چگونه یک گزارش تحلیل داده بنویسیم

گزارش علم داده نوعی نوشته حرفه‌ای است که برای توضیح نتایج تجزیه و تحلیلی که روی داده‌ها انجام شده استفاده می‌شود. نوشتن گزارش، مرحله پایانی پروژه ما و مهمترین بخش است. این گزارش ها در صنعت برای ابلاغ یافته های ما و ارزیابی درست بودن کاری که انجام داده‌ایم استفاده می شود. به همین دلیل، باید به تاثیرگذاری و مشروعیت گزارش توجه کنیم. در ادامه مراحل و نکاتی را برای نوشتن یک گزارش علمی تاثیرگذار در حوزه داده بیان میکنیم.

آماده سازی

اولین قدم - مخاطب

در همه مراحل نوشتن گزارش باید مخاطب‌ها رو در نظر بگیریم. قانون کلی این است که گزارش باید واضح، خلاصه و منظم باشد تا مخاطب بتواند به سرعت مطالب را جستجو کرده و اطلاعات مورد نظر را دریافت کند. باید فرض کنیم که به طور همزمان برای چندین نوع مخاطب می‌نویسیم. این مخاطبان شامل موارد زیر هستند:

• همکار و یا مشتری: این فرد به عنوان مخاطب اصلی، مقدمه و نتیجه گیری را می خواند؛ سپس قسمت اصلی گزارش را برانداز می‌کند.
• یک فرد اجرایی: به عنوان مخاطب ثانویه، این شخص به سرعت مقدمه و نتیجه گیری را می خواند تا بفهمد شما چه کاری انجام داده اید و چه یافته هایی دارید.
• یک ناظر فنی: به‌عنوان یک مخاطب ثانویه دیگر، این شخص متن و پیوست گزارش شما را می خواند. توجه این فرد روی موارد فنی و علمی است.

قدم دوم - آیا تمام داده‌ها را بررسی کرده و به نتیجه رسیده‌ایم؟

قدم سوم - سازماندهی و تصویرسازی

همه داده‌هایی که استفاده کردیم حتی آنهایی که در نتیجه نهایی استفاده نشده‌اند را باید در گزارش بنویسیم. حالا باید بررسی کنیم که داده‌ها را چگونه نمایش بدهیم که بیشتر قابل درک باشند؛ به این منظور می‌توانیم از انواع ابزار‌های تصویرسازی موجود استفاده کنیم.

نوشتن گزارش

بعد از انجام دادن کارهای قبلی حالا میتونیم شروع به نوشتن کنیم. برای نوشتن گزارش باید از ساختار زیر استفاده کنیم:

مقدمه

در این قسمت باید خلاصه‌ای از موضوع ، هدف و داده‌های استفاده شده  را بیان کرده و دلیل انجام این تحلیل یا پروژه را به صورت خلاصه بنویسیم. همچنین این بخش سوالاتی که در این گزارش پاسخ داده‌ایم و نتیجه‌گیری را به صورت خلاصه می‌نویسیم.

قسمت اصلی

قسمت اصلی گزارش شامل موارد زیر است:

• بخش داده ها - شامل توضیحات کتبی داده‌ها
• بخش روش‌ها - نحوه جمع آوری و تحلیل داده ها را توضیح می‌دهیم.
• بخش تجزیه و تحلیل - آنچه را تجزیه و تحلیل کرده‌ایم توضیح می‌دهیم. نمودارها را در اینجا قرار می‌دهیم.
• نتایج - نتایج تجزیه و تحلیل خود را در این بخش می‌نویسیم.

نتیجه گیری

• سوالات بخش مقدمه را دوباره بیان می‌کنیم.
• نتایج مهم را مجدداً بیان می‌کنیم.
• در صورت لزوم، توصیه هایی را برای داده‌های بیشتر اضافه می‌کنیم.

ضمیمه

• جزئیات داده ها و پردازش های خود را در اینجا وارد می‌کنیم.
• هرگونه داده ثانویه، از جمله منابع را وارد می‌کنیم.

مرور

درانتها باید بررسی کنیم که گزارش شامل دو ویژگی زیر باشد:

• ساختار منظمی داشته باشد - مخاطبان مختلف به آسانی بتوانند به سرعت اطلاعات مورد علاقه خود را در گزارش بخوانند و پیدا کنند.
• واضح نوشته شده باشد - مختصر بنویسد. این کار باعث می شود محتوای شما مورد توجه قرار گیرد نه نوشتن.