علیرغم اینکه امروزه در دنیای فناوری ایده‌ها و محصولات جدیدی عرضه شده و کسب و کار مردم را تا حد زیادی متحول می‌کند، اما ما همچنان درگیر برخی از مشکلاتی هستیم که از دهه 50 تاکنون وجود داشته اند. پرواز مردم در سراسر جهان برای جلسات ساده، اختلال در ارتباطات، و فرسودگی کارکنان قدیمی مسائلی هستند که ما با آنها دست و پنجه نرم می‌کنیم و حتی پدربزرگ و مادربزرگ‌های ما نیز کاملاً با آنها آشنا هستند.
با این حال، آینده روشن به نظر می‌رسد. کنفرانس ویدئویی یکی از مواردی است که می‌تواند مشکلات عدیده‌ای را حل کند و به نظر می‌رسد که در نهایت بسیاری از این روش‌های قدیمی انجام تجارت را متوقف می‌سازد. اگر شرکت شما نیز به دنبال ورود به قرن بیست و یکم و فارغ از قید و بندهای قرن بیستم است، ویدئو کنفرانس می تواند کلید موفقیت شما باشد.
در ادامه با چند مورد از مشکلات قدیمی که کنفرانس ویدئویی می تواند آنها را حل کند، آشنا خواهیم شد.
به طور کلی سفر، هزینه های هنگفتی را برای شرکت‌هایی که در سراسر جهان تجارت می‌کنند، به وجود می‌آورد. هر فردی که برای بازدید از مشتریان، شرکا و سایر شعب فرستاده می‌شد هزاران یا حتی ده ها هزار دلار هزینه می‌نمود. این‌ها نیز هزینههای گاه به گاه نبودند – در اوایل دهه 2010، بسیاری از کارمندان در 50 تا 75 درصد از ساعات کاری خود نیاز به سفر داشتند!
این مسئله یک موضوع دوگانه را برای شرکتها ارائه کرد:
اولاً، کارمند به طور منظم در طول روزهای سفر در دسترس نبود، و همین منجر به اتلاف زمان زیادی می‌شد که طی آن می‌توانست تماسهای فروش بیشتری برقرار کرده و با مشتریان بیشتری در تماس باشد.
ثانیاً، هزینه های مربوط به بلیط هواپیما، مسکن و غذا در پایان روز، به هزینههای هنگفت دفتر کل شرکت اضافه می‌شد.
اما اکنون، با ویدئو کنفرانس، همان کارمندی که 3-4 روز در هفته برای 2-3 روز تماس با مشتری سفر می‌کرد، می تواند در عوض در محل اقامت خود بماند و در اکثر موقعیت ها به صورت مجازی ملاقات کند. این به معنای ارتباط بیشتر با مشتریان، افزایش فروش، و صرفه جویی در هزینه های زیادی در بلیط هواپیما و هتل است.
حتی با وجود ایمیل و اینترنت که ارتباطات را متحول کرده است، همکاری‌های خلاقانه از راه دور همچنان دشوار است. تیم‌ها هنوز به طور سنتی به دلیل کمبود ابزارهای بصری که دید همه را از یک مکان به مکان دیگر انتقال می‌دهند، محدود شده اند. همین امر یک چرخه بی پایان از ارسال‌ها و دوباره کاری‌ها را ایجاد کرد که می‌تواند یک پروژه سرگرم کننده و هیجان انگیز را به یک برنامه ناموفق تبدیل کند.
افزودن ویدئو کنفرانس و ابزارهای جالب مانند تخته سفید مجازی، همکاری‌های خلاقانه را مجددا ظاهر ساخته است. فناوری جدید به تیم های راه دور اجازه می‌دهد تا سریع تر و آسان تر به هم متصل شوند و دقیقاً آنچه را که به دنبال آن هستند ترسیم کرده و هر گونه سردرگمی یا سؤال را به طور فوری توضیح دهند. 76 درصد از کسانی که از کنفرانس ویدیویی برای همکاری استفاده می‌کنند، سطوح بالاتری از کارایی تیم را گزارش می‌دهند.
همچنین این امکان برای تمامی افرادی که روی پروژه کار می‌کنند و می خواهند در برنامه ریزی مشارکت داشته باشند، فراهم می‌آید. با شرکت همه افراد در جلسه، ایده‌هایی که در طول فرآیند ارسال / بازبینی حذف می‌شدند اکنون به مراحل برنامه ریزی اضافه خواهند شد.
هیچ کس مریض شدن را دوست ندارد، و این برای افرادی که با نزدیک شدن و پروژه های بزرگ احساس سختی می‌کنند، دو برابر می‌شود. این امر آنها را با یک دوراهی بزرگ مواجه کرد: آیا من با وجود بیماری، باید به هر طریقی که شده بروم تا کارها را انجام دهم و بقیه را مریض کنم، یا در خانه بمانم و خطر از دست دادن برخی از جلسات مهم را به جان بخرم؟
با کنفرانس ویدئویی این امکان برای شما فراهم می‌آید که از راه دور در جلسات مهم شرکت کرده و ادامه همکاری با شرکا در حالی که هنوز بیمار هستند، وجود داشته باشد. در واقع، با وجود بیماری همچنان می توانید کار خود را انجام داده و در عین حال افراد را ایمن و عاری از بیماری نگه دارید.
تماسهای تلفنی می‌توانند بسیار خسته کننده باشند و اعتراف به آن هم اشکالی ندارد، چون واقعا چنین است. با یک تجربه صرفاً شنیداری که قطعا داشته‌اید، شرکت‌کنندگان در تماسهای سنتی به راحتی می‌توانند از فعالیت‌‌ها جدا شوند، و در نهایت حواس آنها پرت شود.
این عدم مشارکت می تواند منجر به برخی فجایع بزرگ شود. برای مثال اگر کارگری فراموش کند که یک قطعه باید خیلی سریع برای نصب ارسال شود و در نهایت آن را زمینی ارسال نماید، یک پروژه میلیون دلاری می‌تواند نابود شده و یا به تاخیر بیفتد و در نهایت ارتباط با مشتری از بین برود.
ویدئو کنفرانس یک عنصر بصری به ارتباطات از راه دور اضافه می‌کند و باعث می شود جلسات و مکالمات برای همه افراد جذاب تر شود. فراست و سالیوان (2021) گزارش می‌دهند که 87 درصد از کارگران اظهار داشته اند که با استفاده از تماس تصویری، احساس نزدیکتری با شخصی که صحبت می‌کنند، دارند.
بر کسی پوشیده نیست که مشارکت کارکنان با کارشان در پایین ترین حد خود قرار دارد. شرکتها در حفظ کارمندان ماهر با مشکل مواجه بوده و بسیاری از این کارمندان به شدت، کاهش سطح رضایت شغلی را تجربه می‌کنند.
یکی از بهترین کارهایی که یک شرکت می‌تواند برای کاهش فرسودگی شغلی و بهبود نرخ نگهداری انجام دهد، ارائه کار ترکیبی یا کاملاً از راه دور به کارمندان است. فراست و سالیوان (2021) در این رابطه می‌گویند که 57 درصد از کارگران مدرن انتظار دارند در آینده نزدیک، کمتر از 10 روز در ماه در دفتر کار کنند و هر چه شرکتها بیشتر به روش های قدیمی انجام تجارت بچسبند، شانس کمتری برای موفقیت آنها وجود دارد. چرا که آنها مجبور هستند کارمندان منتخب را حفظ کنند.
کنفرانس ویدئویی گزینه‌های زیادی را پیش روی شرکتها و کارمندان قرار می‌دهد. کارگران می توانند در آسایش خانه خود در جلسات مهم شرکت کنند و چه بسا اینکه ارتباطات بصری به تماسهای از راه دور واکنش مثبتی نشان داده و این در حالی است که تماسهای تلفنی امکان آن را ندارند.
منبع: وبسایت شرکت مهندسی نوآوران تحقیق
اینستاگرام نوآوران تحقیق: noavarantahghigh@
