داشتن درک درست از مزایا و معایب مختلف ویدئو کنفرانس تحت وب میتواند برای موفقیت در کسب و کار حیاتی باشد، زیرا به شرکتها اجازه میدهد تا پتانسیل‌های پیشنهادی را به طور کامل درک کنند، در حالی که آگاهی از چالش‌ها و اقداماتی که میتوان برای غلبه بر آن‌ها انجام داد، نیز حفظ خواهد شد.
با توجه به اهمیت فزایندهای که کنفرانس وب در زندگی کاری مدرن ایفا میکند، بهتر است در مورد مزایا و معایب آن بیشتر بدانیم. انجام این کار این امکان را فراهم میکند که درک بهتری از راه حلهای ارزشمند وب کنفرانس داشته باشید و همچنین شما را برای عبور از برخی از موانع آماده میکند.
در این مقاله، نگاهی دقیق‌تر به این موضوع می‌اندازیم که چگونه ویدئو کنفرانس تحت وب میتواند برای کسب و کار شما مفید باشد، همراه با برخی از معایب احتمالی که باید از آن‌ها آگاه باشید یا برای جلوگیری از آن‌ها اقدام کنید.
در ادامه، ما برخی از مزایا و معایب کنفرانس تحت وب را به فهرستی از سه مزیت اصلی و سه معایب اصلی تقسیم کرده‌ایم که آن‌ها را با جزئیات مورد بررسی قرار میدهیم.
وب کنفرانس به ایجاد تحول در محیطهای کاری مدرن و تغییر اساسی ارتباطات تجاری کمک کرده است. در این بخش، برخی از مهم‌ترین راه‌هایی را که کنفرانسهای تحت وب میتوانند برای کارفرمایان و کارمندان مفید باشند را بررسی می‌کنیم.
یکی از بزرگترین نکات مثبت مرتبط با کنفرانس وب، حذف موقعیت فیزیکی یا جغرافیایی است که به عنوان یک مانع در جلسات، بحثهای گروهی، رویدادها و یا جلسات سنتی شناخته می‌شد. به هر حال، با تجهیزات و نرم افزارهای مناسب ویدئو کنفرانس، مردم میتوانند از هر کجای دنیا در این گردهماییها شرکت کنند.
شرکتها میتوانند مقیاس کنفرانس‌ها یا جلسه معرفی محصول خود را افزایش دهند، همچنین میتوانند افراد را از سر تا سر دنیا در کنفرانس شرکت دهند و از آن‌ها آزمون بگیردند و متناسب با نیاز شرکت افراد را استخدام کنند.
یکی دیگر از مزیتهای اصلی کنفرانس تحت وب، کاهش هزینهها است و این مورد، هم برای مشاغل و هم برای کارمندان صدق میکند. برای شرکتها، ویدئو کنفرانس این پتانسیل را دارد که هزینه‌های سفر را تا حد زیادی کاهش دهد، و به شرکتها و کسب و کارها اجازه کار از راه دور میدهد در نتیجه کارها به آسانی انجام میشود.
در واقع، شرکتها میتوانند با استفاده از نرم افزار کنفرانس تحت وب، سالانه برای هر کارمند پس انداز کنند. برای کارمندان، منفعت مالی که دارد کاهش هزینه رفت و آمد به محل کار برای جلسات است، در سازمانهایی که جلسات به طور منظم برگزار میشود، این پس انداز هم به سرعت افزایش مییابد.
بیان این نکته که رویکرد سنتی در جلسات کاری میتواند تأثیر منفی بر تعادل کار و زندگی کارکنان داشته باشد دارای اهمیت است، به خصوص اگر این جلسات به صورت مداوم برگزار شوند.
وقتی گزینه آنلاین یا مجازی وجود داشته باشد، با صرفه جویی در زمان برای رفت و آمد، فرصتی برای بهبود این تعادل، به وجود میآید.
این زمان ذخیره شده به طور بالقوه میتواند کارمندان را قادر سازد برای مدت طولانیتری استراحت کنند یا از زمان برای کارهای دیگر خود استفاده کنند و از آن لذت ببرند، که همین امر باعث بهبود راندمان کار و بهره‌وری بیشتری خواهد شد و کارمندان کمتر تمایل دارند که شغل دیگری پیدا کنند.
تعداد زیادی از کسب و کارها با پتانسیلی که وب کنفرانس ارائه میکند کنار می‌آیند، اما به همان اندازه باید با چالش‌ها یا مشکلات مرتبط با این فناوری دست و پنجه نرم کنند.
این مسئله که کار با وب کنفرانس باعث صرفه جویی در زمان میشود یک نکته مثبت و قابل توجه است، اما باید بگوییم سرمایه گذاری قابل توجهی برای راه اندازی اولیه، لازم است. بنابراین، سازمانها باید اطمینان حاصل کنند که زیر ساخت‌هایشان میتوانند، با تقاضاها کنار بیایند و همه کارکنان تجهیزات لازم را دارند یا خیر.
این تجهیزات عبارتند از مانیتور، هدست و وب کم برای کسانی است که از راه دور کار میکنند. همه نیاز به دسترسی به نرم افزار ویدئو کنفرانس دارند که میتواند Microsoft Teams، Google Meet، Zoom یا پلتفرم مشابه دیگری باشد. همچنین ممکن است نیاز به سیستم های نمایشگر دیجیتال و مانیتورهای کنفرانس ویدئویی وجود داشته باشد.
فناوری وب کنفرانس نقشی کلیدی در مدل‌های کار ترکیبی و از راه دور دارد و مزایای زیادی دارد، اما میتواند باعث انزوای اجتماعی شود. به عنوان مثال، کارمندی که اغلب در خانه کار میکند و تنها زندگی میکند، میتواند از عدم ارتباط با دنیای واقعی رنج ببرد، و این موضوع باید به دقت مدیریت شود.
در بهترین حالت، کنفرانس وب در رابطه با از بین بردن موانع و نزدیک کردن افراد به یکدیگر است. با این وجود، شما باید هر کارمند را به دقت زیر نظر داشته باشید و علائم ناراحتی را در او تشخیص دهید.
برای این منظور میتوانید جلسات مجازی غیر کاری برگزار کنید و ارتباط با کارکنان میتواند به مبارزه با انزوای آن‌ها کمک کند.
اگرچه میتوان برای کاهش ریسک مسائل فنی، گامهایی از جمله خرید تجهیزات باکیفیت و ارائه آموزشهای لازم به کارکنان برداشت، اما همچنان در بسیاری از کنفرانسهای اینترنتی عاملی باعث اختلال میشود و این مسئله در مقایسه با جلسات سنتی به عنوان یک نقطه ضعف در نظر گرفته میشود.
طبق تحقیقات Highfive، 40 درصد از جلسات با نوعی مشکل فنی مرتبط با سخت افزار یا نرم افزار مواجه میشوند و میانگین زمان تلف شده برای حل مسائل، سه دقیقه است. برخی از رایج ترین مشکلات عبارتند از اتصالات اینترنت ناپایدار، مشکلات سازگاری نرم افزار و مشکلات صوتی.
آشنایی با مزایا و معایب مختلف ویدئو کنفرانس تحت وب، به سازمانها و شرکتها این امکان را میدهد تا درک خود را از فناوری بهبود ببخشند و جلسات بهتری را برگزار کنند.
دانستن مزایایی مانند شکستن موانع جغرافیایی، بهبود تعادل کاری و زندگی کارکنان و صرفه جویی در زمان و هزینه بسیار مهم است.
در عین حال، کنفرانس تحت وب نیاز به سرمایه گذاری اولیه دارد و مسائل فنی تا حدودی اجتناب ناپذیر است، اگرچه میتوان اقداماتی برای کاهش آن‌ها انجام داد.
علاوه بر این، استفاده مکرر از ویدئو کنفرانس برای دورکاری میتواند منجر به مشکلاتی در مورد انزوای اجتماعی شود و هر گونه مشکل مرتبط باید با دقت و دلسوزانه مدیریت شود.
