از آنجایی که روز به روز همه چیز به سمت اتوماسیون حرکت میکند و از شکل سنتی خود خارج می شود، کسب وکارها و سازمان ها برای اینکه بتوانند به راه خود ادامه دهند، ناگزیر به حرکت به این سمت خواهند بود. معمولا در ابتدا تصور بر این است که استفاده از نرم افزارها و اتوماسیون پروسه ها و فرایندها هزینه بر است .... بله؛ ممکن است هزینه های پیاده سازی اولیه، بالا باشد اما در طولانی مدت از جنبه های متفاوتی همچون افزایش کارایی و بهره وری، سرعت بخشیدن به رشد و کاهش هزینه ها به سود سازمان ها و کسب وکارها خواهد بود.
به دلیل افزایش تقاضا برای تکنولوژی و قابلیت های جدید، سازمان ها باید راهی پیدا کنند تا در کنار مدیریت هزینه ها، بر تکنولوژی و راهکارهایی که باعث رشد و بهبود کسب و کار آنها می شود، سرمایه گذاری کنند!
تغییر هزینه ها، یک رویداد یا برنامه ی محدود چندماهه نیست! از آنجایی که نیاز به سرمایه گذاری در فناوری همواره در حال رشد است، کاهش هزینه های اجرایی نیز باید به صورت مستمر در دستور کار قرار گیرد. استفاده از فناوری های جدید نیازمند سرمایه گذاری جدید نیز هست اما هزینه های عملیاتی و جاری سازمان را کاهش می دهد!
با توجه به نیاز به استمرار کاهش هزینه، مدیران میتوانند اقداماتی را طی سه دوره(مقطع) انجام دهند:
1. کاهش: کاهش کوتاه مدت هزینه ها بدون آنکه تغییر قابل ملاحظه ای در ساختار کاری ایجاد شود.
2. جایگزینی: جایگزینی تکنولوژی های فعلی با گزینه های مشابه و کم هزینه تر در میان مدت.
3. تجدید نظر: تغییرات بلندمدت که تصویر جدیدی از سازمان و کسب وکار میسازد. اغلب، فناوری ها، معماری تکنولوژی ها و گاهی مدل های عملیاتی و تجاری را تغییر میدهد.
کلید موفقیت هر برنامه جهت کاهش هزینه ها، مدیریت تقاضاست. رویکرد جایگزینی باعث کاهش هزینه ها شده که با مقداری از سود کسب شده بتواند تکنولوژی یا فرایندی بهینه را جایگزین و در گام آخر موجب کاهش هزینه ها و پیچیدگی ها گردد.
در حالیکه برخی اقدامات، در کوتاه مدت موجب کاهش هزینه ها می شوند؛ صرفه جویی های(saving) قابل ملاحظه، نیازمند برنامه ریزی، ابتکارعمل و خلاقیت بوده که انجام دادن آنها میتواند به صورت تقریبی بیش از یکسال زمان برده و تاثیرات آن در طولانی مدت نمایان گردد.
برای رسیدن به تحولات و تغییرات موفقیت آمیز، ابتدا باید زمانی را صرف بررسی سازمان و تجزیه و تحلیل محرک های هزینه کرد تا براساس آن، فرصت ها و موقعیت های مناسب را شناسایی نموده و فرایند کاهش هزینه را آغاز کرد.
با وجود اینکه سازمان ها معیارهای متفاوتی برای دسته بندی و اولویت بندی این موقعیت ها دارند، اما در بیشتر مواقع ترجیح می دهند در ابتدا از موقعیت ها و فرصت های کوچک شروع کرده، پیروزی و موفقیت های کوچک کسب نموده و سپس به سمت تغییرات اساسی و بزرگ حرکت کنند.
در هر صورت مدیران و رهبران تحول هزینه، باید تعهد سازمان را نسبت به تغییر، تحت فشار قرار دهند تا همچنان که رو به جلو حرکت میکنند به رضایت و موافقت جمعی برسند.
پس از اولویت بندی، طراحی و تحویل آغاز میگردد! واحد فناوری در ابتدا راه حل های موجود را براساس سقف کاهش هزینه ی مورد نظر مشخص کرده، آنها را تست و بررسی نموده، بازخورد کاربران را دریافت و برای بهبود آنها جهت رسیدن به کاهش هزینه ی بیشتر و کسب رضایت آنها تلاش میکند.
برای آنکه اطمینان پیدا کنیم راهی که میرویم و تلاشی که میکنیم مداوم و نتیجه بخش خواهد بود، باید مطمئن باشیم که تمام افراد تیم، خط فکری و ذهینت مشابهی در این زمینه دارند و همه یک هدف واحد را دنبال میکنند، و آن هدف چیزی جز کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری و کارایی سازمان نیست!
به عنوان مثال بهبودی پس از همه گیری در دوران کووید احتمالا مشکلات و فشارهای کاری جدیدی را برای سازمان ها به همراه خواهد داشت، چرا که باید پاسخگوی تقاضاها و درخواست های احیا شده و جدید باشند.
بسیاری از سازمان ها از این کاهش فعالیت در زمان کووید بهره برده و به سرمایه گذاری در فناوری های جدید پرداختند، انعطاف پذیری و بهره وری را افزایش داده تا به بهبودی آنها پس از گذر از شرایط سخت کمک کند. اکنون سازمان ها با شناخت و کنترل بهتر بر هزینه ها برای ادامه فعالیت، میتوانند توانایی های خود را جهت سرمایه گذاری در فناوری هایی که کسب وکارشان را به جلو میبرد گسترش دهند.
"شرایط سخت نیازمند تصمیمات و اقدامات سخت است."
منبع: www.bain.com
