تصور کنید که یک شرکت بزرگ هر روز صدها ایمیل ارسال و دریافت می کند، کارکنان ساعت ها در جلسات حضوری تلف می کنند و اطلاعات حساس در کانال های نامحفوظ پخش می شود. این واقعیت برای بسیاری از سازمان های امروزی آشنا است. سازمان ها با چالش های جدی در برقراری ارتباطات کارآمد و محفوظ روبه رو هستند. فراکسیون های جغرافیایی، تیم های دورکار و پروژه های پیچیده بیش از پیش نیاز به ابزارهایی قدرتمند و ایمن را افزایش داده اند.
در این میان، پیام رسان های سازمانی به عنوان راهکار جامع برای این مشکلات ظهور کرده اند. اما آن ها تنها چت های متنی نیستند. این نرم افزارها مجموعه ای کامل از قابلیت ها را ارائه می دهند که به سازمان ها کمک می کند تا ارتباطات درون سازمانی را بهینه سازی کنند و هم زمان داده های خود را محفوظ نگاه دارند.
در ابتدا، بیایید این مفهوم را واضح کنیم. پیام رسان سازمانی چیست؟ این نرم افزار بستری دیجیتالی است که کارکنان، مدیران و واحد های مختلف سازمان را قادر می سازد تا ارتباطات سریع، منظم و محفوظ برقرار کنند.
شاید تفاوت آن با تلگرام یا واتساپ واضح نباشد. اما در واقع، این ابزارها برای محیط های کاری طراحی شده اند. آن ها فقط ارسال پیام نیستند. کانال های اختصاصی برای هر پروژه، تماس های صوتی و تصویری، اشتراک گذاری ایمن فایل ها، جستجوی پیشرفته و یکپارچگی با سامانه های دیگر همگی بخشی از ویژگی های آن هستند.
یکی از مهم ترین تفاوت ها این است که مدیریت دسترسی در این ابزارها خیلی دقیق است. می توانید تعیین کنید کدام افراد می توانند چه اطلاعاتی را ببینند. این قابلیت در پیام رسان های عمومی وجود ندارد و برای سازمان ها حیاتی است.
بیشتر مدیران با این مشکل مواجه هستند که ارتباطات غیرکارآمد باعث تاخیر در پروژه ها می شود. پیام رسان های سازمانی این مشکل را به میزان قابل توجهی کاهش می دهند.
وقتی کاربران Slack استفاده می کنند، شاهد کاهش 32 درصدی در ایمیل ها و 27 درصدی در جلسات غیرضروری هستند. این چرا مهم است؟ چون افراد می توانند در یک فضای مشترک و منظم تمام پیام ها را ببینند. تصمیمات سریع تر اتخاذ می شوند و پروژه ها بدون تاخیر پیش می روند.
هنگامی که افراد در جلسات حضوری اجتماع می کنند، بحث ها غالباً منحرف می شود. اما در یک پیام رسان سازمانی، تمام گفتگوها بر روی موضوع اصلی متمرکز می ماند.
یکی از بزرگ ترین نگرانی های سازمان ها نشت داده و دسترسی غیرمجاز است. پیام رسان های سازمانی این نگرانی را تا حد زیادی کاهش می دهند.
برخلاف پیام رسان های عمومی، این ابزارها سطح های بسیار بالاتری از محافظت را ارائه می دهند. رمزنگاری داده ها، نسخه های پشتیبان خودکار، کنترل دسترسی دقیق و نظارت بر همه ارتباطات از جمله این امکانات هستند. اطلاعات حساس سازمان در سرورهای داخلی و کنترل شده نگهداری می شود، نه در کجایی در ابر.
برای سازمان های دولتی، بانک ها یا شرکت های پزشکی که با داده های بسیار حساس کار می کنند، این ویژگی به سادگی حیاتی است.
سازمان ها به سطح های مختلف دسترسی نیاز دارند. مدیر عامل باید تمام اطلاعات را ببیند، اما یک کارمند جدید شاید فقط به اطلاعات تیم خود دسترسی داشته باشد.
پیام رسان های سازمانی این انعطاف پذیری را فراهم می کنند. می توانید نقش های مختلفی تعریف کنید، هر نقش با دسترسی های خاص خود. این سیستم کنترل بسیار دقیق است و سازمان ها را قادر می سازد تا امنیت خود را تقویت کنند.
وقتی همه ارتباطات در یک سیستم مشترک ثبت می شود، شفافیت بخود افزایش می یابد. کارکنان می دانند که اقدامات آن ها قابل دیدن است و بایستی مسئولیت آن ها را بپذیرند.
این تغییر ذهنی می تواند بسیار مثبت باشد. افراد دقیق تر و مسئول تر عمل می کنند وقتی می دانند که کارشان ثبت و قابل بازیابی است. علاوه بر این، در صورت بروز سوء تفاهم، می توانید به صورت واضح مکالمه را بازخوانی کنید و مسئله را حل کنید.
یک نکته جالب درباره پیام رسان های سازمانی این است که آن ها برای تعاون طراحی شده اند. کانال های اختصاصی برای هر پروژه یا تیم، افراد را نزدیک می کند. کسی که در یک دپارتمان کار می کند می تواند با شخصی از دپارتمان دیگر آسان تر همکاری کند.
در محیط های کاری امروزی که اغلب توزیع شده اند، این ابزارها بی اهمیت نیستند. افراد می توانند احساس کنند که بخشی از یک تیم یکپارچه هستند، حتی اگر در شهرهای مختلف باشند.
هزینه جلسات حضوری، تماس های تلفنی و سفرهای کاری می تواند بسیار زیاد باشد. پیام رسان های سازمانی بسیاری از این هزینه ها را حذف می کنند.
یک شرکت بزرگ فقط با کاهش جلسات غیرضروری و تماس های طولانی می تواند هزاران یا حتی میلیون ها تومان صرفه جویی کند. علاوه بر این، زمان کارکنان هم بهتر استفاده می شود.
مدیریت موثر پروژه ها به هماهنگی دقیق بین تمام اعضای تیم بستگی دارد. پیام رسان های سازمانی ابزاری عالی برای این منظور هستند.
کانال های اختصاصی برای هر پروژه می تواند تمام گفتگوها، فایل ها، تصمیمات و جدول زمانی را در یک جا متمرکز کند. افراد دقیقاً می دانند چه چیز انجام شده و چه باید انجام شود. احتمال سوء تفاهم و اشتباهات به حداقل می رسد.
اگر شک دارید که این ابزارها واقعاً مفید هستند، اعداد و آمار می تواند پاسخ را بدهد.
Slack که یکی از بزرگ ترین بازیکنان در این حوزه است، حدود 42 میلیون کاربر فعال روزانه در سراسر جهان دارد. این رقم سال قبل 37.5 میلیون بود، که نشان دهنده رشد 12 درصدی است. این سرعت رشد به این معنی است که سازمان ها داشتند این ابزارها را بیشتر و بیشتر می پذیرفتند.
Microsoft Teams حتی بزرگ تر است. این ابزار حدود 320 میلیون کاربر فعال ماهانه را دارد. چرا Microsoft Teams بیشتر؟ چون این ابزار بخشی از Microsoft 365 است و میلیون ها شرکت قبلاً Microsoft استفاده می کنند.
در سطح جهانی، بازار ابزارهای ارتباطی سازمانی با رشد سالانه 8.5 درصد در حال رشد است و تخمین می زند که تا سال 2035 به 38.4 میلیارد دلار برسد. این رقم نشان می دهد که این توجیه شده است و سازمان ها واقعاً این نوع ابزارها را می خواهند.
حالا که فوائد را می دانید، سوال این است: کدام یک را انتخاب کنید؟ گزینه های متعددی وجود دارد و انتخاب بستگی به نیازهای سازمان شما دارد.
نکسوس
اگر می خواهید یک راهکار کاملاً ایرانی داشته باشید، نکسوس یک گزینه بسیار خوب است. این ابزار خصوصاً برای نیازهای سازمان های ایرانی طراحی شده است.
ویژگی های نکسوس شامل بومی سازی کامل است. رابط کاربری فارسی است، تقویم شمسی پشتیبانی می شود و همه مستندات و پشتیبانی در فارسی است. علاوه بر این، این ابزار با سامانه های اتوماسیون اداری ایرانی کار می کند. این یعنی اگر سازمان شما قبلاً نرم افزار حسابداری یا مدیریت پروژه ای دارد، نکسوس می تواند با آن یکپارچه شود.
شاید مهم ترین ویژگی برای سازمان های ایرانی این است که داده ها در سرورهای داخل ایران نگهداری می شود. نگران نشت داده به خارج نیستید. این نکته برای سازمان های دولتی و حساس بسیار مهم است.
تودی کانکت
تودی کانکت توسط متخصصان ایرانی توسعه داده شده است. این نرم افزار در حال حاضر توسط شرکت های معتبر ایرانی استفاده می شود.
قابلیت های تودی کانکت عبارتند از: سازمان دهی پیام ها در کانال های مختلف، اشتراک گذاری امن فایل ها، مدیریت دسترسی دقیق و جستجوی کارآمد در میان هزاران پیام. کارکنان می توانند با اطمینان پیام های مهم را ارسال کنند زیرا می دانند که تمام ارتباطات محفوظ است.
فراگستر
فراگستر یک نام دیگر برای پیام رسان های سازمانی ایرانی است. این ابزار با اتوماسیون اداری یکپارچه شده است و سازمان های ایرانی می توانند از آن برای تمام ارتباطات درون سازمانی خود استفاده کنند.
آن چه فراگستر را جالب می کند این است که یک راهکار جامع است. نه تنها برای چت، بلکه برای مدیریت فرآیندهای اداری نیز استفاده می شود. شرکت های ایرانی می توانند از یک ابزار واحد برای تمام نیازهای ارتباطی خود استفاده کنند.
پارمس
پیام رسان سازمانی پارمس گزینه دیگری است که داده های سازمان را در سرورهای داخلی نگهداری می کند. این ابزار قابلیت مکاتبات، اشتراک فایل ها، مدیریت جلسات و مدیریت مستندات را در یک بستر یکپارچه فراهم می کند.
پارمس دو روش استقرار را ارائه می دهد. اول، خود میزبانی که سازمان نرم افزار را بر روی سرورهای خود نصب می کند. دوم، ابری که شرکت پارمس سرورها را مدیریت می کند. این انتخاب به سازمان شما امکان می دهد که مدلی را انتخاب کند که با بودجه و توانایی فنی آن مطابقت دارد.
بالونت
بالونت یک استارتاپ نسبتاً جدید است که بر روی شبکه های اجتماعی سازمانی تمرکز دارد. این ابزار فقط برای چت نیست. آن شامل مدیریت پروژه، ابزارهای مالی، فرم ساز، نظرسنجی و حتی تماس های صوتی و تصویری است.
اگر سازمان شما می خواهد یک راهکار کاملاً جامع داشته باشد، بالونت می تواند جالب باشد. خاصه برای سازمان های کوچک و متوسط که بودجه محدودی دارند.
Slack
Slack احتمالاً معروف ترین ابزار در دنیا است. این شرکت آمریکایی بسیاری از شرکت های بزرگ فناوری را قانع کرده است.
قدرت Slack در ادغام ها نهفته است. هزار ها برنامه و خدمات می توانند با Slack کار کنند. می خواهید داده های خود را از یک منبع دیگر انتقال دهید؟ احتمالاً یک ادغام برای Slack وجود دارد.
اما Slack متاسفانه برای سازمان های ایرانی مشکل ساز می تواند باشد. داده ها در سرورهای خارجی ذخیره می شود و قیمت بسیار زیاد است.
Microsoft Teams
Microsoft Teams بزرگ تر و قدرتمند تر از Slack است. این ابزار بخشی از بسته Microsoft 365 است و اگر سازمان شما قبلاً Word، Excel و برنامه های دیگر Microsoft استفاده می کند، Teams یک انتخاب طبیعی است.
جنبه بسیار خوب Teams این است که تماس های صوتی و تصویری بسیار قوی است. اگر سازمان شما بسیار دورکار است، این ویژگی بسیار مهم است.
Microsoft سال گذشته 63.4 میلیارد دلار در بخش Productivity درآمد کسب کرد. این نشان می دهد که بسیاری از سازمان ها بر Teams و محصولات Microsoft اعتماد می کنند.
پیام رسان های سازمانی دیگر یک ابزار اختیاری نیست. اینها بخشی ضروری از زیرساخت های سازمان های مدرن هستند. آن ها بهره وری را افزایش می دهند، امنیت را بهبود می بخشند و تیم ها را نزدیک تر می کنند.
برای سازمان های ایرانی، استفاده از ابزارهایی مانند نکسوس، فراگستر یا بالونت می تواند مزایای بیشتری داشته باشد. این ابزارها برای محیط و نیازهای ایرانی طراحی شده اند و نگرانی های امنیتی و قانونی را تا حد زیادی حل می کنند.
در نهایت، انتخاب بستگی به نیازهای خاص سازمان شما دارد. اما یک نکته مطمئن است: اگر ابزار مناسب را انتخاب کنید و به درستی پیاده سازی کنید، نتایج می تواند تغییر دهنده باشد.
