در نامه‌ها و مکاتبات رسمی معمولاً از یک سری اصطلاحات رایج استفاده می‌شود. این اصطلاحات در هر زبانی وجود دارد. یعنی در زبان انگلیسی هم اصطلاحاتی وجود دارد که در نامه‌های رسمی تکرار می‌شوند. با این حال آنچه برای خوانندگان فارسی زبان مورد استفاده خواهد بود، اصطلاحات رایج در نامه‌های فارسی است. به همین دلیل، ما در فراگستر برای آشنایی مخاطبین و مشتری هایمان، برخی از اصطلاحات رایج در نامه‌های اداری فارسی را لیست کرده ایم که در اینجا می آوریم.
پیش از اینکه فهرستی از این اصطلاحات را بخوانید، لازم است توجه کنید که این اصطلاحات مربوط به متن نامه هستند و در بخش‌های مختلف آن استفاده می‌شوند. در ادامه برخی از رایج ترین موارد این اصطلاحات را همراه با معنی و مثال آنها برای شما آورده‌ایم:
1. ابتدا به ساکن: این عبارت وقتی به کار می‌رود که می‌خواهید موضوعی را قبل از سایر موضوعات بیان کنید. مثلاً: برای اجرای دستورات، ابتدا به ساکن از صحت و سقم آنها اطمینان حاصل کنید.
2. ابلاغ:یعنی ارسال چیزی تا توسط گیرنده دریافت شود. مثلاً: دستورات لازم جهت اجرا ابلاغ شد.
3. استدعا می‌شود: یعنی خواهش می‌شود. مثلاً استدعا می‌شود تسهیلات لازم در اختیار ما گذاشته شوند.
4. استـناد: یعنی پشتوانه قرار دادن و استناد کردن به چیزی یعنی آن چیز را پشتوانه قرار دادن. مثلاٌ: لطفاً به نامه‌ها و دستورات مدیریت سازمان استناد شود.
5. اظهارات: این کلمه یعنی صحبت‌ها. مثلاً: پیرو اظهارات قبلی شما ...
6. اعـلام یا اعلان کردن. یعنی آشکار کردن چیزی و آن را به اطلاع دیگران رساندن. مثلاً: دستورالعمل جدید به زودی اعلام خواهد شد.
7. اقدام عاجل: یعنی اقدام فوری. مثلاً: خواهشمند است جهت تصویه حساب اقدام عاجل شود.
8. اقدام مقتضی: یعنی انجام کاری متناسب با تقاضای طرح شده. مثلاً: لطفاً اقدام مقتضی در این مورد انجام شود.
9. امور محوله: یعنی اموری که برای انجام به شخص یا اشخاصی واگذار شده‌اند. مثلاً: لطفاً امور محوله را با دقت کامل به انجام برسانید.
10. اهتمام ورزید: یعنی تلاش زیادی را صرف کنید. مثلاً: پیرو دستورات مدیریت، جهت افزایش فروش محصولات اهتمام ورزید.
11. با عنایت به: یعنی با در نظر گرفتن و با توجه به چیزی. مثلاً: با عنایت به سیاست‌های سازمان.
12. بذل توجه: یعنی توجه کردن. مثلاً: از بذل توجه ریاست محترم سازمان، سپاسگذاریم.
13. برابر مقررات: یعنی طبق قوانین. مثلاً: اقدامات لازم را برابر مقررات انجام دهید.
14. پیرو: این کلمه یعنی "به دنبال" و برای اشاره به موضوعی که قبلاً مطرح می‌شود، استفاده می‌شود. مثلاً: پیرو دستور قبلی ...
15. پیوست: منظور از پیوست، سند یا مدرکی است که ضمیمه نامه برای مخاطب ارسال می‌شود. مثلاً: اسناد مورد تقاضا به پیوست ارسال می‌گردند.
16. تمهیدات: یعنی مقدمات و آماده‌سازی‌هایی که برای هدفی انجام می‌شود. مثلاً: برای اتمام پروژه در زمان تعیین شده، تمهیدات لازم را در نظرگرفته‌ایم.
17. توفیق و بهروزی: یعنی "موفقیت و سلامتی". مثلاً: برای شما و همکاران محترمتان، توفیق و بهروزی را آرزومندیم.
18. حسن اعتماد: یعنی داشتن اعتماد مثبت به شخصی. مثلاً: حسن اعتماد شما باعث افتخار ماست!
19. حسن نیت: یعنی داشتن نیت خوب. مثلاً: از حسن نیت شما کمال تشکر را داریم.
20. حکم: یعنی دستوری که یک مقام صلاحیتدار در حوزه اختیارات قانونی خود صادر می‌کند. مثلاً: بنا بر حکم قاضی دادگاه ...
21. خط مشی: یعنی رویه و سیاست یک سازمان یا فرد. مثلاً: لازم است خط مشی سازمان مشخص شود.
22. سرلوحه: یعنی نمونه و الگو. مثلاً: عملکرد مدیران سازمان باید به عنوان سرلوحه کارکنان قرار بگیرد.
23. عطف: از این واژه برای اشاره به نامه یا موضوعی که قبلاً در مورد آن صحبت شده، استفاده می‌شود. مثلاً: عطف به نامه شماره …
24. علیهذا:یعنی بنابراین! مثلاً: علیهذا، اقدامات لازم فوراً انجام شود.
25. کمال امتنان: یعنی بیشترین تشکر! مثلاً: از اقدامات سریع شما، کمال امتنان را داریم.
26. مبذول فرمائید: یعنی “اعطا کنید یا بدهید” و معمولاً همراه با کلمه دستور به کار می‌رود و به معنی دستور دادن می‌شود. مثلاً: خواهشمند است تا دستورات مورد نیاز را مبذول فرمائید.
27. متعاقباً: این کلمه به معنی بعداً است. مثلاً: تاریخ بعدی مسابقات متعاقباً اعلام می‌شود.
28. مذاکره: این کلمه هم به معنی صحبت و گفتگو است. مثلاً: طبق مذاکرات صورت گرفته، مقرر شد ...
29. مراتب جهت استحضار: یعنی "قضیه برای آگاهی". مثلاً: مراتب جهت استحضار برای مسئولین ذی‌ربط ارسال شد.
30. مزید امتنان: یعنی "سپاسگزاری بیشتر" یا "کمال تشکر". مثلاً: صدور دستورات لازم، موجب مزید امتنان است.
31. مساعدت: یعنی کمک کردن. مثلاً: در انتظار پاسخ مثبت و مساعدت هیئت مدیره سازمان هستیم.
32. مستحضر: این کلمه به معنی "در جریان بودن" است. مثلاً: حتماً مستحضر هستید که کدام کالاها باید خریداری شوند.
33. مضایقه: یعنی دریغ کردن. مثلاً: خواهشمندیم از هر گونه تلاشی برای موفقیت در این پروژه مضایقه نفرمایید.
34. معمول فرمایید: یعنی انجام دهید. مثلاً: تمهیدات لازم را معمول فرمایید.
35. معوقه: یعنی چیزی که به تأخیر افتاده. مثلاً: انجام کارهای معوقه در اولویت قرار بگیرد.
36. مقرر فرمایید: یعنی امر کنید یا دستور دهید. مثلاً: خواهشمندم مقرر فرمایید تا اقدامات ضروری برای حل این مشکل انجام شود.
37. ملغی‌الاثر: یعنی بی اثر و لغو شده. مثلاً: به این وسیله اعلام می‌شود که دستورات سابق ملغی‌الاثر است.
38. موارد مشروحه: منظور از این عبارت، مواردی است که پیشتر توضیح داده شده‌اند. مثلاً: موارد مشروحه در آیین نامه قابل مشاهده است.
39. والسلام!: اصطلاحی است که به معنی ختم کلام و در انتهای نامه ها به کار می‌رود.
