تنها دغدغه و تمرکز شما تولید محصولات باکیفیت یا ارائه‌ی سرویس رقابتی در بازار است تا کسبوکارتان موفق شود. اما وصول مطالبات یا بهتر است بگوییم روند صدور فاکتور و پرداخت‌های مشتریان نیز به همان اندازه مهم و جدیست؛ چراکه پرداخت به‌موقع فاکتورها - چه فاکتور آنلاین و چه عادی- میتواند چرخ کسبوکارتان را به‌راحتی بچرخاند.
فاکتور تنها یک رسید ساده که قیمت کل در انتهای آن نوشته می‌شود، نیست! بلکه سندی حرفه‌ای است که عملیات فروش یا حتی خداحافظی شما با مشتری را نشان می‌دهد. هر چقدر این خداحافظی حرفه‌ای‌تر و اصولی‌تر باشد، قطعاً نام تجاری شما ماندگارتر خواهد شد.
ممکن است با خود بگویید که مگر فاکتور چیزی غیر از همان فرمت تأیید‌شده‌ی وزارت دارایی است؟ فاکتور مدرن و حرفه‌ای، دیگر چیست؟ حقیقت این است که در پسِ تولید و طراحی فاکتور، تلفیقی از علم و هنر نهفته است که میتواند با سبک خاص خود مصرف‌کننده را نسبت به خدمات شما مشتاق‌تر کند. شاید اگر بخواهیم نمونه‌ای از این تعریف بیاوریم، بهتر است به صدور و ارسال فاکتور آنلاین برای مشتریان اشاره کنیم.
فاکتور آنلاین به همان میزان که میتواند روند ارسال و پیگیری و وصول مطالبات را آسان و سریع کند، اعتبار کسبوکار شما را نیز ارتقاء می‌دهد.
اما ویژگی‌های فاکتور آنلاین چیست و چطور میتواند برندینگی برای کسبوکار شما تلقی شود؟ برای رسیدن به پاسخ، باما باشید.
1-اطلاعات تماس خود را دقیق بنویسید
ممکن است مشتری که فاکتور شما را دریافت می‌کند، بنا به هر دلیلی بخواهد با شما تماس بگیرد. ممکن است سؤالی درباره‌ی شرح فاکتور یا نحوه‌ی پرداخت یا شرایط و ضوابط فاکتور داشته باشد؛ بنابراین لازم است که اطلاعات دقیق و کاملی در اختیار او قرار دهید. شماره‌ی تماس، ایمیل، نشانی کامل پستی و حتی زمان‌های برقراری تماس نیز میتواند در این بخش قرار گیرد.این بخش بسیار مهمی است که غالباً در فاکتورهای آنلاین فراموش می‌شود و یا تنها با ذکر آدرس سایت، فاکتور برای خریدار ارسال می‌شود.
2-کد سفارش یا کد کالا و خدمات را درج کنید
بسیاری از کسب‌و‌کارها این اشتباه را مرتکب می‌شوند که اصلاً به کد خدمات یا محصول درج‌شده در فاکتور توجه نمی‌کنند. این اتفاق سرآغاز مشکلات است. شما باید توضیح صحیح و دقیقی دربارۀ نوع خدمات و محصولات خود، به مشتری ارائه دهید. این توضیح میتواند در یک کد خلاصه شود.
سعی کنید سردرگمی خریدار را کم و کمتر کنید. به‌جای آنکه برای ارتباطات بعدی ساعت‌ها وقت بگذارید، خدمات خود را دسته‌بندی و تعریف کنید و برای هریک از آن‌ها کدی اختصاص دهید. این کد به‌عنوان مرجعی ساده در پروسه‌ی پیش‌فاکتور، عقد قرارداد و صدور فاکتور نهایی به شما و مشتری کمک می‌کند تا آنچه انجام می‌دهید و به دست می‌آورند شفاف، پذیرفتنی و مستمر باشد.
3-فاکتور را حرفه‌ای پیگیری کنید
نحوه‌ی پیگیری شما یا همکارانتان پس از صدور فاکتور یا پیش از آن بسیار مهم است. شاید بگویید بهتر است از افرادی در این بخش استفاده کنم که روابط عمومی قوی دارند و می‌دانند چطور و با چه زبانی با مشتری صحبت کنند. بله، به‌هرحال این یک امتیاز ارزشمند برای کسبوکار شماست. اما ما در بحث صدور و مدیریت فاکتور آنلاین، بر آن بخشی تأکید داریم که پیگیری فاکتورها را هوشمندتر، آسان‌تر و دقیق‌تر از نیروی انسانی انجام می‌دهد.
اگر روزانه حجم زیادی فاکتور صادر می‌کنید، روش‌های سنتی جواب نمی‌دهد. شما باید بتوانید در لحظه از تعداد فاکتورهای در انتظار پرداخت و فاکتورهای پرداخت‌شده مطلع شوید. این توانایی به شما کمک می‌کند که تصمیم‌های دقیق‌تری برای کسبوکار خود داشته باشید.
داشبوردهای صدور و آرشیو فاکتور آنلاین، ارتباط با مشتریان و پیگیری‌های بعدی را ساده و مدرن می‌کند و تصمیمات و نظارت شما را از روند وصول مطالبات و فاکتورها دقیق‌تر می‌نماید.
4-یادداشت، در فاکتور اضافه نیست، بلکه اثربخش است
ممکن است احساس کنید که نوشتن برخی توضیحات و یادداشت‌ها در فاکتور اضافه است و خریدار به آن توجهی نخواهد کرد. اما اصلاً این‌طور نیست. شما باید در یک سند علاوه بر دریافت پول از مشتری، او را به خود وفادار کنید. بنابراین بهتر است به‌جای ادبیات خشک رایج فاکتورها، از عبارت، کلمات ساده و تعاملی استفاده کنید. آوردن برخی از تخفیفات فعلی و آینده‌ی خود، همچنین ذکر امتیاز خوش‌حسابی یا خرید مجدد، میتواند مشتری را همراه و وفادار کند.
مأموریت کلی کسبوکار شما باید بر ایجاد ارتباط مؤثر با کاربر و خریدار متمرکز باشد. این ارتباط باید چه در بخش معرفی، چه در مرحله‌ی فروش و چه در خداحافظی پیوسته رعایت شود.
5-برندینگ فرای درج لوگو در فاکتور است
ابداً نمی‌خواهیم بگوییم که لوگوی شرکت شما بی‌اهمیت است. بلکه می‌خواهیم بگوییم فقط درج لوگو نیست که در فاکتور ضروری است. شما باید به نوع قالب، نحوه‌ی طراحی، رنگ‌بندی، شعار یا عبارات اصلی و نهایتاً هویت تجاری خود در صدور فاکتور آنلاین نیز دقت کنید.
از کنار این عناصر کوچک اما اثربخش، به‌سادگی نگذرید.گسترش پیام تجاری، افزایش تعامل مشتریان و فروش شما، با همین اشکال به‌ظاهر ساده، اما مهم، رقم می‌خورد.
6-توضیحات دقیق محصول در فاکتور، مشتری را راضی می‌کند
حتماً از مشتریانتان شنیده‌اید که: «این شرح فاکتوری که نوشتید دقیقاً یعنی چه؟» این سؤال یک مشتری علاقه‌مند به خدمات شماست؛ چون ممکن است همان توضیحات مبهم، مشتری دیگری را به‌کل از شما دور کند.
بهتر است از همان شیوه‌ای استفاده کنید که در بخش مربوط به درج کد محصول و خدمات یاد کردیم. مشتری باید درک دقیقی از ماهیت خرید خود داشته باشد: از اندازه، تعداد و شرایط آن. مانند تخفیف مالیات متعلقه و نظایر آن.دانایی شرط اول در معامله است. پس لطفاً این مسئله را در صدور فاکتور آنلاین لحاظ کنید.
صحت و دقت در نگارش توضیحات محصول یا خدمات در فاکتور، درواقع کاهش اختلافات و سهولت پرداخت و پیگیری را به همراه دارد.
7-پرداخت را برای خریدار آسان کنید
هدف اصلی فاکتور دریافت پول از مشتری است. کسبوکار شما با همان دقایقی می‌گذرد که خریدار اراده می‌کند از شما خرید کرده و در ازای آن وجهی را پرداخت کند. شما تلاش می‌کنید که همه‌چیز ساده و راحت در اختیار مشتری قرار گیرد؛ اما اگر پله‌ی آخر (دریافت پول) سخت شود، مطمئن باشید که تمامی کارهایی که انجام داده‌اید، بی‌نتیجه می‌شود.
یکی از مزایای خرید آنلاین، فاکتور آنلاین یا هر معامله‌ای در بستر آنلاین، سهولت در پرداخت است. کاربر با یک کلیک می تواند وجه را انتقال دهد. شاید به نظرتان بسیار سخت و پردردسر باشد؛ چون می‌بایست برای داشتن یک درگاه اینترنتی که مشتری بتواند مبلغی به حسابتان واریز کند، پروسه‌های قانونی و بانکی زیادی را طی کنید.
اما سرویس‌های پرداخت و دریافت پول مانند پی‌پینگ، این بخش را به‌آسانی برای کاربران چه یک فریلنسر باشند و چه شرکتی بزرگ، مدیریت می‌کند. اتصال فاکتور آنلاین به این سرویس دریافت پول را سریع و آسان می‌کند.
