سیستم سازی فرآیندی بسیار مهم و گاهی دشوار است که در نهایت موجب می شود کسب و کار شما فارغ از حضور شما به کار خود ادامه دهد و افت بازده نداشته باشد. برای سیستم سازی موفق باید از تعریف و هدف گذاری کسب و کار شروع کنید و بدانید از چه مسیری می خواهید به چه مقصدی در کسب و کارتان برسید.
فرض کنید کسب و کارتان یک مجسمه است و شما مجسمه سازی هستید که می خواهد آن را بسازد.
پیش از هر چیز، آیا تصویری کامل و واضح از این مجسمه دارید؟ این تصویر باید روی کاغذ کشیده شده باشد، نه فقط در ذهن شما. شما باید انواع ابزارها را بشناسید و بدانید چطور از آنها استفاده کنید. باید مواد اولیه را نیز بشناسید و بدانید کدام در چه مرحله ای از ساخت مجسمه کاربرد دارد.
پس تصویر را در کنارتان گذاشته، ابزارها را می چینید و مواد اولیه را روی میز می گذارید. آیا توانایی های لازم برای ساخت مجسمه ای که در عکس می بینید را دارید؟ اگر پاسخ منفی ست، یعنی در ساخت مجسمه شکست می خورید. یعنی در مدیریت کسب و کارتان شکست می خورید و جزو 95 تا 97 درصد کارآفرینی می شوید که در 5 سال اول شکست خورده و کنار می روند.
پس از این که تمام ابزار ها و مواد اولیه را شناختید و توانایی های لازم را کسب کردید، آیا می توانید روزی 500 مجسمه بسازید؟ خیر. پس یاد می گیرید که چطور یک تیم را اداره کنید، تجربه های خود را و نحوه کار را با تمام جزییات می نویسید، تیمی از افراد کارآمد تشکیل می دهید، آنها را با استفاده از راهنمایی که نوشته اید آموزش می دهید، و کار را به آنها می سپارید.
به این کار سیستم سازی می گویند. وقتی موفقیت های مورد نظر را کسب می کنید، روش رسیدن به آن را با تمام جزییات می نویسید تا بتوانید آن را بهبود داده و بارها تکرار کنید. در نتیجه، علاوه بر وظایف و فرآیندهای کاملا مشخص، نتیجه هایی قابل پیش بینی نیز خواهید داشت.
دقت داشته باشید، فرآیندهای ناکارآمد را نیز می توان سیستم سازی کرد، و در نتیجه آن می توانید سیستمی ناکارآمد داشته باشید که نتایج بدی را به صورت پیش بینی شده به شما می دهد. به همین دلیل مهم است که ابتدا به موفقیت برسید، و سپس فرآیندهای موفق را به سیستم تبدیل کنید.
هدف کلی از سیستم سازی کسب و کار این است که وابستگی آن را به خود حذف کنید، بازده را با سیر صعودی و ممتد بالا ببرید، نتایج را با تقریب بسیار خوبی پیش بینی کنید، و موفقیت ها را تکرار کنید.
ضعف های مدیریتی شما در ابعاد بسیار بزرگ تری در کسب و کارتان بازتاب می شوند. همان طور که در بخش پیش اشاره شد، برای این که کسب و کارتان ایده آل باشد، شما باید یک مدیر ایده آل باشید. توانایی های مدیریت را بیاموزید، ابزارهای لازم را بشناسید، و افراد مناسب را در تیم خود جمع کنید.
تعریف چارت سازمانی و نقش ها نیز اهمیت بسیار بالایی دارد. اگر افرادی که سیستم را می خواهید با آنها پیش ببرید، توانایی آن را نداشته باشند، مجددا شکست می خورید. لزوما نباید افرادی را استخدام کنید که تمام ویژگی های مدنظر شما را داشته باشند، اما باید پتانسیل یادگیری آنها را داشته باشند.
با استفاده از دفترچه راهنما یک بار تمام روندها را برای آنها توضیح دهید، آموزش های لازم را در اختیارشان قرار دهید، و بعد نتایج را ببینید. نتایج هیچ گاه دروغ نمی گویند و از طریق آنها می توانید ضعف های سیستم کسب و کارتان را بیابید.
آیا چنین چیزی ممکن است؟ بله. با در نظر گرفتن و انجام مراحل زیر:
این گام ها، مراحل قبل و بعد از سیستم سازی را نشان می دهند. همین طور که می بینید، تا روال های کارآمدی برای جذب و حفظ مشتری، فروش و کسب درآمد نداشته باشید، سیستم سازی کاربردی ندارد.
موفقیت های کسب و کار باید قابل تکرار و پیش بینی باشند. با سیستم سازی بخش های ناکارآمد را شناسایی و تصحیح، و بخش های کارآمد را تکثیر می کنید. گستردگی این مفهوم بیش از آن است که در اینجا بتوان درباره آن سخن گفت، اما در سری آموزش سیستم سازی کسب و کار می توانید همه چیز را راجع به آن بیاموزید.
