در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری باید دقت فراوانی کرد چرا که پس از افزایش حجم داده‌های سازمانی تعویض آن میسر نیست. اتوماسیون اداری ابزاری است جهت همکاری و افزایش نرخ بهره‌وری در سازمان‌ها و اداره‌ها که از طریق آن می‌توان یک محیط کار منسجم و یکپارچه ایجاد کرد. اتوماسیون اداری کمک می‌کند افراد و تیم‌های مختلف با یکدیگر تعامل بسیار بهتری داشته باشند. در این پست به معرفی ویژگی‌ها و معیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری می‌پردازیم.
امروزه تعداد سازمان‌ها، اداره‌ها و کسب و کارها رشد روزافزونی پیدا کرده است. هر مدیری می‌خواهد در این بازار بسیار رقابتی که سرعت انجام امور حرف اول را می‌زند باقی بماند. چاره‌ای نیست جز اینکه مکاتبات اداری، گزارشات و کارهای این چنینی سازمان بر پایه یک اتوماسیون قدرتمند انجام شود.
درکل اگر سازمان یا شرکت شما دچار مشکلات ذیل است، باید به فکر خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری باشید:
اگر معیارهای انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری را نمی‌دانید، مطالبی که در ادامه آمده شما را راهنمایی می‌کند.
نرم افزارهای اتوماسیون اداری بسیاری در بازار وجود دارند که هر یک از آنها دارای ویژگی‌ها و کاربردهای خاصی هستند. شما باید نیازهای سازمان را بشناسید و طبق آنها دست به انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری بزنید. در ادامه معیارهای اصلی خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری را معرفی می‌کنیم:
همه نرم افزارهای اتوماسیون اداری باید نسبت به نیاز مشتریان خود، ماژول‌هایی را طراحی و ارائه کنند. ماژول‌هایی مانند:
این ماژول‌ها در بین شرکت‌های ارائه دهنده نرم افزار اتوماسیون اداری مشترک‌اند. شرکتی می‌تواند بازار این نرم افزارها را بدست بگیرد که بتواند این قبیل ماژول‌ها را با کیفیت بهتر ارائه دهد.
یک نرم افزار اتوماسیون اداری باید با سایر شبکه‌های اجتماعی به صورت یکپارچه عمل کند. درواقع می‌توان گفت نرم افزار اتوماسیون اداری که با سایر نرم افزارهای اداری یکپارچه نباشد، مشتریانش را از دست می‌دهد. به خصوص که استفاده از نرم افزار مدیریت ارتباط با مشتری یا همان نرم افزار CRM امروزه بین شرکت‌های موفق رایج است.
یکی دیگر از معیارهایی که در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری بسیار حائز اهمیت است، سرعت نرم افزار است. عوامل بسیار زیادی در سرعت نرم افزارهای اتوماسیون اداری دخیل هستند که قبل از خرید باید به آنها توجه داشت:
در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری توجه داشته باشید که سیستم اتوماسیون باید قابلیت گزارش‌گیری از داده‌های سازمان را داشته باشد. داده‌های سازمانی عبارتند از مکاتبات بین سازمانی، تعداد نامه‌ها ثبت شده، تعداد ارجاعات و رفتار کاربران.
دو معیار دیگر نیز باید در انتخاب این نوع نرم افزار در نظر بگیرید:
وجود پشتیبانی در نرم افزارهای اتوماسیون اداری ضرورت بالایی دارد. چرا که این قبیل نرم افزارها پس از خرید نیاز به پیاده‌سازی اصولی در بستر سازمان دارند. تا زمانی که اجرای اتوماسیون اداری به یک ثبات نسبی دست یابد به پشتیبانی تیم طراح نرم افزار احتیاج است.
قیمت نرم افزار اتوماسیون اداری با توجه به اندازه سازمان می‌تواند از چند میلیون تا چندصد میلیون متغیر باشد. همچنین قیمت دقیق‌تر پس از شناخت نیازهای سازمان شما و تعداد ماژول‌هایی که مدنظرتان هستند، بیان می‌شود.
ویژگی‌هایی که در قیمت نهایی نرم افزار تاثیرگذار هستند به شرح ذیل هستند:
مدیران و کارمندان ترجیح می‌دهند نرم افزاری را خریداری کنند که نسخه موبایلی هم ارائه دهد. با اپلیکیشن موبایل هر کجا و هر وقت که نیاز داشتند، می‌توانند از آن استفاده کنند.
از دیگر معیارهای مهم خرید و انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری این است که نسخه تحت وب داشته باشد. یعنی بتوان بدون نصب نرم افزار و به‌صورت آنلاین از اتوماسیون اداری استفاده کرد.
امکان تبادل اطلاعات با حداکثر امنیت از دیگر معیارهایی است که در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری باید لحاظ شود. نکاتی که در حوزه امنیت اطلاعات باید قبل از خرید نرم افزار به آنها توجه ویژه‌ای داشت عبارتند از :
در این مقاله ویژگی های مهم یک نرم افزار اتوماسیون اداری خوب را برای شما شرح دادیم. پیش از خرید یک اتوماسیون اداری، این معیارها را بررسی کنید.
لازم به ذکر است که این مقاله خلاصه ای از منبع اصلی آن در سایت خبری ایلنا می‌باشد.
