در مورد نرم افزار بی پی ام اس (BPMS) بیشتر بدونیم ?

عبارت Business Process Management System یا بصورت مخفف BPMS در واقع نرم افزاری برای اتوماتیک کردن و مکانیزاسیون فرآیند های سازمان است. به همین علت در برخی مواقع بجای کلمه‌ی System از واژگان دیگر مانند Software یا Suite نیز در آن استفاده می‌شود. موتورهای BPMS که در نرم افزارهای CRM بسیار کاربرد دارند، باید توانایی مدلسازی، طراحی، ویرایش و پیاده سازی تمام فرایندهای سازمانی در شرکتها و کسب و کارها را داشته باشند تا جمع آوری داده ها و تحلیل آنها با سرعت و دقت بیشتری انجام پذیرند.

تعاریف ابتدایی در مورد BPMS

برای آشنایی بیشتر با بی پی ام اس که مرجع معتبر گارتنر از آن به عنوان یکی از مهمترین تکنولوژی های کسب و کار یاد کرده، لازم است برخی از تعاریف و واژگان کلیدی آن تعریف شوند که آنها را بصورت خلاصه می توان اینطور بیان کرد:

Business Process Management

BPM بطور کلی به عنوان یک تکنیک، یک متد با چارچوب های مشخص و یک روش نظم دهنده برای ساده سازی عملیات ها و افزایش بهره وری شناخته می شود. در واقع BPM به عنوان یک روش کلی و BPMS یک نرم افزار و سیستم برای پیاده سازی آن تکنیک و روش کلی می باشند که نهایتا به کمک اتوماسیون با شناسایی، مدل سازی و بهبود فرآیندها، پروسه ها و روندهای کاری را بهینه خواهد کرد.

Intelligent Business Process Management System

BPMS هوشمند در واقع از منظر عملیاتی و واقع بینانه به بهینه سازی فرآیندها نگریسته و برای بهبود مجموعه ای از فرآیندهای بهینه شده سازمان تلاش میکند.

Business Process Model & Notation

مجموعه ای از استانداردها و علامت ها برای استفاده ی BPMS بوده که به کمک این زبان می توان فرآیندها را به صورت چرخه کاری، اتوماسیون و مدلسازی کرد تا در ابزارهای BPMS مورد استفاده قرار گیرند.

استانداردهای دیگری در رابطه با BPM ها وجود دارد که توسط کنسرسیوم  WFMC  یاWorkflow Management Coalition توسعه یافته اند و به طور مختصر بدین صورت هستند:

کاربردهای نرم افزار BPMS در سازمان‌ها

راهکار های متنوع این موتور قدرتمند در صنعت و مجموعه های کارگاهی و همچنین در سیستم های دولتی به منظور بهبود فرآیندهای مدیریت درخواستهای ارباب رجوع، پیگیری مکاتبات، مدیریت پرونده ها و پروژه ها و یا مدیریت ریسک بر این سازمانها پوشیده نیست. اما مهمترین کاربرد این سیستم، در کسب و کارها و مجموعه های به‌روز تر با اندازه متوسط به بالا، نمایان می شود. ممکن است بعضا میان دو عبارت BPMS و Sharepoint شباهتهایی منظور شود که در مقالهتفاوت CRM، شیرپوینت و BPMS به این مساله پرداختیم.

مزایای نرم افزار بی پی ام اس چیست ؟

از دیگر مزایای سیستم های BPMS میتوان به این موارد اشاره کرد:

• تولید نرم افزارهای مخصوص سازمانی با هزینه کم
• اتوماتیک و مکانیزه کردن فرایندهای تجاری شرکت‌ها
• حذف امور تکراری و تصمیم گیری هوشمندانه ی سیستمی؛ افزایش بهره وری
• نظارت بر چرخه های کاری و گردش امور به صورت مکمل با نرم افزار CRM
• یکپارچه سازی نرم افزارهای مختلف و مدیریت آنها
• گزارش گیری و بهره گیری از هوش تجاری با ارائه گره های مشکل زا در فرآیندها
• افزایش راندمان و بازده، سرعت و دقت گردش کار، رضایت مشتریان و کارمندان
• حذف منابع فیزیکی و هزینه های اضافی با قابلیت ایجاد فرآیندهای متنوع و بروزرسانی ها
• بهبود گردش کارها، الکترونیکی شدن فرمها، افزایش بلوغ سیستم و همگام سازی با CRM و ERP  (مقایسه نرم افزارهای CRM و ERP را بخوانید )

در پایان پیشنهاد میکنیم نسخه کامل مطلب معرفی نرم افزار BPMS را در بلاگ پیام گستر مطالعه کنید.