افزایش کار از راه دور، سیستم های کنفرانس ویدیویی را به ابزاری ضروری برای بسیاری از مشاغل تبدیل کرده است. بهترین سرویس‌های ویدئو کنفرانس، منحنی یادگیری سریع و قیمت مناسبی دارند و شامل تمام ابزارهای لازم برای برگزاری جلسات پربار هستند. برای کمک به شما در یافتن گزینه مناسب درباره بیش از 30 گزینه تحقیق کردیم، و عواملی مانند قیمت، استفاده آسان از آن‌ها و تعداد شرکت کنندگان هر جلسه را بررسی کردیم.
بهترین توصیه ما برای استفاده از سرویس‌های ویدئو کنفرانس در ادامه آمده است، اما اگر می خواهید یک قدم به عقب برگردید و با اطلاعات بیشتر در مورد کنفرانس ویدئویی آشنا شوید، می توانید راهنمای ما را در خصوص “برترین نرم افزارهای ویدئو کنفرانس کدامند؟ ” مطالعه کنید.
ویدئو کنفرانس شاید یک داستان علمی تخیلی مربوط به دهه 80 بود، اما امروزه چت تصویری در همه جا وجود دارد. اپلیکیشن های Facebook Messenger، Skype WhatsApp، Apple FaceTime و Google Duo در اکثر تلفن ها نصب شده است و از ابتدای شیوع ویروس کرونا افراد بیشتری در حال کار، شرکت در کلاس‌ها و معاشرت با دوستان و عزیزان از طریق رایانه و تلفن در خانه هستند.
در این لحظه فرهنگی که به سرعت در حال تحول است، طیف وسیعی از موقعیت ها وجود دارد که در آن نرم افزار کنفرانس ویدئویی می تواند مفید باشد و امکانات در همه حال در حال رشد است. همه از فریلنسرهای مستقل گرفته تا افرادی که در شرکت‌های چند ملیتی کار می‌کنند می‌توانند از برخی از سرویس‌های بهترین شرکت‌های کنفرانس ویدیویی برای انجام کار از راه دور استفاده کنند.
به طور خلاصه، اگر نمی‌توانید با همکاران، مشتریان، دوستان، کلاس یوگا، کلوپ خانگی، پزشکان یا عزیزان خود رو در رو شوید و به ابزارهای تعاملی پر کاربرد مانند چت، اشتراک گذاری صفحه، یادداشت برداری و وایت برد نیاز دارید. (حتی اگر فقط برای سرگرمی باشد)، باید از یکی از این سرویس‌ها استفاده کنید.
بسته به نیاز شرکت خود، با سرمایه گذاری نسبتاً کمی می‌توانید به سرویس های کنفرانس ویدیویی دسترسی پیدا کنید. بیشتر سیستم‌های کنفرانس ویدئویی هزینه ای برای هر میزبان دریافت می‌کنند، بنابراین لزوماً برای همه افراد شرکت خود نیازی به مجوز ندارید. درصورتی که قصد داشته باشید همزمان چندین جلسه را برگزار کنید، به چندین مجوز نیاز دارید. بنابراین، این سرویس معمولا برای کسانی که فقط به یک جلسه می‌پیوندند، هزینه ای ندارد.
در حالی که برخی از شرکت‌ها نسخه‌های رایگان سیستم‌های خود را ارائه می دهند، قیمت پیشنهادی معمولاً 10 تا 30 دلار برای هر میزبان در ماه است. بسیاری از ارائه دهندگان سرویس‌های کنفرانس ویدئویی چندین طرح ارائه می‌دهند که از نظر تعداد شرکت کنندگان در جلسه و تعداد ویژگی‌های آن‌ها متفاوت است.
بسیاری از ارائه دهندگان سرویس‌های ویدئو کنفرانس هم برنامه رایگان و هم برنامه‌ای پولی ارائه می‌دهند. چندین تفاوت (علاوه بر قیمت) بین این نوع برنامه‌ها وجود دارد.
برنامه‌های رایگان اغلب تعداد افرادی را که می‌توانند به جلسه شما بپیوندند و مدت زمان کنفرانس‌های شما را محدود می‌کنند. به عنوان مثال، برخی از ارائه دهندگان، تعداد شرکت کنندگان در برنامه های رایگان را به حدود 25 یا 30 نفر محدود می کنند. بیشتر برنامه های رایگان همچنین مدت زمان جلسات شما را محدود می‌کنند. به عنوان مثال زوم در برنامه رایگان خود برای هر جلسه 40 دقیقه محدودیت زمانی دارد.
اکثر برنامه های پولی، محدودیت بالاتری برای تعداد شرکت‌کنندگان در هر جلسه دارند که می تواند از 100 نفر تا چند هزار نفر باشد. برنامه های پولی مدت جلسات را نیز محدود‌نمی کند.
ویژگی‌های این نوع برنامه‌ها نیز با هم متفاوت اند. برنامه‌های رایگان معمولاً از ویژگی های محدودی برخوردار هستند، در حالی که برنامه های پولی مجموعه های قوی تری را ارائه می دهند. گزینه‌های سرویس‌های مشتری نیز با برنامه‌های رایگان محدود می‌شوند. به عنوان مثال، ممکن است بتوانید از طریق خرید یک تیکت آنلاین، پشتیبانی دریافت کنید. درحالیکه، برنامه‌های پولی اغلب پشتیبانی 24 ساعته تلفنی را ارائه می‌دهند. برخی حتی بسته به برنامه سرویس‌هایی که انتخاب می‌کنید، یک مدیر ارتباط با مشتری اختصاصی برای کسب و کار شما پیشنهاد می‌دهند.
بسته به نحوه انتخاب سیستم کنفرانس ویدیویی، ممکن است به تجهیزات اضافی نیاز داشته باشید. اگر تمام کاری که می‌خواهید انجام دهید میزبانی و پیوستن به جلسات از طریق رایانه رومیزی یا لپ تاپ است، تا زمانی که رایانه شما دارای دوربین داخلی و میکروفون باشد، به تجهیزات دیگری نیاز ندارید. اگر این موارد را ندارد، می توانید دوربین‌های کوچک و میکروفون‌های خود را با قیمت کمتر از 50 دلار خریداری کنید.
وقتی می خواهید فضایی در محل کار خود مانند اتاق کنفرانس را به مکانی اختصاصی برای میزبانی کنفرانس‌های ویدئویی تبدیل کنید، هزینه های کلان آن بیشتر است. برای این منظور به دوربین، میکروفون، بلندگو و نمایشگر نیاز خواهید داشت.
برای دوربین‌های HD با کیفیت، ممکن است نیاز باشد از چند صد دلار تا بیش از هزار دلار پرداخت کنید. گزینه‌های گران‌تر می‌توانند تصویر شخصی را که صحبت می کند تغییر داده و بزرگنمایی کنند.
میکروفون و بلندگوها معمولاً در یک دستگاه ادغام می‌شوند. قیمت این تجهیزات، بسته به اندازه و مدلی که انتخاب می‌کنید از حدود 50 دلار تا دویست دلار است. قیمت مانیتور به نسبت اندازه بسیار متفاوت است.
برخی از سرویس‌های کنفرانس ویدیویی، بسته های کاملی از تمام تجهیزات مورد نیاز شما را ارائه می دهند.
هنگام انتخاب سرویس کنفرانس ویدیویی، باید قبل از تصمیم گیری برای خرید به دنبال ویژگی های خاصی باشید.
شما نرم افزاری برای کنفرانس می‌خواهید که بتواند تعداد بالاتری از کاربران را که همزمان در یک جلسه حضور دارند، پشتیبانی کند. برخی از این سرویس‌ها تعداد شرکت کنندگان را به کمتر از 10 نفر محدود می‌کنند، در حالی که سایر ارائه دهندگان سیستم‌هایی دارند که می تواند همزمان چندین هزار نفر را در خود جای دهد.
آیا سرویس ویدئو، از تصاویر ویدئویی HD پشتیبانی می‌کند؟ شما احتمالاً به ویدیوی با کیفیت پایین نیازی ندارید، و همچنین یک فید ویدیویی بی کیفیت یا تار را نمی خواهید. کیفیت تصویر باید به اندازه کافی خوب باشد که باعث حواس پرتی افراد در انتهای دیگر خط نشود.
علاوه بر این، شما سرویسی با کیفیت صوتی بالا می‌خواهید. اگر کسانی که در جلسه هستند نتوانند صدای شما را بشنوند، تصویر با کیفیت بالا تفاوت چندانی ایجاد نخواهد کرد. قبل از انتخاب مطمئن شوید که کیفیت صوتی و تصویری از درجه مطلوبی برخوردار هستند.
یک مزیت بزرگ کنفرانس ویدیویی مبتنی بر سیستم ابری، امکان اشتراک گذاری اسناد، صفحات گسترده، پرزنتیشن‌ها یا هر چیز دیگری است که در رایانه خود ذخیره کرده‌اید. اکثر سرویس‌ها به میزبان جلسه اجازه می‌دهند صفحه نمایش خود را به اشتراک بگذارد و برخی سرویس‌ها به هر کسی در جلسه اجازه می‌دهد صفحه نمایش خود را نیز به اشتراک بگذارد.
بیرون بودن از دفتر نباید بهانه ای برای از دست دادن تماس ویدیویی باشد. اکثر سیستم‌های کنفرانس ویدئویی دارای برنامه های موبایل برای دستگاه های iOS و Android هستند، بنابراین شرکت کنندگان، می‌توانند از طریق تلفن هوشمند یا لپ تاپ خود به جلسه بپیوندند.
مواقعی وجود دارد که کسی نمی تواند در یک جلسه مهم شرکت کند. اکثر سیستم‌های ویدیو کنفرانس می‌توانند جلسات را ضبط کنند تا بعداً مشاهده شوند. برخی از سرویس‌ها، چت ویدیویی را در فضای ابری ذخیره می‌کنند، در حالی که برخی دیگر از آن‌ها به شما اجازه می‌دهند ویدئوها را در دستگاه خود ذخیره کنید.
برخی از نرم افزارهای ویدئو کنفرانس به شما امکان می دهند، پیام‌های مکتوب را برای افراد حاضر در جلسه ارسال کنید. اگر می خواهید بدون قطع صحبت گوینده، سوالی بپرسید، این قابلیت می‌تواند مفید باشد.
سایر ویژگی‌هایی که ممکن است کسب و کارها بخواهند در یک سرویس کنفرانس ویدیویی جستجو کنند، امکان قفل کردن جلسه پس از شروع آن، ابزار وایت برد برای تعامل کارمندان، دسترسی از راه دور از طریق برنامه‌های تلفن همراه، گپ گروهی، امکان عضویت در جلسه از طریق مرورگر وب (بدون بارگیری برنامه یا نرم افزارهای خاص)، و گزینه ای که به چندین نفر اجازه می دهد یک جلسه را همزمان برگزار کنند.
