خودکارسازی و اتوماسیون کسب و کار در نگاه اول کار بسیار مشکلی به نظر می‌رسد. اما دلایل متعددی وجود دارد که رفتن به سمت خودکارسازی را برای هر مدیری به یک ضرورت تبدیل می‌کند.
اتوماسیون در مفهوم عام خود به هر نوع خودکارسازی کارها و انجام آنها توسط ماشین ها گفته می‌شود. در گذشته منظور از اتوماسیون، بیشتر کارهای فیزیکی بود که توسط ماشین آلات صنعتی خودکارسازی می‌شد. اما امروزه واژه اتوماسیون برای خودکارسازی کارهای اداری هم استفاده می‌شود. منظور از کارهای اداری در اینجا، آن دسته از کارهایی است که به صورت تکراری و معمولاً روزمره در سازمان‌ها انجام می‌شوند، مانند ورود داده‌ها به سیستم، پیگیری وظایف، یادآوری قرارها و جلسات و امثال اینها.
خودکارسازی کارهای اداری در کسب و کارها می‌تواند باعث کاهش خطاهای انسانی و همینطور افزایش سرعت کارها شود. انجام این کار نیز وابسته به استفاده از ابزارهایی مانند نرم افزارهای اتوماسیون اداری است. این نرم افزار ضمن سازماندهی و خودکارسازی کارها به دیجیتالی شدن کسب و کارها نیز کمک می‌کنند.
همانطور که گفتیم بهترین ابزار برای خودکارسازی کسب و کارها، نرم افزارهای اتوماسیون اداری هستند. این ابزارها با توجه به میزان امکانات آنها انواع مختلفی دارند که از اتوماسیون گردش کار (Workflow Automation) گرفته تا اتوماسیون فرآیندهای کسب و کار را شامل می‌شوند. نرم افزارهای اتوماسیون با استفاده از منطق مبتنی بر قانون، بسیاری از فرآیندهای اداری رایج را در واحدهای مختلف سازمان، خودکارسازی می‌کنند.
نحوه بکارگیری این نرم افزارها نیز بسیار ساده است. برای اینکار باید ابتدا فرآیندهای کاری سازمان را یکدست و استاندارد کنید. پس از استانداردسازی این فعالیت‌ها می توانید با مدل‌سازی و تعریف آنها در این نرم‌افزارها، آنها را به صورت خودکار انجام دهید.
به عنوان مثال، با استفاده از نرم افزارهای اتوماسیون کسب و کار، شما می‌توانید فرآیندهای واحد منابع انسانی از جمله تبادل اطلاعات کارکنان را با سیستم‌های حقوق و دستمزد، بیمه، حضور و غیاب و .... خودکار کنید. از دیگر کاربردهای این نرم افزارها می‌توان به تسهیل به‌اشتراک‌گذاری اطلاعات بین اعضای تیم، بهبود پیروی از قوانین و تسریع فرآیندهای استخدام کارکنان جدید و آموزش آنها اشاره کرد. بنابراین با استفاده از این ابزارها، زمان کمتری برای انجام کارهای دستی صرف خواهد شد و احتمال خطای انسانی نیز کاهش می‌یابد.
حال که دانستید اتوماسیون کسب و کار چیست و ابزار آن کدام است، نوبت به پاسخ به سوال اصلی می‌رسد.
چرا باید کسب و کار خود را هر چه زودتر خودکارسازی کنیم؟
برای اینکار دلایل متعددی وجود دارد. اگر می‌خواهید با این دلایل بیشتر آشنا شوید حتما ادامه این مقاله را از طریق لینک زیر در وبسایت فراگستر مطالعه کنید.
لینک : ۱۰ دلیل که همین امروز باید کسب و کار خود را به سمت اتوماسیون ببرید
