حتما واسه همه‌مون پیش اومده که با انبوهی از کارها در لیست روزانه و هفتگی‌مون مواجه شدیم. در این حالت سردرگم می‌شیم که کدوم کارارو باید اول انجام بدیم. خیلی وقتا هم در نهایت به کارهای مهمی که باید انجام بدیم نمی‌رسیم و ددلاین کارهامون می‌گذره!
خود من همیشه با این مشکل دست‌وپنجه نرم می‌کردم. اما با شنیدن یکی دو تا از اپیزودهای هلی‌تاک و خوندن یکی دو تا کتاب در این زمینه، چند تا راهکار برای حل این مشکل پیدا کردم. البته نمی‌گم که الان خیلی راحت می‌تونم کارهام رو اولویت‌بندی کنم و هیچ مشکلی نیست! ولی اوضاع از قبل خیلی بهتر شده. برای همین تصمیم گرفتم در این مقاله، راهکارهایی که به دست آوردم رو با شما هم به اشتراک بذارم. پس لطفا حتما تا پایان مقاله با من همراه باشید.
راهکار اول: تکنیک 2+3
بر اساس این تکنیک، اولین کاری که باید هر روز انجام بدیم اینه که 3 وظیفه بزرگ و 2 وظیفه کوچک اون روز رو انتخاب کنیم و بریم سراغشون. در واقع لیست برنامه‌ریزی روزانه‌مون رو فقط به این 5 آیتم محدود کنیم و نه بیشتر!
اما اصلا منظور از "وظیفه بزرگ" و "وظیفه کوچک" چیه؟ منظور از وظیفه بزرگ، وظیفه‌ایه که انجامش حداقل یک ساعت زمان می‌بره. وظیفه کوچک هم به وظایفی گفته میشه که قراره زیر 30 دقیقه انجامشون بدیم!
استفاده از این تکنیک چه کمکی بهمون می‌کنه؟ استفاده از تکنیک 2+3 باعث میشه تمرکزمون رو، روی کارهایی که مهم‌ترند بذاریم و این جوری خیالمون راحته هر روز کارهای مهم رو حتما انجام می‌دیم.
راهکار دوم: اولویت‌بندی بر اساس ماتریس آیزنهاور
طبق ماتریس آیزنهاور، کارهایی که باید انجام بدیم به 4 دسته فوری و مهم، مهم ولی غیرفوری، کم‌اهمیت ولی فوری و کم‌اهمیت و غیرفوری تقسیم می‌شوند. حالا از کجا بفهمیم هر کدوم از کارهای روزانه‌مون در کدوم یکی از این 4 دسته قرار می‌گیرند؟
برای این کار باید از خودمون 2 تا سوال بپرسیم:
اولین سوال اینه که آیا انجام این کار به من کمک می‌کنه به اهداف بلندمدتم برسم؟ اگه جواب بله بود اون کار "مهم" است و اگه جواب نه بود "کم اهمیت". دومین سوال هم اینه که آیا باید همین امروز انجامش بدم؟ اگه جواب مثبت بود کار "فوری" حساب میشه و در غیر این صورت کارمون "غیر فوری" ه.
بعد از این که نوع کارهامون رو مشخص کردیم، باید به ترتیبی که در عکس می‌بینید کارهارو انجام بدیم. یعنی اول بریم سراغ کارهای فوری و مهم. بعد از انجام این کار، بریم سراغ کارهای مهم و غیرفوری و بعد به ترتیب کارهای کم‌اهمیت ولی فوری و در نهایت کم‌اهمیت و غیرفوری.
این نکته مهم هم خاطرتون باشه که در خیلی از مواقع می‌تونیم از کارهای لیست روزانه‌مون که در دسته 3 و 4 قرار می‌گیرن (کم‌اهمیت ولی فوری و کم‌اهمیت و غیرفوری) چشم‌پوشی کنیم. یک راه دیگه هم اینه اون کارهارو واگذار یا همون برون‌سپاری کنیم تا برای انجام کارهایی که اولویت و فوریت دارند، زمان کافی داشته باشیم.
راهکار سوم: ترکیب تکنیک 2+3 و ماتریس آیزنهاور
پیشنهاد من به شما راهکار سوم و در واقع ترکیب این دو تکنیکه. حداقل برای من این روش، خوب جواب داده. اما چطوری باید این راهکار رو اجرایی کنیم؟
معمولا 3 وظیفه بزرگ و 2 وظیفه کوچکِ تکنیک 2+3 در دسته‌های "فوری و مهم" و یا "غیرفوری و مهم" قرار می‌گیرند. ترکیب این دو تکنیک با هم، می‌تونه بهمون در اولویت‌بندی کارها و برنامه‌ریزی روزانه و هفتگی، کمک زیادی کنه. مهم‌تر از همه این که باعث میشه به ددلاین‌های تحصیلی و کاری‌مون برسیم.
حرف آخر
در این مقاله سعی کردم 3 تکنیکی رو که به اولویت‌بندی کارهای روزانه و هفتگی‌مون کمک می‌کنن، به زبون ساده توضیح بدم. پیشنهاد می‌کنم حتما این تکنیک‌ها رو امتحان کنید و اگه براتون کاربردی بود به دوستاتون هم معرفی کنید.
