اگر چند سالی ست صاحب یک کسب و کار و همه کاره آن خودتان هستید، یعنی به زودی با شکست مواجه می شوید. در ابتدای کار هر کسب و کاری، یک یا دو نفرِ موسس همه کارها را انجام می دهند. از بازاریابی تا فروش، تا کارهای مالی و پشتیبانی. طبیعی ست. اما به محض این که کسب و کار شما شروع به رشد کرد، باید کارها را به افراد شایسته واگذار کنید تا فرصت مدیریت و گسترش کسب و کار را داشته باشید. این یکی از گام های مهم خودکار سازی فرآیندها و سیستم سازیست.
سیستم سازی به معنی حذف تقریبا کامل وابستگی کسب و کار به مدیر کل، و خودکارسازی فرآیند ها در راستای افزایش حداکثری بازده با صرف کمترین وقت و انرژی ممکن است. چطور وابستگی کسب و کارتان را به خودتان حذف می کنید؟ با ساختن سیستمی که در آن هر کس کارهای مشخصی را به جای شما انجام می دهد، و شما با نظارت بر کلیت سیستم مشکل ها را شناسایی و حل می کنید، تا بازده همیشه رو به بهبود و سیستم رو به رشد باشد.
پیش از این که افراد را مشخص کنید، باید نقش ها را تعریف کنید و مسئولیت های هر نقش را ارجاع دهید. ارتباط هر نقش با سایرین نیز باید مشخص باشد. چه کارهایی در سازمان دارید؟
بسته به نوع کسب و کار شما، کارهایی که هر نقش باید انجام دهد متفاوت است، اما به هر حال باید در این چهار دسته بندی کلی جای بگیرد:
عملیات ها، بخش مالی، بازاریابی و افراد
فرض کنید کسب و کار شما اینترنتی باشد. یعنی این بخش های کلی را دارید:
البته این بخش ها در همه کسب و کارها مشترک هستند چرا که اینترنت و وب سایت ها بخش ضروری از دنیای امروز هستند، و همه کسب و کارها باید خود را با نیازهای امروز هماهنگ کنند، یا از رقابت حذف شوند. اما یک کسب و کار اینترنتی کارهای گسترده تر و دقیق تری در هر بخش انجام می دهد و شاید نیروهای متخصص تری نیاز داشته باشد.
فارغ از نوع کسب و کار، باید چارت سازمانی را با توجه به اهداف و اندازه کسب و کار، سود لازم برای پرداخت حقوق ها و سایر هزینه ها، و پتانسیل ها چارت را تعریف کند. در ضمن، هر چارت سازمانی برای بازه زمانی خاصی تعریف می شود. نیازی نیست 20 سال آینده را در نظر بگیرید.
پیش از تعریف چارت، به سوالات زیر پاسخ دهید:
این سوالات هدف ها، ساختار کلی، کارها و مسئولان را برای خود شما مشخص می کند.
نکته ای که باید در تعریف سمَت ها و مسئولیت های آنها به آن توجه داشته باشید، این است که عنوانی که برای هر سمَت انتخاب می کنید تاثیر بزرگی در نحوه برخورد افراد با مسئولیت هایشان دارد.
نکته دیگر استفاده از عناوینی چون "ارشد" است که احساس برتری و امنیت شغلی کاذب به شخص می دهد. هم چنین، فرهنگ سازمانی ناخوشایندی می سازد که در آن نگاه بالا به پایین و رفتارهای رئیس مأبانه رایج می شود.
نام هر سمَت را با توجه به هدفی که دارند و انتظاری که شما از آنها دارید انتخاب کنید. لزومی ندارد حتما از عنوان های موجود استفاده کنید. می توانید به جای "مدیر فروش" بگویید "مدیر کل سودآوری". یعنی فردی که این سمت را به او می دهید، به دنبال فروش نیست، به دنبال تولید سود است. یعنی پیشرفت فروش و سیر صعودی. بخشی از فروش شما تنها هزینه های کسب و کار را پوشش می دهد و اگر در همین حد بمانید هیچ گاه رشد نخواهید کرد.
تعریف صحیح چارت را می توانید در این نوشته، که بخشی از سری مقالات سیستم سازی کسب و کار است، بخوانید: راهنمای تعریف چارت سازمانی و مسئولیت ها
