گزارش شده‌است که مدیران تا 35 درصد از وقت خود را در جلسات می‌گذرانند. بنابراین، اتاق کنفرانسی که به خوبی طراحی شده می‌تواند پرداختن به بحث‌های بزرگ، ایده پردازی‌ها و برگزاری جلسات پربار را تسهیل کند. میز کنفرانس کامل می‌تواند به چیدمان بهتر اتاق کنفرانس کمک کند و محیط بهتری برای مشارکت ایجاد کند. علاوه بر این، اتاق‌های کنفرانس به ایجاد یک محیط حرفه‌ای هنگام تعامل با مشتریان یا کارفرمایان کمک می‌کنند.
اولین چیزی که باید به آن فکر کنید، اندازه اتاق شما است. اطمینان حاصل کنید که فضای کافی در اطراف میز وجود دارد تا افراد بتوانند به راحتی به تمام قسمت‌های اتاق دسترسی داشته باشند. درها و پنجره های اتاق را در نظر داشته باشید و مطمئن شوید که آن‌ها نیز به راحتی قابل دسترسی هستند. همچنین باید در نظر بگیرید که اتاق چه کارکردهای دیگری دارد. به عنوان مثال، اگر در اتاق کنفرانس شما یک سیستم صوتی و تصویری قرار دارد، باید آن فضا را نیز به حساب بیاورید.
در مرحله بعد، ظرفیت اتاق را تعیین کنید تا تعداد صندلی‌های مورد نیاز تان را مشخص کنید. حتی ممکن است بخواهید به این فکر کنید که چه نوع صندلی‌هایی را برای اتاق کنفرانس در نظر گرفته اید. این به شما کمک می کند که تعداد صندلی‌هایی که باید اطراف میز خود قرار دهید را تعیین کنید. به یاد داشتهباشید که به کارکنان و مشتریان خود فضای کافی برای نشستن و جابجا شدن در صندلی خود را بدهید، حتی زمانی که میز پر است.
به احتمال زیاد از تلفن‌ها، لپ تاپ‌ها، ویدئو پروژکتور، سیستم کنفرانس و ویدئو کنفرانس در اتاق کنفرانس شما استفاده می‌شود. به همین دلیل، منابع تغذیه و پریزهای برق موجود در اتاق کنفرانس خود را در نظر بگیرید و مشخص کنید نحوه قرارگیری این تجهیزات چگونه بر عملکرد میز تأثیر می‌گذارد. شما نمی خواهید در وسط یک جلسه مهم درگیر کابل، سیم و نبودن پریز برق نزدیک خود باشید.
اگر میز کنفرانس اولین چیزی است که برای اتاق جلسات خود خریداری می‌کنید، فکر کنید که چگونه بر زیبایی طراحی بقیه اتاق و همچنین دفتر کل شما تأثیر می‌گذارد. در غیر این صورت، قطعات مبلمان اداری موجود خود را در نظر بگیرید تا مشخص شود کدام میز کنفرانس بهترین تناسب را با آن‌ها دارد. اشکال هندسی مختلفی که برای میز کنفرانس وجود دارد از جمله دایره، مستطیل، یو شکل، مربع و غیره را حین انتخاب، در نظر بگیرید. چند سوال که می‌تواند در تصمیم گیری برای طراحی میز اتاق کنفرانس به شما کمک کند، شامل موارد زیر است:
در انتها، باید به خاطر داشتهباشید که کدام میز کنفرانس، مناسب بودجه شما است. گزینه‌های متنوعی در رنج قیمت‌های مختلف وجود دارد. قیمت‌ها می‌توانند با توجه به اندازه میز، جنس میز و اینکه آیا بخشی از کالکشن جدید یا قدیمی است، متفاوت باشد. همچنین می‌توانید برای کسب نظر بیشتر با برخی از وب سایت‌های معتبر مربوط به بررسی لوازم اداری مشورت کنید.
تفاوتی ندارد که از اتاق کنفرانس برای یک جلسه ناهار معمولی استفاده می‌کنید یا برای بستن قرارداد با یک مشتری بزرگ در هر صورت هر اتاق کنفرانسی، یک سرمایه‌گذاری برای تجارت شما است.
