نگهداری حجم انبوه و رو به تزاید اسناد، مدارک و پرونده ها یکی از چالش های بزرگ در سازمان ها و ادارات است. از طرف دیگر، سرعت فوق تصور تولید اطلاعات که عمدتا به شکلی دیجیتالی نگهداری می شوند، ابعاد مشکل یاد شده را فراتر از حدی می برند که دیگر مشکل بتوان با روش های ناکارآمد سنتی بر آن غلبه یافت.
خوشبختانه فناوری اطلاعات و ارتباطات در قالب سیستم های سخت افزاری و نرم افزاری امروزه پاسخی مناسب برای معضل مدیریت و نگهداری اطلاعات و تشکیل پایگاه دانش فراهم آورده اند. بگونه ای که به کمک این سیستم ها می توان اطلاعات این دارایی ارزشمند را بصورتی حفاظت شده و امن ذخیره سازی و طبقه بندی نمود و برحسب اصول سازمانی بصورتی مناسب بازیابی نموده و در اختیار افراد ذیصلاح قرار داد.
نرم افزار مدیریت اسناد تحت وب پیوست از موفقترین نرم افزارهای آرشیو و بایگانی اسناد ایران است که توانسته موفقیت های چشمگیری در امر مدیریت اسناد سازمانی، سازماندهی اطلاعات، تشکیل پایگاه دانش و بایگانی مدارک، در سازمان های بزرگ و کوچک کسب کند و این موفقیت به مدد سالها تجربه، تحلیل، ساختار منسجم و انتخاب فن آوری مناسب در پیاده سازی این محصول بدست آمده است.
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست ، به صورتی طراحی شده است که بتواند مستقل از نرم افزارهای دیگر پیاده سازی شود ، در عین حال این نرم افزار به عنوان مرکز نگهداری اسناد در ساختار ERP ، کلیه اسناد سازمانی مرتبط با نرم افزار های حسابداری ، بازرگانی داخلی و خارجی ، اموال و دارایی های ثابت ، پیمان و قراردادها ، پرسنلی و کارگزینی و اتوماسیون اداری پیوست را طبقه بندی نموده و نگهداری می نماید.
نرم افزار مدیریت اسناد پیوست با توجه به ویژگیها و امکانات آن در دو شاخه کاربردی مدیریت اسناد (شامل تعریف انواع اسناد و فرم های سازمانی، مدیریت چرخه تولید، تایید و نگهداری سوابق با کاربردهایی نظیر تولید اسناد فنی و نقشه های مهندسی، فرم های اداری در گردش) و بایگانی اسناد(شامل تعریف ساختار آرشیو اسناد، تعیین کلاسه بندی، ابزارهای ورود انبوه ، روش های اتوماتیک تبدیل اسناد فیزیکی به اسناد الکترونیک، امکانات جستجو و گزارش گیری و راکد کردن اتوماتیک اسناد بر اساس طول عمر مشخص شده) ارائه می گردد.
نرم افزار آرشیو و بایگانی اسناد پیوست ، می تواند با استفاده از وب سرویس یا ارائه API به انواع نرم افزارهای دیگر تحت وب یا ویندوز سازمان متصل شده و نگهداری کننده اسناد و مدارک آنها در قالب یک نرم افزار (DMS(Document Management System توسعه یافته باشد. این اتصال یکدست بودن و انسجام و یکپارچگی نرم افزارها را در سطح سازمان به ارمغان می آورد.
