هروقت از دخترم می‌پرسند که پدرت چه کاره است، می‌گوید: «بابا حرف می‌زند و پول در می‌آورد».
حرف درستی است! تقریباً تمام ساعت‌های موثر کاری من به برگزاری جلسه (همان حرف زدن!) می‌گذرد. البته وقت‌هایی هم هست که سعی می‌کنم روی کارها و فعالیت‌های دیگرم متمرکز باشم، بنویسم، مطالعه کنم و چیزهایی را به سرانجام برسانم. اما نهایتاً این جلسات و تعامل با دیگران است که باعث می‌شود کارها پیش بروند و به نتیجه برسند.
بخشی از این جلسات هم جنس مشاوره دارند: دوستانی که لطف داشته‌اند و فکر می‌کنند ممکن است کمکی از من برای کسب و کارشان بر بیاید. این مشاوره‌ها معمولاً دو شکل بیشتر نیستند: یا مشاوره‌های موردی (ساعتی) کوتاه‌مدت‌اند (که در آنها در یک یا چند جلسه سعی می‌کنیم مشکلی را بررسی و با کمک همدیگر حل کنیم) یا مشاوره‌های بلندمدت‌تری که شکل سازمانی دارند و برای رسیدن به یک نتیجه‌ی مشخص (مثلاً جذب سرمایه یا تدوین استراتژی یا بهبود فرآیندهای سازمانی) تعریف می‌شوند.
مشاوره‌های موردی (ساعتی) کار زیاد راحتی نیست: چون در مدت کوتاهی هم باید بیزینس سازمان را درک کرد، هم مشکل را فهمید و هم برای مشکل راه‌حل ارائه داد. اما همه‌ی کار در یک یا دو (یا در موارد نادر سه) جلسه تمام می‌شود. اگر فرآیند مشاوره‌ای بیشتر از سه جلسه طول بکشد، به این معنی است که من نتوانسته‌ام در جلسه‌ی اول نیاز سازمان را به درستی تشخیص داده و پیشنهاد درستی برای سازمان ارائه بدهم.
از سوی دیگر، تعداد مشاوره‌های سازمانی که می‌توانم در هر زمان مشخص داشته باشم محدود است و نمی‌تواند بیشتر از دو یا سه مورد باشد. گذشته از این واقعیت که من به سازمان‌ها (و استارتاپ‌های) غیر ایرانی هم مشاوره می‌دهم و باید بتوانم تفاوت در ساعت و زمان را مدیریت کنم، معمولاً هر سازمان در هفته نیاز به حداقل 3 ساعت مشاوره‌ی مستقیم و به همین مقدار کار و فکر غیرمستقیم دارد.
این در حالیست که ارائه‌ی مشاوره‌های ساعتی و سازمانی، تنها بخشی از فعالیت‌های من است و من درگیر کارهای دیگری مانند کمک به استارتاپ‌ها برای جذب سرمایه، فعالیت‌های داوطلبانه‌ی اکوسیستمی، مطالعه و توسعه‌ی فردی، تدریس (البته به مقدار محدود) و نیز نوشتن پروپوزال و مذاکره برای انتخاب پروژه‌های بعدی هم هستم (موضوع تفاوت زمانی را هم که در نظر بگیرید، قضیه پیچیده‌تر هم می‌شود!).
یک‌بار حساب کردم و دیدم که حدود یک پنجم از زمان جلسات من صرف مورد آخر می‌شود: برگزاری جلسات اغلب آنلاین با افرادی که درخواستی فراتر از جلسات موردی ساعتی دارند (مثلاً موضوع جذب سرمایه یا توسعه‌ی کسب و کار به خارج از کشور).
در این جلسات تلاش می‌کنیم مسأله را کشف کنیم و ببینیم آیا اصولاً کمکی از من برای آن سازمان بر می‌آید یا نه. چون ذاتاً مشاوره‌ای هم در کار نبود، من هم هزینه‌ای بابت این جلسات («جلسات صفر») دریافت نمی‌کنم. طبیعی است که من این زمان رایگان نسبتاً قابل توجه را به چشم نوعی سرمایه‌گذاری برای آشنایی با افراد جدید و البته تعریف پروژه‌های جدید می‌دیدم و به همین خاطر اغلب حداکثر انعطاف در برگزاری این جلسات را هم داشتم. اما ...
اما مشکلی که پیش می‌آمد این بود که درصد قابل توجهی از دوستانی که درخواست برگزاری این نوع جلسات را داشتند، نهایتاً بعد از تنظیم زمان جلسه بدون اینکه خبر بدهند، در موعد مقرر در جلسه حاضر نمی‌شدند! جدا از وجه توهین‌آمیز و به شدت غیرحرفه‌ای بودن این اتفاق، این عدم عدم حضور به شدت باعث به هم ریختن برنامه‌های من می‌شد و از نظر مالی و کاری هم به من صدمه می‌زد. به عبارت دیگر، جلسه‌ای که می‌توانست صرف کار مفید دیگری (حالا نه الزاماً یک مشاوره‌ی دیگر، که پیگیری کارهای بر زمین مانده) شود، بخاطر عدم تعهد، بی‌مسئولیتی و رفتار غیرحرفه‌ای بعضی از افراد، تبدیل به یک زمان کاملاً مرده می‌شد.
اینجا لازم است یک موضوع شخصی را هم توضیح بدهم: سخت بودن تمرکز.
اصولاً تمرکز کردن برای من سخت است؛ به این معنی که من به سختی می‌توانم روی کاری تمرکز کنم و به راحتی هم حواسم پرت می‌شود.
به همین خاطر، من اصولاً فردی نیستم که بتواند چند کار را به‌صورت هم‌زمان انجام دهد (همان چیزی که اصطلاحاً به آن multy tasking می‌گویند). جدا از اینکه امروزه خود multy tasking هم چندان توصیه نمی‌شود، هزینه‌ی سوییچ کردن بین کارها برای فردی مثل من بیش از دیگران است. در نتیجه زمانی که من خودم را آماده‌ی انجام کاری (مثل برگزاری یک «جلسه‌ی صفر») کرده‌ام و به هر دلیلی آن کار انجام نمی‌شود، مدت زمانی بیشتر از معمول (در مقایسه با افراد دیگر) طول می‌کشد تا بتوانم به شرایط عادی تمرکز برگردم و فعالیت دیگری را شروع کنم. به همین خاطر است که عدم حضور افراد در جلسات، عملاً بخش قابل توجهی از زمان آن جلسه را برای من تبدیل به زمان مُرده می‌کرد.
این معضل مدت زیادی ذهن من را درگیر کرده بود تا آنکه آن را در لینکدین با مخاطبان‌ام مطرح کردم و از آنها خواستم بگویند که آیا منطقی است که برای برگزاری «جلسات صفر» (جلساتی که صرفاً برای آشنایی اولیه و تعریف پروژه) است هزینه دریافت کنم یا نه. تبادل نظراتی که زیر آن پست انجام شد، من را به این نتیجه رساند که با هدف افزایش احتمال حضور مخاطبان در جلساتی که ذاتاً به‌صورت رایگان برگزار می‌شوند، هزینه‌ی اولیه‌ای دریافت کنم و پس از برگزاری جلسه، آن را به مخاطب عودت دهم.
در نتیجه، در «جلسات صفر»، از این به بعد روال من به این صورت خواهد بود که:
مبلغ اعلامی پیش از برگزاری جلسه به شماره حساب بنده واریز خواهد شد. این مبلغ نه چندان زیاد، عملاً تعهد شما به حضور در جلسه را نشان می‌دهد.
حداکثر یک ساعت پس از برگزاری جلسه، مبلغ عیناً به حسابی که از آن پول را دریافت کرده‌ام، عودت داده خواهد شد.
با توجه به اینکه خود من تقریباً در تمامی مواقع متعهدانه رأس ساعت در جلسه حضور دارم، انتظار دارم مخاطبانم نیز همین‌گونه عمل کنند. لذا در ابتدای هر جلسه، حداکثر 10 دقیقه در انتظار عزیزان خواهم بود. پس از این مدت، جلسه را لغو شده (برگزار نشده) تلقی می‌کنم.
شاید در عصر پیام‌رسان‌های اجتماعی این حرف کمی عجیب به نظر برسد، اما هنوز و احتمالاً تا همیشه، بهترین راه ارتباط با من ایمیل است. لذا انتظار دارم چنانچه مخاطب عزیزم در جلسه به هر علت امکان حضور نداشته یا با تأخیر می‌تواند در جلسه حاضر باشد، از حداقل 15 دقیقه قبل بنده را مطلع کند؛ در غیر این‌صورت جلسه را لغو شده (برگزار نشده) تلقی می‌کنم.
تصور می‌کنم بدیهی است که در صورت لغو شدن (برگزار نشدن) جلسه از سوی مخاطب محترم، مبلغ پرداختی عودت داده نخواهد شد. اما متقابلاً خودم را نیز متعهد می‌دانم در صورت عدم حضور یا حضور با تأخیر، به‌صورت مقتضی به مخاطب اطلاع‌رسانی کرده و زمان جایگزین را پیشنهاد دهم و در صورت عدم امکان حضور مخاطب، مبلغ را به ایشان عودت دهم.
نوشتن این متن برای من کار آسانی نبود. من همواره خودم را معلمی می‌دیدم که لازم است سخاوت‌مندانه آنچه دارد را در اختیار دیگران قرار دهد. اما رفتار غیرحرفه‌ای بعضی افراد کار را به جایی رسانده که برای جلوگیری از صدمه‌ی بیشتر، ناچار به انتخاب این روش شده‌ام. از سوی دیگر، می‌دانم که این روش برای افرادی که قصد استفاده از فرصت برگزاری «جلسات صفر» را دارند، تفاوتی در اصل موضوع ایجاد نخواهد کرد: هزینه‌ی اندکی پرداخت شده و پس از برگزاری جلسه، عودت داده خواهد شد.
امیدوارم با توضیحاتی که دادم، توانسته باشم علت و اهمیت موضوع را توضیح داده باشم.
باقی بقای‌تان.
