استراتژی "صندوق صفر" (Zero Inbox)

  • تجربه‌ی شخصی

شاید شما هم از همان‌هایی باشید که پیام‌های نخوانده‌تان در تلگرام یا پیامک‌های خوانده‌نشده روی موبایلتان، یا ایمیل‌های نخوانده‌تان یا ... اصلا این عدد بالای اپ‌های روی موبایل‌تان آزارتان می‌دهد.

خبر خوب آن است که شما تنها نیستید و خبر بد بماند برای بعد.

در ۲۰۰۷ کارمندان گوگل گرد آمده بودند تا سخنرانی مرلین مان را گوش دهند. این نویسنده‌ی خوره (گیک) در خصوص مصیبت ایمیل صحبت کرد؛ و شاید اگر قرار بود ۱۱ سال بعدتر سخنرانی کند، شبکه‌های اجتماعی هم به این مصیبت اضافه شده بودند.

این مصیبت روزبه‌روز ساعات بیشتری از وقت ما را تحت استعمار خود درمی‌آورد و زمان را برای کارهای مهم‌تر و زندگی شخصی محدودتر می‌کرد. مان، ستارۀ جنبش "بهره‌وری شخصی" بود، که استراتژی پیشنهادی‌اش را "اینباکس صفر" می‌نامید.

چالش اصلی این بود: ما هر چند دقیقه پیام‌هایمان را چک می‌کنیم، آن‌ها را می‌خوانیم و احساس اضطراب به خاطر آن‌ها به ما دست می‌دهد. اما کاری هم نمی‌کنیم. به‌همین‌خاطر، این ایمیل‌ها و پیام‌ها تلنبار شده و روزبه‌روز استرس‌زاتر می‌شود.

ایدۀ اصلی مان این بود: هر بار که اینباکس یا پیام‌رسان خود را چک می‌کنید، پیام‌ها را به تدریج به سوی صفر ببرید! یعنی واکنش لازم برای هر پیام را مشخص کنید:

  1. پاسخ دادن
  2. قراردادن در فهرستِ کارهای مهم
  3. بایگانی کردن.

این کار را تکرار کنید تا ایمیلی باقی نماند!


خودش این ایده را چیزی میان علم و ذن می‌نامید!

پس از سخنرانی مان، تعداد زیادی پست، کتاب و اپلیکیشن دربارۀ "اینباکس صفر" ایجاد شد. پیروانِ او پیروزمندانه عکس‌های اینباکس‌های صفرشده‌شان را به‌اشتراک می‌گذاشتند؛

«بهره‌وری شخصی» و «مدیریت زمان»!

در اواخر قرن ۱۹ با گسترش وسایل «صرفه‌جویی در کار» زندگی زنان متحول شد. با جاروبرقی و لباسشویی کار ساعت‌ها به چند دقیقه کاهش یافت؛ اما همنطور که کاون در "کار بیشتر برای مادر" می‌نویسد نتیجۀ این فناوری‌ها آزد شدن وقت نبود؛ چرا که با افزایش بهره‌وری کارهای خانگی، استانداردهای تمیزی مورد انتظار جامعه هم بالا رفت.

استدلال این بود: حالا که می‌شد لباس‌ها را شست، پس کثیف‌بودن لباس بیش از پیش بد بود. به عبارت امروزی: امروزه که می‌توانید پیام‌های کاری را نیمه‌شب در تختخواب پاسخ دهید؛ پس دیگر نمی‌شود تا صبح صبر کرد!

امروزه هزاران اپلیکیشن در دستۀ "بهره‌وری" و "مدیریت زمان" وجود دارد. اما واقعیت دردناک این است که تمامی این تکنیک‌ها نه‌تنها استرس‌ها را تسکین نمی‌دهند، که آن‌ها را شدیدتر هم می‌کنند؛ یعنی: هرچه بهتر زمان را مدیریت کنید، حس می‌کنید زمان کمتری دارید.

اینباکس صفر، آرامش و آسودگی به همراه نیاورد. واقعیت در عمل این بود: هر ایمیل نیازمند یک پاسخ است و این مسئله آن‌ها را بیشتر به اینباکس‌هایشان گره می‌زد.

فرمول ساده است: بهره‌وری بالا در پاسخ‌دهی به پیام‌ها و ایمیل‌ها باعث می‌شود پیام‌های بیشتری به دستتان برسد!

و به صورت وارون، آن‌هایی که پاسخ نمی‌دهند یا در پاسخ بی‌دقت هستند، به مرور سایرین می‌پذیرند که آن‌ها این‌گونه‌اند! یا بی‌پاسخی‌شان منجر به تداوم پیام‌ها نمی‌شود!

بر اساس قانون پارکینسون (۱۹۵۵): هر چه در کارهایتان پربازده‌تر باشید، کارهای جدیدتر سریع‌تر به وجود می‌آید.

راه حل در نگاه به مساله است!
«مدیریت زمان» به شما توصیه می‌کند از وقت بهتر استفاده کنید؛ ولی نمی‌گوید برای چه کاری؟

در حقیقت اگر زمان کم دارید یعنی اولویت‌ها را اشتباه تشخیص داده‌اید!

مان زمانی که متوجه اشتباهش شد، نوشت این تکنیک‌ها به تو می‌گوید: بیا یاد بگیر کارتو چطور انجام بدی، نمی‌خواد سراغ خود کاره بری!

شهروندان آنلاین و مدیران کارتابلی

مدیران رده بالای دولتی کشور در روز بیش از ۱۲ ساعت کار می‌کنند؛ حتی روزهای تعطیل! نتیجه‌ی کار اما آشفتگی بیشتر و انبوه نامه‌های مانده در کارتابل‌ها!

آن‌ها به مرور یادشان می‌رود که این همه زمان یعنی آن‌ها در انتخاب اولویت‌هایشان در حال اشتباه هستند! درست مانند شهروندانی که هر روز ساعت‌ها در شبکه‌های اجتماعی‌شان هستند!

آن‌ها مدام در بهره‌وری شخصی‌شان رشد می‌کنند. مدیر در پاسخ به نامه‌ها و شهروند در پاسخ به پیام‌ها! اما رشد اقتصاد ملی حکایت دیگری است!

همه‌ی ما در حال عجله هستیم وبه قول نیچه: "عجله به این خاطر همگانی است که همه در حال گریز از خود هستند"

نظام تصمیم‌گیری در ایران در انبوه نامه‌های اداری و جلسات در حال خفه شدن است! کارتابل‌ها اجازه‌ی فکر کردن و تصمیم‌گیری درست را از مدیران ربوده است و شهروندان نیز با انبوهی از کارهایی که صبح را شب می‌کند یکی از کمترین بهره‌وری‌های کل دنیا را دارند.

ما در حال فراموش کردن فکر کردن هستیم.