جلسات همیشه عضو جداناشدنی محیط‌های کار هستند. به‌خصوص بعد از پاندمی کرونا، تعداد جلسات بیشتر از قبل شدند. ما به سبب اینکه دیگر در محل کار حضور نداشتیم نمی‌توانستیم برای رسیدگی به یک کار کوچک یا بزرگ به اتاق مقام بالادستی‌مان برویم و درمورد موضوع به وجود آمده از او سوال بپرسیم. بنابراین ناچار به برگزاری جلسات کاری می‌شدیم. تعداد این جلسات کاری گاهی آنقدر زیاد می‌شد که ما درطول روز مدام بین این جلسات در رفت‌وآمد بودیم. جلسات کاری‌ای که گاها بی‌نتیجه بودند و اصلا مشخص نبود برای چه دور هم جمع شدیم؟ جلسات کاری که پشت صفحات لپ‌تاپ و موبایلمان می‌نشستیم و به چهره همکارانمان از پشت مانیتورها زل می‌زدیم و تلاش می‌کردیم که بفهمیم خروجی این جلسه چه چیزی خواهد بود؟
در این جلسات کاری چه می‌گذرد؟ قریب به 60 درصد این جلسات هیچ خروجی خاصی ندارد. یکی حواسش جای دیگری‌ست، یکی در شبکه‌های اجتماعی اسکرول می‌کند، دیگری به فکر این است که بالاخره این جلسه کی تمام می‌شود، یکی به فکر ناهار است و خلاصه هیچ‌کس آنطور که باید دل به ماجرا نمی‌دهد. اما آیا واقعا این جلسات کاری می‌توانند مفیدتر هم باشند؟ چه‌کاری از ما برای بالا بردن کیفیت این جلسات ساخته است؟
جلسه کاری باید هدف داشته باشد. پیش از شروع جلسه، به جای خوش و بش کردن‌های معمول و وقت‌کشی‌های متعدد، باید هدفمان را از گرد هم آمدن مشخص کنیم. فرقی ندارد که این جلسه آنلاین است یا حضوری. درنهایت ما به عنوان اعضای یک جلسه باید بدانیم که چرا دور هم جمع شدیم و قرار است به چه چیزی برسیم؟ در آغاز جلسه از تمام شرکت‌کنندگان بپرسید که چه دغدغه تازه‌ای برای آن‌ها در محیط کار به‌وجود آمده و اجازه دهید این دغدغه‌ها را دسته‌بندی کنند. همین دغدغه‌ها صورت جلسه را می‌سازند و می‌توانید حین جلسه درمورد آن‌ها حرف بزنید.
یکی دیگر از مواردی که موجب کند پیش رفتن جلسات می‌شود، این است که به همه افراد اهمیت داده نشود. همه مثل هم نیستند. بعضی‌ها مطالب را سریع‌تر تحلیل می‌کنند و برخی کندتر. بهترین شیوه اداره جلسات متعلق به زمانی است که سرعت همه این طرز فکرها درنظر گرفته شود. چرا که ممکن است افرادی که تندتر فکر می‌کنند، ایده‌های تازه‌تری ارائه دهند یا مسائلی که ذهنشان را درگیر کرده سریع‌تر حل کنند و آن‌هایی که کندتر فکر می‌کنند از این ماجرا عقب بمانند و احساس بدی بهشان دست بدهد. یا چیزی از جلسه دست‌گیرشان نشود و نیاز به جلسه جدیدی پیدا کنند.
یکی دیگر از مواردی که جلسات را غیرقابل تحمل می‌کند، بی‌محتوا بودن است. مفهوم بسیاری از جلسات تنها با یک ایمیل ساده قابل القا هستند اما نمی‌دانم چه اتفاقی می‌افتد که یک پیام ساده را در قالب یک جلسه حداقل یک ساعته به اجرا درمی‌آوریم. در سازمان‌ها و اداره‌ها جلسه به مثابه یک حالت پیش‌فرض است. به مشکل برخوردیم؟ برویم جلسه! سوال دارید؟ جلسه! درمورد پروژه تازه ایده‌ای دارید؟ بفرمایید جلسه! از محیط کارتان راضی نیستید؟ خواهش می‌کنم یک جلسه با هم ست کنیم و...
و هزار و یک دلیل غیر موجه برای برگزاری جلسات کاری. کارمندها با یک دفترچه و خودکار وارد این جلسات می‌شوند بی‌آنکه در پایان وقت جلسه حتی یک کلمه هم روی کاغذهایشان چیزی نوشته باشند. اگر دفترچه‌های هرکدامشان را ورق بزنید به جز چند شکلک عجیب و غریب و خط‌خطی‌های کج و معوج چیز دیگری نمی‌بینید. اگر هنگام خروجشان از اتاق جلسه با یک میکروفون به استقبال آن‌ها برویم و بخواهیم که با دو جمله ساده خروجی جلسه را ارائه دهند، همه‌شان با نگاهی پرسش‌گر به شما نگاه خواهند کرد. نگاهی که می‌خواهد فریاد بزند: به خداوندی خدا اگر بدانم نتیجه چه شد!
حالا بهترین راه دوری از این جلسات بی‌نتیجه و بی‌ثمر آنلاین و حضوری چیست؟ اگر می‌بینید که این موضوع را می‌توانید با یک ایمیل ساده به همه کارمندان خود اطلاع‌رسانی کنید، خب همین کار را انجام دهید. اگر متوجه شدید که برگزاری این جلسه نتیجه‌ای به جز خستگی و چند شکلک عجیب و غریب روی کاغذها ندارد، برگزارشان نکنید. نه وقت خودتان را بگیرید، نه وقت اعضای شرکتتان را. اگر هم راه دارد، خودتان موضوع را رتق و فتق کنید و اصلا پای ماجرا را به جلسات باز نکنید.
منبع: مجله ترجمان علوم انسانی
