بسیاری از کسب و کارها از تیم های خارج از محل کار کمک می گیرند تا بازدهی آن ها افزایش پیدا کند. ویدئو کنفرانس گروهی به سرعت به عنوان یکی از متداول ترین روش ها برای برقراری ارتباط و همکاری در دنیای مدرن کاری تبدیل شده است. با توجه به اینکه برقراری تماس در کسب و کارها ضروری به نظر می رسد، کنفرانس ویدئویی اولین انتخاب به عنوان ایجاد یک فضای جلسه است. در جلساتی که بیست یا تعداد بیشتری شرکت کننده دارند، به تکنولوژی صوتی و تصویری پیشرفته جدیدی نیاز است. سیستم های ویدیو کنفرانس جدید که با اتاق های جلسات قدیمی همخوانی نداشته باشند و اپلیکیشن های رایگان، اینکه چطور افراد می‌توانند در یک جلسه حضور داشته باشند را محدود می‌کنند و نمی‌توان از این سیستم ها برای تیم‌های بزرگی که نیاز دارند از اتاق های جلسات متعدد با شرکت کنندگانی که از دستگاه‌های شخصی خود برای برقراری ارتباط استفاده می کنند، استفاده کرد. در ادامه گزینه هایی که می توانید از آن ها برای حل این مشکل کمک بگیرید را مطرح می‌کنیم:
بسیاری از افراد طی یک جلسه ویدئو کنفرانس گروهی در حال انجام چندین وظیفه مختلف هستند درحالیکه برخی دیگر نیز ممکن است حتی به آنچه که در جلسه می گذرد توجه نکنند. برخی از افراد نیز حتی به خواب می رود. این مسئله ما را به این فکر می‌اندازد که آیا برگزاری جلسه در وهله اول اصلاً ضرورت دارد یا خیر. مطالعاتی که انجام گرفته نشان می دهد کارمندانی که طی یک ماه به طور متوسط در ۶۲ ساعت جلسه شرکت می کنند، حدوداً ۳۱ ساعت از وقت آن ها بدون انجام فعالیت مفیدی تلف می شود. این نتیجه گیری به این معناست که نیمی از آن زمان جلسات تلف می‌شود. بسیاری از افراد از سیستم های ویدئویی بی کیفیت برای برگزاری جلسات استفاده می کنند که در نتیجه کیفیت تصویر ویدئویی آن ها بسیار ضعیف است و اکثر افراد معمولاً مجبورند تماس تلفنی برقرار کنند چون کیفیت ویدئو آن ها واقعاً افتضاح است.
اکثر اوقات اگر با پخش ویدئویی در برنامه ویدئو کنفرانس مشکل داشته باشید، در برقراری تماس صوتی نیز به مشکل برخواهید خورد. در این شرایط، زمان جلسه به شدت تلف می شود چون شما سعی می کنید که مشکل را حل کنید اما نمی توانید. این مشکلات شاید موقتی حل شوند اما باید به آن ها توجه بیشتری کرد تا در آینده مجدداً با این مشکلات مواجه نشوید.
دانگل های متفاوتی در حال حاضر در دسترس هستند و هر کدام از آن ها کار متفاوتی را انجام می‌دهند. زمانی که طول می‌کشد تا دانگل به فرد سخنران بعدی منتقل شود، بسیار طولانی است و معمولاً آن ها نمی توانند ارتباط مناسبی را از طریق دانگل برقرار کنند و نحوه استفاده از آن را بلد نیستند. بهترین کاری که می توان در این شرایط انجام داد، استفاده از یک سیستم بی سیم است که به سخنران اجازه می‌دهد بدون نیاز به کابل یا سیم صفحه نمایش خود را بدون استفاده از دانگل به اشتراک بگذارد. اگر برخی از اعضای جلسه نتوانند تماس تلفنی یا تصویری برقرار کنند باید سرور میزبان مجدداً برای آن ها آپلود شود و همچنین آن ها باید بتوانند کل جلسه را مجدد بررسی کنند تا در جریان قرار بگیرند و تمام این مسائل می‌تواند زمانبر باشد.
زمانی که به دنبال ویدئو کنفرانس جدیدی می گردید توجه داشته باشید که این سیستم باید مشکلات قبلی شما را که با ویدئو کنفرانس قدیمی خود داشته‌اید، حل کند. در ادامه نکاتی را که باید هنگام تصمیم گیری برای تهیه یک دستگاه ویدئو کنفرانس جدید در نظر بگیرید، یادآوری می کنیم.
