اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان

پیتر دراکر (Peter Drucker) نظریه پرداز برجسته اتریشی-امریکایی و بنیان گذار مدیریت مدرن می گوید: ” سوال مناسب این نیست که فردا چه کنیم؟ بلکه باید بپرسیم: «امروز چه کنیم که برای فردا آماده باشیم؟”. با همین گفتار ساده می توان به اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان پی برد. برای حرکت در جهت صحیح و کسب موفقیت باید بین زمان حال و آینده با برنامه ریزی پل زد. زمان ارزشمندترین دارای انسان است که گاه با بی مبالاتی از دست می رود. برای حفظ این سرمایه ارشمند نیاز به استراتژی و برنامه ریزی هدفمند و قوی می باشد.

برنامه ریزی چیست؟

برنامه ریزی فرایند ساماندهی برنامه های زندگی است. داشتن برنامه ریزی به منزله هدفمند بودن در زندگی شخصی، تحصیلی و حرفه ای است. در فرایند برنامه ریزی جزئیات نیل به هدف تا رسیدن به آن در زمان مورد نظر، مشخص می شود. در واقع برنامه ریزی نقش مهمی در مدیریت زمانی و نیل به اهداف دارد. کنترل زمان در گرو برنامه ریزی صحیح است. اگر هدف مشخصی داشته باشید می توانید برنامه ریزی های زمانی کوتاه مدت، میان مدت و بلند مدت را برای نیل به اهداف در نظر بگیرید. اولویت بندی اهداف روزانه عامل اصلی عبور از موانع پیش رو و نیل به خواسته هایی است که در ظاهر دست نیافتنی به نظر می رسند.

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان

افرادی که هدف مشخصی در زندگی ندارند هرگز دست به هیچ کاری نمی زنند. زندگی هدفمند با شانس و اقبال تفاوت دارد. انسان هدف گرا به امید معجزه نمی نشیند و از خود واکنشی نشان می دهد. برای اینکه زمان حال را از دست ندهید یک هدف واضح و روشن را تعریف کنید. این هدف می تواند مربوط به زندگی تحصیلی یا کاری باشد، شاید در زمانی نزدیک یا در سال های آینده قابل دسترسی باشد، هر چه که هست خط مشی اصلی برنامه های زندگی امروزتان را مشخص می کند.

برای رسیدن به هدف بازه زمانی مشخصی را در نظر بگیرید تا به درستی بدانید برای دستیابی به هدف چقدر زمان دارید. اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان را با مکتوب کردن اهداف ذهنی بیشتر حس خواهید کرد. وقتی هدف از ذهن به روی کاغذ می آید و برایش زمان در نظر گرفته می شود، به طور غیر مستقیم اهداف دیگری در مسیر خودنمایی می کند. اکنون می دانید در آینده چه چیزی در انتظارتان است.” بهترین راه برای پیش بینیِ آینده، خلقِ آن است.” با مدیریت زمان آینده را امروز خلق کنید. دلایل اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان عبارت است از:

  • محدودیت زمان
    هر روز ۲۴ ساعت است و اگر در این زمان تنها به نیمی از کارهایتان می رسید و قادر به اجام امور محوله نیستید باید زمان را مدیریت کنید.
  • تلاش کمتر نتیجه بهتر
    کسانی که مدیریت زمان را یاد می گیرند تمرکز بیشتری دارند و کارایی بهتری نشان می دهند. در این صورت با کمترین تلاش بیشترین نتیجه را به دست می آورند.
  • افزایش قدرت تصمیم گیری
    تکنیک زمان بندی و برنامه ریزی لیست کارها، یک مزیت مهم دارد و ان اینکه می دانید درجه اهمیت کدام کار بیشتر است. در این صورت در فشردگی زمانی قدرت تصمیم گیری بهتری خواهید داشت و امور مهم تر را به سادگی شناسایی می کنید.
  • موفقیت شغلی
    مدیریت زمان کلید موفقیت شغلی است. تصمیمات صحیح تر، افزایش کارایی، کنترل و زمان بندی همگی فرصت های بیشتری را در اختیارتان قرار می دهد.
  • کاهش استرس

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان : وقتی کنترل زمان را نداشته باشید همیشه برای پایان کارها عجله دارید. عجله استرس را افزایش می دهد.

  • زمان آزاد بیشتر
  • مسئولیت های شغلی، خانوادگی و …. همه اوقات را پر کرده اند و زمانی برای استراحت و تفریح ندارید ولی با برنامه ریزی و مدیریت زمان می توانید وقت آزاد بیشتری داشته باشید.

اولویت بندی اهداف

با توجه به اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان لازم است تا اهداف را بخش بندی کنید. درجه اهمیت اهداف یکی نیست برخی از اهداف فرعی هستند و درجه اهمیت کمتری دارند در این صورت می توانند در مدیریت زمان نادیده گرفته شوند یا به بازه های زمانی دیگری انتقال داده شوند. البته اولویت همیشه با اهداف غیر قابل حذف و کلیدی است. برای اینکه انرژی و تمرکز بیشتری را به هدف اصلی اختصاص دهید باید روی کارهایی که اهمیت بیشتری دارند وقت صرف کنید. این کارها همیشه موجب نزدیکتر شدن اهداف می شوند. در این میان کارهای غیر ضروری که تاثیری در شکوفایی هدف اصلی ندارند را می توان نادیده گرفت.

مدیریت زمان

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان بر کسی پوشیده نیست. در این زمینه نظریه پردازان یک اصل مهم در مدیریت زمان را پایه همه برنامه ریزی های مهم می دانند. در این تئوری که به اصل ۲۰ به ۸۰ معروف است، می بایست از ۲۰ درصد زمان برای انجام دادن ۸۰ درصد از کارها استفاده کرد. این مهم تنها با شناسایی اهداف مهم و مدیریت صحیح زمان حاصل خواهد شد. به طور کلی مدیریت زمان برای انجام امور روزمره با این تقسیم بندی بسیار ساده تر است:

  • کارهای مهم و فوری
  • کارهای مهم و غیر فوری
  • کارهای فوری و غیر مهم
  • کارهای غیر ضروری و کم اهمیت

شناسایی کارهای مهم از غیر ضروری و زمان بندی صحیح برای هر بخش منجر به موفقیت در آینده شده و نیل به اهداف را سهل الوصول تر می کند. مصداق عینی اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان را می توان با همین تقسیم بندی مشخص کرد. البته همیشه موانعی در راه برنامه ریزی و مدیریت زمان به وجود می آید و زمان طلایی به سادگی از دست می رود.

عوامل از بین برنده فرصت های طلایی

اکنون به خوبی با مقوله اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان آشنا شده و می دانید که باید از کارهای غیر مهم و غیر ضروری اجتناب کنید ولی این کار چندان هم ساده نیست. فرض کنید از ساعت ۳تا ۷ شب را به تهیه یک مقاله علمی از تحقیق آنلاین اختصاص داده اید در این صورت شاید کارها طبق برنامه و سروقت انجام نشود زیرا این عوامل زمان را تلف می کنند:

  • جادوی اینترنت و غرق در سایت های اینترنتی بی ربط
  • مطالعه مطالب کم اهمیت در ارتباط با تحقیق
  • چت آنلاین غیر ضوری با دوستان
  • تماس تلفنی ناخواسته یک دوست قدیمی
  • نداشتن انظباط و سستی در کار
  • نداشتن تمرکز حواس
  • ترس از شروع کار و جمع بندی آن
  • افتادن در گرداب تکرار

اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان : زنده کردن وقت مرده

با برنامه ریزی صحیح می توان اهداف را در حداقل زمان و با مینیموم عوامل به دست اورد در چنین حالتی امکان ذخیره سازی وقت هم وجود دارد. تصمیم گیری در مورد تقدم کارهایی که پیش رو دارید یک مدیریت حساب شده را طلب می کند. محدود کردن برخی کارها و تخصیص وقت به کارهای مهم تر، این یک راز بزرگ است که اهمیت برنامه ریزی در مدیرت زمان را نشان می دهد.

آیا می خواهید زمان بیشتری را برای رسیدگی به امور مهم تر داشته باشید؟ وقت های مرده را زنده کنید! گاهی بدون اینکه بخواهید ناچار به صرف زمان در امور کم اهمیت و یا بی ربط با هدف هستید. برای مثال به سادگی با گوش دادن به پادکست های صوتی می توانید زمانی را که در صف مترو، اتوبوس و … را با کیفیت بالاتری پر کنید. گاهی برنامه ریزی های شخصی با برنامه ریزی های دوستان و همکاران تداخل پیدا می کند. مهم درجه اهمیت کارهایی است که می خواهید انجام دهید. به سادگی با گفتن کلمه” نه” خود را از درخواست های بی مورد دوستان رها کنید.  با توجه به اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان لازم است تا این کارها را تمرین کنید و شاهد افزایش زمان مفید در زندگی روزانه باشید:

  • وقت خواب را تنظیم کنید
  • به وضعیت سلامت و تغذیه خود رسیدگی کنید
  • کارهای مهم را هم زمان انجام ندهید
  • وقت تفریح و استراحت را کنترل کنید
  • کارهای غیر مهم را به زمان دیگری موکول کنید

طبق تحقیقات انجام شده نداشتن برنامه ریزی به طور متوسط بین ۱۲۰ تا ۱۵۰ دقیقه از وقت روزانه را تلف می کند. اهمیت برنامه ریزی در مدیریت زمان با مفهوم استفاده حداکثری از منابع موجود در کوتاه ترین زمان ارتباط مستقیم دارد.

منبع

www.nipik.ir