دبیرخانه یکی از واحدهای عملیاتی است که در شرکتها و سازمانهای بزرگ می تواند یک حوزه و دفتر کاری مستقل با چند کارمند و مدیر داشته باشد مسئولیت کنترل و ثبت انواع مکاتبات عادی و محرمانه وارده و صادره را برعهده دارد. این مسئولیت معمولا برعهده مسئولین دفاتر می باشد. دبیرخانه در واقع دروازه اصلی ورود و خروج مکاتبات رسمی با مجموعه های خارج از سازمان است و مسئولیت کنترل کیفی محتوای املایی نامه ها، استفاده از سربرگهای مناسب، شیوه های ارسال متناسب با مکاتبه، شماره گذاری صحیح ، قابل ردیابی بودن، کنترل امضای مجاز و رسیدن نامه به گیرندگان را برعهده دارد. این واحد وظیفه ثبت و مدیریت مرسولات در شرکتها و سازمانها را برعهده دارد و پاسخگوی ارباب رجوع، براساس مکاتباتی که با سازمان دارند و پیگیری کننده نتیجه انجام کارها و ارسال کننده پاسخ به سازمانها و افراد در قالب نامه های صادره می باشد. در این مقاله دبیرخانه سنتی و دبیرخانه مکانیزه (نرم افزار دبیرخانه) بررسی می کنیم و به سوالات مطرح شده در باره این دو پاسخ می دهیم.
مسئول دبیرخانه نقش بسیار مهمی در یک شرکت یا سازمان ایفا می کند و چنانچه تعداد مکاتبه های یک سازمان یا شرکت زیاد باشند، به صورت تمام وقت درگیر ثبت نامه های وارده و ارسال نامه های صادره خواهد بود. در نتیجه استفاده از نرم افزار دبیرخانه میتواند در وقت صرفه جویی و روند کار را سرعت می بخشد، با استفاده از این نرم افزار یک یا چند تیم کاری اداری می توانند اطلاعات نامه های وارده و صادره سازمان را در دفاتر ثبت الکترونیک وارد نموده و آنها را با استفاده از اتوماسیون اداری در کارتابلها به گردش درآورند. شماره گذاری نامه ها به صورت خودکار انجام می شود و خطای انسانی وجود نخواهد داشت. سطح دسترسی افراد مختلف براساس سطح محرمانگی می تواند متفاوت باشد که در پیاده سازی نرم افزار باید مدنظر قرار گیرد.
برخی از ویژگی های نرم افزار دبیر خانه به شرح زیر است:
۱.عدم نیاز به دفتر اندیکاتور چاپ شده
۲.عدم نیاز به دفتر اندکس
۳. عدم نیاز به دفتر ارسال مرسلات
۴. ارسال ساده نامه ها
۵. ثبت ساده نامه های وارده
۶. ثبت ساده نامه های صادره
