ابزار‌هایی برای تسهیلِ دورکاری

چه بخواهیم قبول کنیم چه نه، دنیا داره میره به سمت ریموت کار کردن. اینکه بتونیم از الان عادت کنیم به این نحوه همکاری، جدای از پیشرفت، باعث کاهشِ هزینه‌ها، تسهیل فرآیند‌ها، انعطاف پذیری، و خیلی مهمتر از همه، تسهیل استخدام نیرو می‌شه.

معمولا، چالش‌های اصلی توی پروسه دورکاری، این چندتان:
  • بهره‌وری
  • گزارش‌گیری، رهبری، و مدیریتِ تیم
  • ارتباطاتِ تیم
  • مستندسازی و یکپارچگی
  • حجم و لودِ کاری افراد
  • مدیریت زمان و پاسخگویی

من تو این پست، سعی می‌کنم با معرفی چند ابزارِ ساده، توی رفع این چالش‌ها کمک کنم.

البته، خیلی مهمتر از ابزار، فرهنگ و فرآینده که باید روش کار بشه. تا مهارت‌هایی مثل خودسازمان‌دهی، تعهد، مدیریتِ زمان و وقت شناسی، کارِ تیمی، و مهارت‌هایی از این دست توی تیم جا نیفته، دورکاری با چالش‌های زیادی روبه‌رو می‌شه!

چون معمولا کارمندی، یکمی با دنیای فری‌لنسری فاصله داره، پیشنهاد من اینه که توی تیم، کار‌ها تسک به تسک (و نه فرد به فرد) ریموت بشن و تعهد و ساعت گذاشته شده، معیار اصلی ادامه پروسه ریموت کار کردن باشه.

در مورد حقوق و مزایا و ...، چون فرد داره به ازای هر تسک، ساعتِ خالص می‌ده، بهتره که درصدی (15-30 بسته به پروداکتیویتیِ سازمان) به مجموع ساعت کاری داده شده اضافه بشه. (مگر اینکه افراد طبق ساعت کاری حضوری نیاز به آنکال/آنلاین بودن داشته باشن)

در واقع برای تیم‌های دیزاین، محتوا، برنامه‌نویسی، مارکتینگ، و تیم‌هایی که از پایه تسک-محور هستن، کار به صورت تسکی و با تعریف ددلاین ریموت میشه و برای تیم‌هایی مثل پشتیبانی، اداری، اچ‌آر، بهتره که فرد طبق ساعت کاری، کاملا در دسترس و مشغول ارائه خدماتِ گذشته باشه.

حواسمون باشه که این مطلب، بیشتر برای تیم‌هایی که میخوان به صورت دورکاری کار کنن مفیده تا فری‌لنسرها. معرفی ابزار و رویکرد و ... برای فری‌لنسری زیاد هست توی اینترنت!

دقت کنید که برای درگیر نشدن تو چرخه معیوبِ انتخاب ابزار مناسب، سعی کردم تو هر دسته بندی صرفا یکی دوتا ابزاری که می‌شناختم یا خودم استفاده کردم رو پیشنهاد بدم. پس لزوما اینها بهترین ابزارها نیستن؛ ولی کار من رو راه انداختن :)

- مدیریت پروژه:

MeisterTask
صفحه تسک.
صفحه تسک.

این نرم‌افزاریه که خودمم ازش استفاده می‌کنم. به غایت استفاده کردن ازش آسونه و امکاناتش نیازهای یک تیم 6-7 نفره رو کاملا برطرف می‌کنه. تعریف برد و پروژه‌های مختلف، چک لیست به ازای هر تسک، ارتباط بین تسکها، کامنت گذاری، ددلاین، تگ گذاری روی تسکها و سرچ آسون تسکها، اینترفیس جذاب، اپلیکیشن موبایل و ناتیفکیشن، اساین کردن تسک و پیگیری تسک، منشن کردن افراد روی تسک و احتمالا مهمتر از همه، ساعت گذاشتن روی تسکها و خروجی اکسل از تایم ترکینگه، قابلیتهایی هستن که میشه بهش اشاره کرد. و خب کاملا رایگان!

تسکولو

تسکولو، در واقع ترکیبیه از ابزارِ مدیریت پروژه و هم چَت و گفتمان. تقریبا تمام قابلیت‌های گفته شده تو ابزار قبلی رو داره + توی نسخه پولی (که خیلی هم ارزونه اتفاقا)، ابزار‌هایی مثل گزارشگیری و تحلیلگیری تو عملکرد رو هم در اختیار دارید که چالش‌های مرتبط با این دو حوزه رو رفع می‌کنه.
و اینکه ایرانیه و جدای از زبان فارسی، دردسر‌های تحریم و پشتیبانی و ... رو هم ندارین :)

تیم کمپ
صفحه داشبورد در تیم‌کمپ
صفحه داشبورد در تیم‌کمپ

تیم کمپ، نرم‌افزار مدیریت پروژه چابکِ ایرانیه که نسبتا ویژگی‌های کاملی برای تیم‌های بزرگتر داره. تایم ترکینگ، گانت‌چارت، اسکرام‌برد، تقویم شمسی، مدیریت تسک و ... قابلیت‌های مناسبی برای تیم‌های سازمانی هستن.قیمت گذاری هم از رایگان شروع میشه تا ماهیانه ۵۰۰ هزار تومن. ده روز دمو هم می‌تونید بگیرید تست کنید اول کار :)

البته هیچکدوم از ابزارهای بالا، مثل جیرا (Jira) نمی‌شن. ولی نصب و راه‌اندازی و آموزش و ... جیرا، به مراتب طولانی‌تر از موارد اشاره شده‌اس. و برای شروع، پیشنهاد نمی‌شه.
مخصوصا اگر بخوایم از جیرای رایگان! استفاده کنیم که دیگه واویلا!


- ارتباطات / مستندسازی:

Flock

اگر فارغ از صحبت روی تسک، نیاز به مستند سازی گفتمان‌ها دارید، این ابزار رو پیشنهاد می‌دم.
قابلیتهایی مثل چت، ویدیو کال، اشتراک فایل، تودولیست، و گزارش‌گیری، و یکپارچگی با ابزارهای متفاوت رو میتونید از این نرم‌افزار انتظار داشته باشید. در واقع جایگزینیه برای اسلکِ خدابیامرزِ تحریمی!



- مدیریت فایل:

Google drive

بدون شک، بهترین ابزار برای فضای ابری، گوگل‌درایوه. مهمترین مزیت رقابتی‌ش نسبت به سایر ابزار‌های دیگه‌هم اینه تقریبا اکثر فایل‌هارو می‌تونید رو خود درایو باز کنید. و خب یکپارچگیش با گوگل داکس هم مطرحه که واقعا بکارتون میاد. مخصوصا اگر مثل من، خیل عظیمی از کارتون با Excel درگیر باشه!

خداحافظی با FTP، سلام به Cloud :)


- جلسات:

تو این بخش، میخواستم یه ابزارِ خارجی و یه ابزارِ ایرانی رو معرفی کنم. ولی دیدم که ابزارِ ایرانی، بخاطر شیوع ویروس کرونا و تسهیل جایگزینی جلسات ویدیویی با حضوری، تمام قابلیت‌هاش رو فعلا رایگان عرضه می‌کنه. در همین راستا، شاید با استفاده از این ابزار، بتونیم ماهم ازشون حمایت کنیم!

روبرو
پرایسینگِ روبرو
پرایسینگِ روبرو

فکر می‌کنم تمام ویژگی‌ها تو عکس معلوم باشه دیگه :) اشتراک فایل، چت، اتاق اختصاصی جلسات و آدرس اختصاصی، ویژگی‌هاییه که از نرم‌افزارهای کنفرانس ویدیویی میشه انتظار داشت. ولی مهمترین نکته اینه که کیفیت به مراتب بالاتری از پیام‌رسان‌ها و ابزاری مثل WhatsApp داره. چرا که رویکرد مسنجر‌ها، کاهش حجم دیتا هستن و رویکرد ابزار مدیریت کنفرانس، کیفیته.


- مدیریت زمان:

Where I work
تقویمِ زمانی
تقویمِ زمانی

اینکه بدونیم کی می‌تونیم روی تیم حساب کنیم، هر نفر چقدر داره روی چه موضوعی کار می‌کنه و شیفت‌ها چه شکلین، اونقدر مهم هست که نیاز به استفاده از ابزار جداگونه داشته باشیم. خصوصا اگر بخوایم تیم‌هایی مثل پشتیبانی/اداری رو ریموت کنیم که بحث زمان، آنکال بودن و ... خیلی اهمیت داره.
نسخه رایگان این ابزار، تا حد زیادی، نیازهارو رفع می‌کنه.

Excel
Wait; Whaaaat?!
Wait; Whaaaat?!

اون دوستانی که به میزانِ کافی بدشانس بودن که با من کار کنن، می‌دونن که من سلطانِ استفاده نامتعارف از نرم‌افزارهای Office هستم :) چرا؟ چون ابزارگرایی باعث جلوگیری از چابکی میشه. یادمون باشه که فرآیند، خیلی خیلی خیلی مهمتر از ابزاره!

اکسل رو درواقع به دو دلیل اینجا اوردم:

  1. اگر نیاز به گزارشات و شیفت‌بندی و ... ندارید، خیلی راحت و ظرف ده دقیقه، می‌تونید همچین جدولی درست کنید و مجموع ساعت کاری رو حساب کنید. درگیر پروسه انتخاب و استفاده از ابزار هم نشدید :)
  2. توی این شرایطِ کرونایی (!)، حتی اگر مجبور به حضور فیزیکی تو سازمان هستید، سعی کنید از دستگاه‌های انگشتیِ ساعت‌زنی استفاده نکنید. عینِ این جدول رو درست کنید و بفرستید برای واحد مالی/کارگزینی/ منابع انسانی.

- مدیریت دانش:

ProProfs
امکانات نرم افزار
امکانات نرم افزار

این ابزار خیلی بیشتر به درد شرکت‌های نرم‌افزاری که دارن محصولات پیچیده توسعه میدن میخوره و معمولا آموزش، پشتیبانی، Manual و اینجور چیزا برای محصولاتشون نیازه. به همین خاطر قیمتش‌هم خیلی گرونه.
ولی خب، اگر نیاز به مستند سازی، آموزش و پشتیبانی در حد یک محصول دارید، نسخه رایگان این ابزار، کارتون رو راه میندازه.


- یک‌پارچه سازی:

Zapier

زَپیِر، سلطانِ یکپارچه‌سازی ابزارهای مختلفه. مثلا اگر دوست دارید وقتی تسکی تحت عنوان جلسه، توی نرم‌افزار مدیریت پروژه شما تعریف میشه، همزمان روی تقویم گوگلتون هم یادآور تنظیم شه، باید از زپیر استفاده کنید. البته هزاران یکپارچه سازی داره و صرفا به مدیریت پروژه و همکاری ریموت محدود نمی‌شه.


- بهره‌وری:

Rescutime
داشبورد
داشبورد

اگر شماهم مثل من، مشکلِ هدر دادن زمان دارید یا این مشکل رو توی هم-تیمی‌هاتون می‌بینید، حتما یه سر به این ابزار بزنید. تعریف و مدیریت زمان به ازای هر کار، گزارش‌گیری تو بازه‌های دلخواه، تعریف هدف و محدودیت، و قابلیت‌هایی از این دست، تا حد زیادی می‌تونه توی مدیریت زمان بهتون کمک کنه.



امیدوارم این مقاله، براتون کارساز بوده باشه. خیلی خوشحال می‌شم اگه ابزاری توی ذهنتون هست که من اینجا نیوردم رو توی کامنت‌ها معرفی کنید که هم من و هم بقیه، باهاش آشنا شیم.

اگر این مطلب رو دوست داشتید، لطفا با به اشتراک‌گذاریِ این مقاله، به سرِ کار نرفتنِ ما کمک کنید :)