کاهش دهید.
شاید بتوان یکی از پرمصرف‌ترین فعالیت‌های کاغذی در هر سازمان را مربوط به بایگانی اسناد دانست. در بیشتر سازمان‌ها از انواع اسناد مختلف یک نسخه کاغذی تهیه و برای امکان دسترسی مجدد در آینده و یا حفظ آنها، بایگانی می‌شوند. به علاوه هر زمان که دسترسی مجدد به این اسناد مورد نیاز باشد، از آنها یک کپی کاغذی تهیه و برای درخواست‌کننده ارسال می‌شود. به حداقل رساندن مصرف کاغذ در فرآیند بایگانی اسناد، نیازمند استفاده از نرم افزارهایی برای بایگانی دیجیتالی اسناد سازمانی است.
یکی از بهترین نمونه‌های ایرانی این نرم افزارها، زیرسیستم مدیریت مستندات اتوماسیون اداری فراگستر است که امکان ذخیره‌سازی، طبقه‌بندی و مدیریت اسناد سازمانی را به صورت دیجیتالی برای شما فراهم می‌کند. این نرم افزار در واقع کار واحد بایگانی را در سازمان‌های سنتی به صورت دیجیتالی و خودکار انجام می‌دهد. همین توصیف کافیست تا بتوان به اهمیت این ابزار برای کاهش مصرف کاغذ در یک سازمان پی برد. بایگانی به روش سنتی نه تنها باعث مصرف حجم زیادی از کاغذ می‌شود، بلکه فضای فیزیکی زیادی را اشغال می‌کند. اما با استفاده از این نرم‌افزارها نیازی به اتاق‌های بزرگ و پرونده‌های قطور کاغذی نخواهید داشت.
شما حتی می‌توانید اسناد کاغذی فعلی خود را با استفاده از یک اسکنر به سند دیجیتال کنید تا دیگر نیازی به نگهداری سند کاغذی نداشته باشید. همچنین می‌توانید با استفاده از اتوماسیون اداری، اسناد سازمانی خود را از ابتدا به صورت دیجیتالی تهیه کنید تا دیگر نیازی به تبدیل آنها هم نداشته باشید.
فایده دیگر بایگانی الکترونیکی اسناد سازمانی این است که برای پشتیبان‌گیری از آنها نیاز به استفاده از کاغذ نخواهید داشت. در واقع، شما می‌توانید به راحتی از آرشیو دیجیتالی خود، چندین نسخه پشتیبان تهیه کنید، در حالیکه تهیه نسخه پشتیبان از اسناد بایگانی شده کاغذی نیازمند مضرف مقدار زیادی کاغذ است. بنابراین با الکترونیکی کردن بایگانی نه تنها در هزینه‌های خود صرفه جویی می‌کنید، بلکه تا مقدار زیادی به حفظ محیط زیست کمک خواهید کرد.
کلام آخر
در محیط‌های اداری سالانه هزاران کاغذ مورد استفاده قرار می‌گیرند. این درحالیست که تهیه هر تن کاغذ نیاز به قطع 15 درخت دارد و هر سال تعداد زیادی درخت در نقاط مختلف زمین برای تهیه این کاغذها قطع می‌شوند. کاهش مصرف کاغذ در فرآیندهای اداری نه تنها باعث کاهش هزینه‌های سازمان می‌شود بلکه به حفظ محیط زیست نیز کمک می‌کند. همچنین، استفاده از کاغذ یکی از موانع کنترل هزینه‌ها و یکی از چالش‌های بزرگ در مقابل رشد سازمان‌هاست.
نرم افزار اتوماسیون اداری و مدیریت فرآیندهای فراگستربه سازمان شما امکان می‌دهد تا با حذف کاغذ از فرآیندهای اداری خود به مقدار زیادی در هزینه‌ها صرفه جویی کنید و در حفظ محیط زیست نیز سهیم باشید.
