این واقعیت است که در دنیای پرمشغله امروز، برگزاری ویدئو کنفرانس حرفه ای تبدیل به امر روزمره برای بسیاری از شرکت‌ها و کارآفرینان شده است، که به آن‌ها کمک می‌کند علاوه بر صرفه جویی در زمان و هزینه، بتوانند با همکاران و مشتریان خود یک ارتباط تصویری موثر برقرار کنند.
نتیجه تحقیقات نشان داده که بیش از 60% مدیران عنوان کرده‌اند که تماس‌های ویدئویی در ویدئو کنفرانس سبب برقراری ارتباط مطلوبتری نسبت به تماس‌های صوتی کاری می‌شوند .
فناوری ویدئو کنفرانس این امکان را برای شما فراهم می‌سازد که از منزل و محل کارتان در جلسات تجاری در هر نقطه از جهان شرکت کنید بدون اینکه نیاز باشد متحمل هزینه‌های سنگین سفر شوید. حتی این امکان را برای شما فراهم می‌کند که بتوانید از خانه کار کنید ولی با همکارانتان در ارتباط باشید. اما برگزاری یک جلسه ویدئو کنفرانس حرفه‌ای مستلزم پیش نیاز‌های سخت افزاری و نرم افزاری هست که در ادامه به آن‌ها خواهیم پرداخت.
دوربین ویدئو کنفرانس وظیفه انتقال تصویر را در جلسات ویدئویی بر عهده دارد اما چه دوربینی مناسب شماست؟
برخی از عواملی که قبل از خرید دوربین باید به آن‌ها توجه کنید به شرح ذیل می‌باشد:
قطعا برگزاری یک جلسه ویدئو کنفرانس حرفه‌ای بدون انتقال صدا واضح و با کیفیت، منجر به ارتباطی موثر نمی‌شود. از این رو علاوه بر دوربین مناسب، تهیه میکروفون کنفرانس با کیفیت از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است. در ادامه به چند نکته مهم درباره خرید میکروفون ویدئو کنفرانس اشاره خواهیم کرد.
معمولا در جلسات نیاز به ارائه گزارشات برای تحلیل گروهی و یا اطلاعاتی که نیاز است به افراد حاضر در جلسه نمایش داده شود، این وظیفه در جلسات ویدئویی بر عهده مانیتور کنفرانس می‌باشد. در انتخاب ابعاد و کیفیت مانیتور کنفرانس به چند نکته از جمله اندازه اتاق، تعداد افراد شرکت کننده و فاصله افراد حاضر در جلسه از مانیتور بستگی دارد. برای اطلاعات بیشتر در خصوص انتخاب مانیتور ویدئو کنفرانس مناسب مقاله بهنگام انتخاب مانیتور ویدئو کنفرانس چه ویژگی‌هایی را باید در نظر بگیرید؟ بخوانید.
اسپیکرفون دستگاهی است که همزمان قابلیت بلندگو و میکروفون را داراست و به بهبود کیفیت صدا در ارتباطات آنلاین و جلسات حضوری به کاربران کمک چشمگیری می‌کند.
ویدئو کنفرانس نرم افزاری معمولا برای استفاده شخصی و غیرتجاری مورد استفاده قرار می‌گیرد. از جمله نرم افزارهای پر کاربرد برگزاری ویدئو کنفرانس می‌توان به Skype و Zoom اشاره کرد.
یکی از موضوعات مهم در برقراری یک ارتباط ویدیو کنفرانس عالی اینترنت و وضعیت شبکه‌ای مکانی است که قصد تجهیز ویدئو کنفرانس دارید، هر چه اینترنت و بستر شبکه وضعیت بهتری داشته باشد یعنی دارای کمترین میزان Jitter و Packet lost باشد ارتباط ویدئویی از کیفیت بالاتری برخوردار خواهد بود.
در یک جلسه ویدئویی افراد این امکان را دارند که به صورت رو در رو به یکدیگر متصل شوند، حتی زمانی که کیلومترها از هم فاصله دارند. فرقی نمی‌کند با شرکای تجاری یا مشتریانتان تماس بگیرید یا برای اولین بار با یک مشتری جدید ملاقات کنید و یا یک مصاحبه شغلی انجام دهید، یک فضای جلسه با نور مناسب می‌تواند به شما کمک کند بهترین خود را ارائه دهید و بیشترین بهره را از هر تماس ببرید.
اگرچه هزینه اولیه خریداری و راه اندازی تجهیزات ویدئو کنفرانس در نگاه اول ممکن است زیاد به نظر بیاید، اما با نگاهی بلند مدت متوجه می شوید که خرید ویدئو کنفرانس با کاهش هزینه‌های سفر و برگزاری جلسات حضوری نه تنها هزینه نیست بلکه صرفه جویی در هزینه و زمان است.
