همه چی از شهسوار و میدون کریم آباد شروع شد!
یه روز حوالی تیر ماه برای بررسی شعبه شهسوار و شناسایی موقعیت‌های تبلیغاتی و بازاریابی رفته بودم به این شهر و مشغول گشت و گذار تو پارک روبروی شعبه بودم.
تو همین حال که حواسم به گوشیم بود و داشتم نکاتی که برام مهم بود رو یادداشت می‌کردم یهو با صدای "مواظب باش" یه دختر نوجوونِ اسکیت‌سوار به خودم اومدم و سریع جاخالی دادم.
تا به خودم اومدم دیدم چهار پنج نفر اسکیت‌سوار پشت سر هم از کنارم رد شدن و وقتی با نگاهم دنبالشون کردم متوجه شدم نزدیک به چهل نفر اسکیت‌سوار تو این پارک حضور دارن که مشغول تمرینن، ولی نه تو زمین اسکیت، بلکه رو کاشی‌های ناهموار پارک میدون کریم آباد.
چند دقیقه‌ای اونجا وایسادم تا بالاخره مربی‌شون رو پیدا کردم و سر صحبت رو باهاش باز کردم و از دغدغه‌هاش شنیدم.
خودم و معرفی کردم و دلیل حضورم رو بهش گفتم و اونم با آمار جالبی که داد حسابی غافلگیرم کرد، چون تا قبل اون من اصلا فکر نمی‌کردم اسکیت رشته پرطرفداری باشه ولی با چیزایی که شنیدم فهمیدم اسکیت تو مازندران یکی از 10 ورزشِ پرطرفداره و حتی تو رده کشوری هم بارها رتبه آورده.
خلاصه سرتون رو درد نیارم، با آقای مربی اوکی شدیم و فهمیدیم مسابقات استانی و کشوری اسکیت آلپاینِ انتخابی مسابقات جهانی ایتالیا قرار بوده به میزبانی مازندران و شهر شهسوار برگزار بشه، ولی به دلیل نبود اسپانسر و یه سری مشکلات عقب افتاده و ما این فرصت رو مناسب دیدیم تا بتونیم به این حوزه ورود کنیم و با یه حرکت حمایتی هم خودمون رو از طریق ورزش به نوجوان‌ها معرفی کنیم، هم به عنوان یه برند بومی استان مازندران مسبب برگزاری این مسابقات تو استان بشیم که برای مردم و مخاطبای خودش خیلی اهمیت داشت.
حالا دیگه زیاد وارد جزییات نمی‌شم و خیلی تیتروار مراحلی که برای برگزاری این مسابقات طی کردیم رو براتون می‌نویسم، شاید یه روزی یه جایی به دردتون خورد؛ شاید بپرسید چرا باید به دردتون بخوره؟ و جوابش اینه که: مگه من فکر می‌کردم یه روزی به دردم بخوره؟ ولی خورد!
۱. برنامه‌ریزی اولیه
تعیین اهداف و مخاطبان ایونت: برای ما هدف معرفی خودمون به عنوان حامی ورزش و شادمانی بود.
مشخص کردن نوع مسابقه: این مسابقات به‌صورت فردی و در سطح حرفه‌ای برگزار شد.
تنظیم بودجه و تأمین منابع مالی: ما با زیر 200 میلیون این رویداد رو پیش بردیم.
دریافت مجوزهای لازم از فدراسیون‌ها یا سازمان‌های مرتبط: این بخش توسط مسئولین استان انجام شد.
تعیین تاریخ و محل برگزاری: محل برگزاری مسابقات ارتفاعات 2000 بود
۲. ثبت‌نام و هماهنگی شرکت‌کنندگان
طراحی سیستم ثبت‌نام آنلاین یا حضوری: حاضرین نیازی به ثبت نام نداشتن و حضور برای عموم آزاد بود
تعیین ظرفیت شرکت‌کنندگان و دسته‌بندی سنی یا مهارتی: این بخش رو فدراسیون انجام داد
ارائه راهنمای شرکت در مسابقه: این بخش هم کار فدراسیون بود
دریافت مدارک لازم (بیمه ورزشی، فرم رضایت‌نامه و…): فدراسیون
مدیریت بلیت‌فروشی یا ورودیه ایونت: ما بلیط‌فروشی نداشتیم، ولی شاید شما داشته باشید
۳. انتخاب و آماده‌سازی مکان مسابقه
بررسی امکانات محل برگزاری (زمین، پیست، سالن و…): هیئت استان
تنظیم قرارداد با محل برگزاری: توسط مسئول استان با شهرداری و ستاد تامین استان
آماده‌سازی تجهیزات ورزشی و ایمنی (تابلوها، علائم، حصارها، فرش استارت و…): توسط اسپانسر
تأمین برق، اینترنت، سرویس‌های بهداشتی و محل استراحت ورزشکاران: توسط اسپانسر
تست مسیر یا زمین مسابقه قبل از ایونت: توسط نماینده فدراسیون
۴. تیم اجرایی و داوری
انتخاب و آموزش داوران حرفه‌ای: توسط فدراسیون
تعیین تیم پزشکی و اورژانس: توسط هیئت استان
استخدام تیم اجرایی برای راهبری مسابقه و کنترل نظم: توسط هیئت استان
مشخص کردن وظایف تیم فنی، ثبت امتیازات و داوری: توسط فدراسیون
برگزاری جلسه توجیهی برای داوران و تیم اجرایی: توسط هیئت استان
۵. تبلیغات و پوشش رسانه‌ای
طراحی کمپین تبلیغاتی برای افزایش شرکت‌کنندگان و تماشاگران: توسط اسپانسر
انتشار اخبار در رسانه‌های ورزشی و شبکه‌های اجتماعی: توسط اسپانسر
هماهنگی با اینفلوئنسرهای ورزشی و سفیران برند: توسط اسپانسر
پخش زنده یا فیلم‌برداری حرفه‌ای از مسابقه: توسط اسپانسر
آماده‌سازی تیم تولید محتوا برای گزارش لحظه‌ای رویداد: توسط اسپانسر
۶. روز برگزاری مسابقه
هماهنگی دقیق برای زمان‌بندی اجرا و شروع رقابت‌ها: توسط هیئت استان
کنترل ورود و خروج شرکت‌کنندگان و تماشاگران: توسط هیئت استان
نظارت بر داوران، ثبت نتایج و امتیازات: توسط فدراسیون
مدیریت شرایط اضطراری و حفظ امنیت: توسط نیروی انتظامی از طریق هماهنگی قبلی
ارائه خدمات رفاهی (خوراکی، آب آشامیدنی، تجهیزات کمک‌های اولیه): توسط اسپانسر
۷. اختتامیه و نتایج
اعلام نتایج و اهدای جوایز به نفرات برتر: توسط فدراسیون و اسپانسر
تهیه گزارش نهایی از روند برگزاری مسابقه: توسط هیئت استان
دریافت بازخورد از شرکت‌کنندگان و تیم اجرایی: هر بخش بازخورد بخش خودش رو می‌گیره
انتشار گزارش مسابقه در رسانه‌ها و شبکه‌های اجتماعی: توسط اسپانسر
مستندسازی تجربیات برای بهبود رویدادهای بعدی: هر بخش برای خودش این کار رو انجام می‌ده
اما در نهایت، سوال اصلی: این کار ارزشش رو داشت؟
اگه بخوام صادقانه بگم، باید بگم اگه به عقب برگردم حتما بیشتر بهش فکر می‌کنم و حدود وظایف خودمون رو به‌عنوان اسپانسر مشخص می‌کنم.
چرا؟
چون متاسفانه من با ذهنیتی که از گذشته داشتم وارد این مساله شدم و فکر می‌کردم ما به عنوان اسپانسر فقط کافیه مبلغ اسپانسری رو پرداخت کنیم و بعد تمرکزمون رو بذاریم رو پیام و راه‌های انتقال بهتر پیاممون تو این رویداد ولی دو روز مونده به رویداد به خودم اومدم و دیدم ساعت 10 شب دارم دنبال چاپ بنرهای مسابقه از شهری به شهر دیگه می‌رم و همین مساله تمرکزم رو از کار اصلیم دور کرد که به نظر خودم حتما روی نتیجه تاثیر گذاشته که مسبب این مساله بدون شک خودم بودم که در ابتدای کار حدود مسئولیت رو مشخص نکردم و درسی که از این مساله گرفتم این بود که ذهنیت ما درباره یه مساله می‌تونه متفاوت باشه همیشه در ابتدای مسیر باید هم‌کلام و هم‌زبون بشیم؛ البته نیمه پر این قضیه برای من این بود که تو همین رفت و آمدها با کلی آدم جدید آشنا شدم که می‌تونن تو پروژه‌های بعدی بهم کمک کنن، از چاپخونه و طراح، تا نصاب سازه تبلیغاتی و ...
و البته از دستاوردهای مثبت این رویداد برای ما این بود که پس از مدت‌ها فعالیت برند، برای اولین بار تونستیم پیام و حس و انرژی برندمون رو از شعب و فقط فضای فروشگاهی خارج کنیم و در دلِ مخاطب باهاش روبرو بشیم و به دلیل کشوری بودن این مسابقات، تونستیم خودمون رو به مهمانانی که از سایر شهرها اومده بودن معرفی کنیم.
از سمت دیگه چون برگزاری این مسابقات برای مسئولین استانی اهمیت بالایی داشت، پوشش خبری خوبی روش اتفاق افتاد و همین باعث شد تا به دفعات در شبکه استانی و شبکه خبر گزارش مسابقات پخش بشه که مسلما ذکر نام اسپانسر در این بخش برای ما اهمیت بالایی داشت که بهش رسیدیم.
بازم از تمام اینا که بگذریم، این پروژه برای ما زیاد در بندِ اهداف تجاری و تبلیغاتی نبود و بیشتر برامون از اون جهت اهمیت داشت که واقعیت وجودیِ خودمون رو به عنوان یه برند بومی استانی نشون بدیم و به مخاطبمون بگیم که "درباره شادمانی" برای ما فقط یه شعار نیست و تلاش و ما اینه که هرجا فرصت و موقعیتش باشه این شعار رو به مرحله اجرا برسونیم و شادمانی رو در جامعه‌مون جاری کنیم؛ به امید شادی و شادمانی همگی!
امیدوارم بیان این تجربه براتون مفید باشه و نکته مثبتی براتون داشته باشه.
