هدف نهایی و اصلی هر کسبوکاری ایجاد ارزش برای مشتریان، صاحبان آن کسب وکار و دیگر سهامداران آن است. بنابراین آنچه که برای واحدهای تجاری اهمیت دارد، اتخاذ تصمیمات صحیح و بهینه برای تخصیص منابع خود (تجهیزات، ساختمان، منابع انسانی و دانش تخصصی) در راستای ایجاد بیشترین ارزش ممکن با توجه به هزینه های انجام شده است.
بنابراین همان طور که این منابع در واحد تجاری در جریان هستند، می توان ادعا کرد اطلاعات مرتبط به واحد تجاری نیز در جریان است. با توجه به اینکه فعالیت های تعریف شده برای هر کسب وکاری نتایج مالی را به همراه دارد، اکثر اطلاعات موجود در واحد تجاری در قالب داده ها و اطلاعات مالی هستند.
همان طور که گفتیم تصمیم گیری های مدیریت بر عملکرد یک سازمان تأثیرگذار است و بخش مهمی از تصمیمات اتخاذ شده در یک سازمان مربوط به مسایل مالی است. بنابراین در ادامه سعی داریم استراتژی هایی در جهت بهبود تصمیم گیری های مالی معرفی نماییم.
یکی از مهم ترین منابع مالی که راهنمای بسیار خوبی در تصمیم گیری ها است، داده ها و گزارش های مالی است که در صورت های مالی نمایش داده می شوند. برای یک مدیر مهم است که در کنار آشنایی با نحوه خواندن صورت های مالی، روش درست تجزیه و تحلیل اطلاعات موجود در آنها را نیز بداند.
همان طور که می دانید صورت های مالی انواع مختلفی دارند که مهم ترین آنها صورت های سود و زیان، ترازنامه و جریان وجوه نقد است.
داده های مالی موجود در ترازنامه وضعیت شرکت یا سازمان را از نظر مالی در یک لحظه خاص نشان می دهد و به کمک این داده ها می توان مشخص کرد که سازمان در مسیر رسیدن به اهداف تعیین شده تا چه حد توانسته است موفق عمل کند.
در صورتهای سود و زیان پس از محاسبه دقیق هزینه ها و درآمدها، سود خالص شرکت تعیین می شود که براساس آن عملکرد شرکت در راستای اهداف تعیین شده نشان داده می شود.
یکی از وظایف مهمی که برای مدیران تعریف شده است، تصمیم گیری در رابطه با اجرای پروژه های پیشنهادی در راستای اهداف سازمانی است. در واقع مدیر موظف است پروژه های پیشنهادی را از جنبه های مختلف بررسی کرده و با در نظر گرفتن میزان سود حاصل از اجرای آن، برای عملی کردن پروژه تصمیمگیری نماید.
در این مواقع پیش بینی بازگشت سرمایه حاصل از اجرای یک پروژه بسیار مؤثر خواهد بود. به عبارت دیگر، اگر مدیریت بتواند میزان سود حاصل از یک پروژه و منابعی که باید برای اجرای موفق آن اختصاص داد را برآورد نماید؛ در چارچوب اعداد و ارقام مالی حاصل تصمیم گیری راحت تر خواهد بود.
در کنار پیشبینی بازگشت سرمایه حاصل از یک پروژه، تجزیه و تحلیل هزینه و سود آن پروژه نیز مفید است. در واقع اطلاعات حاصل از تحلیل سود و هزینه، میزان هزینه های اجرایی کردن پروژه را با میزان درآمد حاصل از آن مقایسه نموده و به صرفه بودن پروژه را از نظر مالی مشخص میکند.
یک مهارت اساسی و بنیادی تعریف شده برای مدیران و دیگر تصمیم گیرندگان در سازمانها، توانایی بودجهبندی دقیق و بهینه است. زیرا به واسطه تخصیص منابع براساس بودجه تعیین شده برای هر بخش، تحقق اهداف در نظر گرفته برای آن بخش امکانپذیر خواهد شد.
اگر طی روند بودجه بندی، تمام فعالیت های تیم کاری بر اساس نتایج قابل مشاهده تقسیم شوند؛ به راحتی می توان هزینه های پیش بینی شده برای هر فعالیت را با هزینه های پرداخت شده آن فعالیت ها مقایسه کرده و بدین طریق بر اجرای درست تمام فعالیت های تیم کاری نظارت نمود.
به عبارت دیگر، بودجه بندی درست فعالیت های تیم کاری و مدیریت بودجه تخصیص داده شده به آن فعالیت ها به مدیر کمک میکند، با اطلاعات و داده های دقیق مالی، روند پیشرفت فعالیت های انجام شده را گزارش دهد.
لازمه تصمیمگیری صحیح و کاربردی برای تحقق اهداف، در نظر گرفتن تمام ابعاد مسئله مد نظر است. مسلماً دیدگاه یک تیم از موضوع واحد بسیار جامع تر از دیدگاه یک فرد است، به همین دلیل همواره بر تصمیمگیری های گروهی تأکید شده است.
در مباحث مدیریتی نیز مشارکت گروهی و تصمیم های چند نفره جایگاه ویژه ای دارد و تحقیقات انجام شده در این زمینه نشان داده اند که تصمیمات گروهی تا 66% بهتر از تصمیمات فردی بوده است.
در تصمیمگیری های مرتبط به مسائل مالی نیز می توان از دانش و تخصص دیگر اعضای تیم بهره برد. زیرا ممکن است فردی در درک تفاوت بین استانداردها و مفروضات حسابداری تبحر داشته باشد و فرد دیگر نیز بر اصطلاحات مالی و اصول حسابداری اشراف کامل داشته باشد.
البته می توان این موضوع را این گونه نیز بیان کرد که در تصمیم گیری های گروهی به کمک توانایی ها و استعدادهای افراد مختلف می توان ضعف های مدیریت را جبران نمود. بنابراین توصیه شده استکه مدیریت مشورت های گروهی و به ویژه با افراد متخصص در زمینه مد نظر را در اولویت کار خود قرار دهد.
اطلاع از صورت های مالی حال و گذشته سازمان برای تصمیم گیری های درست اهمیت بسیاری دارد. شاخص های کلیدی مالی مانند حاشیه سود ناخالص، بازده حقوق صاحبان سهام و سرمایه در گردش سازمان، مدیر را از وضعیت مالی سازمان آگاه کرده و درک درستی از اهداف استراتژیک را فراهم می آورد.
اطلاع از جریان وجوه نقد و میزان سود حاصل از فعالیت های سازمان از طریق مشخص کردن نحوه مدیریت و رشد سرمایه شرکت به تصمیمگیری برای تخصیص منابع در مسیر دستیابی به اهداف موثر خواهد بود.
منبع : فناوری اطلاعات پارمیس
