نحوه نوشتن پروپوزال طراحی سایت ✔️

نحوه نوشتن درخواست پروپوزال برای توسعه وب و چرایی اهمیت آن

توسعه وب سایت از فعالیت هایی است که سوء تفاهم در آن ممکن است به همه چیز آسیب برساند. بنابراین توصیه می‌شود که قبل از شروع ساخت آن، درباره همه جزئیات با تیم توسعه نرم‌افزار خود صحبت کنید.
شما به یک RFP یا درخواست پروپوزال (طرح پیشنهادی) برای طراحی وب سایت خود نیاز دارید. با استفاده از RFP، مشکلات احتمالی را به حداقل خواهید رساند و دقیق ترین بازخورد و برآورد را از تیم توسعه دریافت می کنید. خب بهتر است به اصل مطلب بپردازیم. ما در این مقاله قصد داریم تعریف، هدف و مراحل نوشتن هوشمندانه ساختار RFP را برایتان روشن کنیم.

توسعه وب چیست؟

RFPهمان درخواست پروپوزال یا طرح پیشنهادی برای هر سرویسی است که شامل اطلاعات دقیق در مورد پروژه، از جمله بودجه و جدول زمانی می شود. همچنین، یک RFP اهداف، معیارهای کیفیت و پیش نیازهای پروژه یا محصول را نشان می دهد و این پیش نیازها را برای ارائه دهنده خدمات توصیف می کند.

برخی از مردم فکر می کنند که RFP ها شبیه ایمیل های عادی با شرح مشخصات پروژه هستند. اگر نیاز به سفارش یک دسته چاقو دارید، یک RFP می تواند یک ایمیل ساده باشد. اما این برای توسعه وب سایت کافی نخواهد بود. یک RFP در زمینه طراحی و توسعه وب سایت باید حاوی اطلاعات زیادی باشد.

بنابراین، نکات اصلی که باید در پروپوزال های توسعه وب سایت گنجانده شود، شامل موارد زیر است:

✔️ وسعت پروژه

✔️ زمان توسعه پروژه

✔️ هزینه توسعه

✔️موانع احتمالی

✔️ پیش نیازهای خاص

✔️زیرساخت فناوری و تجهیزات مورد نیاز برای ایجاد محصول

به عبارت ساده تر، RFP سندی است که تمام جزئیات پروژه، نتایج مورد نظر و اهداف توسعه، و همچنین تمام راه های ارتباطی که ممکن است هر یک از طرفین به آن نیاز داشته باشند را در بر می گیرد. RFPهای دارای ساختار مناسب و خوانا برای تصمیم گیری و ارزیابی منابع ضروری هستند.

توسعه یک وب سایت را نمی توان در عرض یک ساعت ارزیابی کرد. تیم توسعه باید تمام جزئیات را در نظر بگیرد زیرا ممکن است تأثیر قابل توجهی در نتیجه نهایی داشته باشد. به همین دلیل است که باید یک درخواست پروپوزال ایجاد کنید. با این کار هزینه های توسعه وب سایت با دقت و سرعت بیشتری برآورد می شود. علاوه بر این، یک RFPبه توسعه دهندگان این امکان را می دهد که بفهمند وب سایت شما باید چگونه باشد.

بیایید به آمارها نگاه کنیم

به عنوان مثال، طبق تحقیقات اخیر، تیم های توسعه معتقدند که مزایای اصلی چنین اسنادی موارد زیر است:

بهبود ذخیره سازی محتوا –۶۵ درصد پاسخ دهندگان

صرفه جویی در زمان – ۶۳ درصد پاسخ دهندگان

اتوماسیون کارهای دستی –۵۳ درصد پاسخ دهندگان

علاوه بر این، اکثر تیم ها از یک قالب RFPبرای ایجاد طرح های پیشنهادی استفاده می کنند. از دیگر بخش های محبوب می توان به خدمات گرافیکی و کتابخانه های محتوا اشاره کرد. بیش از ۸۰ درصد از پاسخ دهندگان معتقدند که چنین ابزارهایی به طور قابل توجهی بهره وری را افزایش می دهند و بسیار مفید هستند.

هدف از ایجاد RFP و اهمیت آن

همانطور که در بخش قبل خواندیم، یک RFPبه شرح مفصلی از پیش نیازهای کلی یا پیش نیازهای آینده یک وب سایت برای طراحی مجدد آن دلالت دارد. اگر از قبل یک وب سایت دارید و می خواهید به آن جان تازه ای بدهید، RFP به شما کمک می کند. هدف از RFP نمایش تمام ویژگی ها و خصوصیات وب سایت شما به تیم توسعه است.

درخواست پروپوزال به صرفه جویی در زمان شما کمک می کند، زیرا نیازی به صرف وقت در جلسات اضافی و کشف جزئیات پروژه خود ندارید. بنابراین، RFP یک گزینه مفید هم برای توسعه دهندگان و هم برای مشتریان است. علاوه بر این، هنگامی که شما در حال نوشتن یک RFPهستید، به طور عمیق ‌تری در پروژه خود فرو می‌روید، بهتر می‌فهمید به چه چیزی نیاز دارید، و خواسته‌های خود را با دقت بیشتری مطرح می ‌کنید.

یک سند RFP با ساختار مناسب به طور قابل توجهی ارتباط بین مشتری و شرکت توسعه را بهبود می بخشد، زیرا نه تنها داده های فنی، بلکه توانایی ها و قابلیت های هر یک از شرکت کنندگان در این فرآیند و انتظارات آینده مشتری را در نظر می گیرد.

تهیه یک RFP مناسب در موارد زیر تاثیرگذار است:

✔️زیرساخت فناوری و تجهیزات مورد نیاز برای ایجاد محصول به ارزیابی دیدگاه های مختلف توسعه محصول و تجربه تیم کمک می کند و بر این اساس، رویکرد بهینه توسعه انتخاب می شود.

✔️زیرساخت فناوری و تجهیزات مورد نیاز برای ایجاد محصول پیشنهادات فردی را بر اساس پیش نیازهای پروژه نظم می بخشد و نقش ها و حوزه های مسئولیتی را مشخص می کند.

✔️زیرساخت فناوری و تجهیزات مورد نیاز برای ایجاد محصول فرآیند توسعه، ایجاد شاخص هایی از عملکرد تیم و موفقیت محصول را به درستی و به شکلی واضح مستند می کند.

✔️زیرساخت فناوری و تجهیزات مورد نیاز برای ایجاد محصولبنابراین، از این طریق، تمام اطلاعات مهم را در یک مکان و جدول زمانی معین برای پیگیری کل فرآیند توسعه به دست می آورید.

چه زمانی به درخواست پروپوزال نیاز دارید؟

زمانی که می‌خواهید یک وب ‌سایت جدید ایجاد کنید یا وب‌سایت فعلی خود را بهبود ببخشید و آن را باز طراحی کنید، اما هنوز ارائه‌دهنده ای برای این خدمات پیدا نکرده‌اید، RFP یک گزینه ایده‌آل است. با این حال، حتی اگر قبلاً شرکت توسعه را انتخاب کرده اید و می دانید که می خواهید پروژه را به چه شرکتی بسپارید، درخواست پروپوزال این امکان را فراهم می کند که همه گزینه ها را در نظر بگیرید.

RFP در حیطه توسعه وب سایت، راه را برای ایجاد روابط بهتر با یک شرکت توسعه نرم افزار هموار می کند. این شرکت خواسته های شما را دنبال می کند، پیشنهادات شما را با دقت اجرا می کند و همه چیز بسیار سریع تر انجام می شود و شما به عنوان یک کارآفرین بسیار خوب می دانید که زمان بسیار ارزشمند است، بنابراین فرآیند توسعه باید در اسرع وقت آغاز شود.

اگر با یک پروژه بزرگ و پیچیده که بودجه کاملاً مشخصی دارد سروکار دارید، RFP بهترین راه حل است. چه این پروژه یک برنامه تحت وب باشد و چه یک برنامه تلفن همراه، برای اینکه در چارچوب هزینه ها قرار گیرد، باید دستورالعمل های ساختاریافته ای برای توسعه ، لیستی از پیش نیازها و اهداف و غیره داشته باشید.

چنین اسنادی به انتخاب سریع تیمی از متخصصان کمک می کند و کسانی را که مهارت یا تجربه فنی لازم را ندارند کنار گذاشته می شوند. علاوه بر این، این اسناد برای تعریف بهتر مشخصات پروژه و تعیین اولویت ها مفید هستند.

RFP توسعه وب سایت و شرح فنی: تفاوت ها

این احتمال وجود دارد که درخواست پروپوزال به راحتی با شرح فنی (TD) اشتباه گرفته شود. برخی از خوانندگان ممکن است RFPرا نسخه کوتاهی از TD در نظر بگیرند، اما تصور اشتباهی است. بیایید تفاوت آنها را متوجه شویم.

درخواست پروپوزال شامل شرح پروژه، شرایط پروژه، بودجه آن، مهلت‌ انجام و ... است. هدف اصلی آن دریافت برآورد دقیقی از شرکت توسعه و پیشنهاد تجاری آن است. اما شرح فنی سندی است که با یک ارائه دهنده خدمات خاص تنظیم شده و شامل شرایطی می شود که از قبل بین دو طرف توافق شده است.

هدف اصلی RFP فقط آگاه سازی نیست، بلکه قرار دادن مخاطب در معرض زمینه توسعه و متقاعد کردن خوانندگان است. همچنین، چنین اسنادی دارای سطح متعادلی از جزئیات و حداقل اطلاعات فنی هستند. در عین حال، TD دقیق ترین سند فنی است، زیرا کیفیت توسعه پرژه به جزئیات آن بستگی دارد.

بنابراین TD و RFPاهداف متفاوتی دارند و باهم یکسان نیستند. TDپس از مذاکرات اولیه استفاده می شود، در حالی که RFPبرای ارائه دهندگانی که حتی پروژه شما را تا به حال ندیده اند نیز ارسال می شود.

نحوه ایجاد یک RFP برای طراحی وب سایت: مراحل و قالب

اکنون باید به سوال "چگونه یک RFPبرای وب سایت خود ایجاد کنیم؟" پاسخ دهیم. یک RFPبرای طراحی و توسعه وب می تواند به سرعت ایجاد شود، به خصوص زمانی که فرم کلی آن را می دانید. در این قسمت مراحل نحوه نوشتن RFPوب سایت را پوشش خواهیم داد.

یک نمای کلی از کسب و کار خود اضافه کنید

برای شروع، تاریخچه کسب و کار خود و آنچه در این کسب و کار به مردم ارائه می دهید را شرح می دهد. شرکت توسعه نرم‌افزار زمانی که با کسب‌وکار شما، ویژگی‌ ها و قابلیت‌ های آن بیشتر آشنا ‌شود، ممکن است ایده‌ های شما را بهتر درک کند. علاوه بر این، حتی اگر به تازگی کسب و کار خود را راه اندازی کرده اید، برنامه ها و وضعیت فعلی بازاریابی خود را برای آنها شرح دهید، این کار نقش مهمی را در توسعه بهتر وب سایت شما ایفا می کند.

بخش نمای کلی را مختصر اما مفید بنویسید تا توسعه دهندگان بتوانند ارزش های شما را درک کنند و با تفاوت های ظریف و اساسی کسب و کار شما آشنا شوند.

پروژه خود را شرح دهید

در اینجا شما باید به تمام جزئیات وب سایت جدید خود (یا طراحی مجدد آن) توجه زیادی کنید. اگر قرار است یک وب سایت جدید ایجاد کنید، توضیح دهید که این وب سایت چه ویژگی هایی باید داشته باشد و شما آن را چگونه می بینید. شرح پروژه یک بخش اصلی در درخواست پروپوزال برای طراحی وب محسوب می شود و به توسعه دهندگان احتمالی شما می گوید که از‌ آنها می خواهید چه چیزی را اجرا کنند.

مخاطب هدف خود را توصیف کنید

این نکته نیز حیاتی است زیرا تیم توسعه باید مخاطب هدفی را که از وب سایت شما استفاده می کند بشناسد.
لیست ویژگی های اصلی، پارامترهای دسترس پذیری، ظاهر و رابط کاربری و... محصول به مخاطب هدف بستگی دارد.
علاوه بر این، تمام تلاش های بازاریابی بر اساس ویژگی های مخاطب هدف و نیازهای آن ساخته می شود. هر چه داده های مربوط به آن دقیق تر باشد، محصول در آینده بهتر تبلیغ می شود و با دقت بیشتری نیازهای کاربر را برآورده می کند.

بنابراین، قبل از نوشتن یک RFP باید تحقیق کنید زیرا اگر مخاطب مناسب را هدف قرار دهید، شانس موفقیت خود را افزایش داده اید. درک مخاطب هدف به توسعه دهندگان و طراحان UX/UIکمک می کند تا رویکرد مناسبی را برای توسعه و طراحی انتخاب کنند.

اهداف خود را مشخص کنید

تعیین کنید که می خواهید با یک وب سایت جدید یا بهبودیافته به چه اهدافی برسید. چه چالش هایی وجود دارد و چگونه پروژه شما ممکن است به مخاطبان هدف در مقابله با این چالش ها کمک کند. هرچه اهداف واضح تری داشته باشید، شانس موفقیت پروژه شما بیشتر است.
بنابراین، به تعیین اهداف کسب و کار خود توجه کنید؛ به این ترتیب فرآیند شکل گیری عملکرد بهینه و حل مشکلات موجود را به میزان قابل توجهی ساده خواهید کرد.

دلایل طراحی مجدد وب سایت خود را مشخص کنید

اگر می‌خواهید وب‌سایت خود را ریدیزاین کنید یا بهبود بخشید، ابتدا نیازهای خود را شرح دهید، مطمئن شوید که توسعه‌دهندگان و طراحان می‌توانند آنها را با جزئیات بررسی کنند. همه بایدها و نبایدها در وب سایت خود و دلایل طراحی مجدد آن را مشخص کنید. چرا می‌خواهید وب‌سایت خود را ارتقا دهید؟ این دلایل می توانند شامل عدم جذب مخاطب، قدیمی بودن، یا فقدان برخی ویژگی‌ها باشد. این اطلاعات را به درخواست پروپوزال طراحی خود اضافه کنید.

جزئیات مورد نیاز برای یک وب سایت جدید را مشخص کنید

این نکته به شرکت طراحی سایت اجازه می دهد تا هزینه ساخت یا طراحی مجدد وب سایت را برآورد کند. انجام این کار ضروری است، بنابراین باید لیستی از ویژگی های اصلی یک وب سایت به همراه ویژگی های جانبی آن را تهیه کنید. همچنین، باید بدانید که به چه ویژگی هایی در طراحی نیاز دارید؛ محتوا و استراتژی سئو و سایر اطلاعات مرتبط را نیز ذکر کنید.

با این حال، ممکن است هنگام ایجاد برنامه ای برای وب سایت آینده خود و ویژگی های آن با موانعی روبرو شوید. بنابراین، شما باید شرکتی را برای رفع این مشکلات پیدا کنید که بتواند در استراتژی توسعه وب به شما کمک کند و رویکرد درستی را برای ایجاد وب سایت شما اتخاذ کند.

طراحی سایت مپ

ایجاد یک تجربه کاربری درست، نیمی از کار است. البته، این بدان معنا نیست که قبل از ارتباط با تیم توسعه، نیاز به ایجاد UXوب سایت خود داشته باشید. اما توصیه می شود که یک سری طرح و سایت مپ به صورت تقریبی از وب سایت خود ترسیم کنید. این سایت مپ باید شامل صفحاتی مانند تماس با ما، وبلاگ، نمونه کارها، درباره ما و ... باشد که معمولا در بسیاری از وب سایت ها موجود است.

بنابراین در مورد این موضوع فکر کنید، در صورت نیاز به هر گونه راهنمایی، متخصصان ما در پیشگامان دامنه فناوری همیشه به شما در طراحی مناسب این ساختار کمک می کنند.

جزئیات بودجه خود را مشخص کنید

جزئیاتی را برای بودجه خود ارائه دهید و توضیح دهید که در چه محدوده بودجه ای می توانید هزینه کنید. وقتی نوبت به برآورد دقیق برسد، تیم توسعه این جزئیات را در نظر خواهد گرفت. حتی اگر نمی دانید برای توسعه یک وب سایت جدید یا طراحی مجدد آن به چه مقدار پول نیاز دارید، شرکت از انتظارات شما آگاه می شود.

جدول زمانی پروژه را تعیین کنید

مشخص کنید که چه زمانی می خواهید یک پیشنهاد تجاری از یک شرکت توسعه دریافت کنید. همچنین، اگر تاریخ خاصی را برای راه اندازی وب سایت در نظر دارید آن را نیز ذکر کنید. اما فراموش نکنید که توسعه وب سایت یک فرآیند چند روزه نیست. بنابراین واقع بین باشید، کیفیت بالا با روند توسعه سریع ایجاد نمی شود.

و در نهایت، در پرسیدن دریغ نکنید. سوال کردن به این معنی است که شما می خواهید بیشتر بدانید، و هر جزئیات ممکن است نقش کلیدی در پروژه ایفا کند. بنابراین سوالات خود را در پایان RFP خود اضافه کنید.

بخش های متداول هر RFPشامل موارد زیر است

با خلاصه کردن تمام مواردی که در بالا گفته شد، می توانیم تعیین کنیم که بیشتر درخواست های پروپوزال توسعه وب سایت شامل چه مواردی می شوند.

نمای کلی پروژه و معرفی مختصر: این بخش اطلاعات کلی در مورد پروپوزال ارائه می دهد، و در این بخش است که اکثر مشتریان تصمیم می گیرند آیا به خواندن سند ادامه دهند یا خیر.

معرفی شرکت توسعه: در این بخش اطلاعات مختصری در مورد تجربه و تخصص این شرکت وجود دارد.

داده های مخاطب هدف: این یک بخش بسیار مهم محسوب می شود، زیرا بسیاری از مؤلفه های زیر را تعیین می کند. نیازهای کاربر مخشص می شوند و طراحی UI/UXمحصول شکل می‌گیرد، پیش نیازها تعیین می‌شوند و استراتژی‌های بازاریابی بر اساس نتایج تحقیقات مخاطب هدف ایجاد می‌شوند.

نمای کلی از وب سایت موجود (اگر مربوط به طراحی مجدد وب سایت باشد): شرح اجزای قدیمی، ضعیف، کاستی های آن و مزایای محصول موجود. به عبارت دیگر، این بخشی است که در آن وضعیت فعلی وب سایت و آنچه نیاز به توجه یا تغییر دارد مشخص می شود.

اهداف توسعه: وب سایت فعلی و جدید. در این بخش اهداف اصلی محصول تعیین و اولویت بندی می شوند.

کارکرد: ویژگی های لازم و مطلوب. ویژگی های لازم لیست شده در این بخش بر اساس نیازهای مخاطب هدف تعیین می شوند. همچنین، این بخش می تواند شامل ویژگی هایی باشد که بسته به بودجه به صورت اختیاری اضافه می شوند.

جدول زمانی و بازه زمانی تحویل: در این بخش تاریخ های مهم و جدول زمانی توسعه محصول به صورت واقع بینانه برای هر مرحله آورده شده است.

چیزهایی که باید از آنها اجتناب کنید

درخواست پروپوزال معمولا حاوی اطلاعات زیادی است، بنابراین گم شدن در بین این اطلاعات بسیار آسان است. البته چنین سندی باید دارای ساختار منطقی، محتوای مختصر و اولویت بندی داده ها باشد. گاهی اوقات دستیابی به این اهداف آسان تر است اگر علاوه بر آگاهی از مهم ترین مؤلفه ها، فهرستی را تهیه کنید و در آن مواردی که باید در RFP از آنها اجتناب کنید را مشخص کرده باشید.

اهداف مبهم و به هم ریخته

چه محصول شما یک سیستم نئوبانکینگ باشد و چه یک برنامه پارکینگ، اهدافتان باید واضح، دقیق و بر اساس نوعشان مرتب شده باشند. اهداف تجاری، اهداف پروژه و وظایف فنی باید به طور جداگانه فهرست شوند و در یک بخش باهم درآمیحته نشوند.

به این ترتیب، تخصیص زمینه های مسئولیت، کنترل عملکرد توسعه دهندگان و پیگیری دستاوردها آسان تر خواهد بود. زمانی که همه افراد درگیر در این فرآیند وظایف و اهداف خود را داشته باشند، توسعه سریع تر انجام می شود و شناسایی و رفع کاستی ها آسان تر است.

فقدان دستورالعمل های طراحی و دسترسی

شرکت های طراحی وب نه تنها با ظاهر محصول شما، بلکه با پیش نیازهای کاربردپذیری، تعامل و دسترسی به آن نیز کار می کنند. این پارامترها مستقیماً به مخاطب هدف و نیازهای آن بستگی دارد.

به همین دلیل است که نباید توصیه های متحصصان در زمینه طراحی و دسترسی محصول خود را بر اساس نیاز کاربر نادیده بگیرید. این امر در مورد نوع و اندازه فونت‌ها، تصاویر، دسترسی افراد با محدودیت‌های حسی یا سنی و غیره صدق می‌کند. اگر این موارد را در RFP ذکر نکنید، ممکن است در آینده با عدم تطابق بین انتظارات و بودجه مواجه شوید.

لیست مشکلات

هنگام طراحی مجدد، مقیاس‌بندی یا ‌بروزرسانی محصولات در حوزه فناوری، داشتن فهرستی دقیق از نکاتی که باعث ایجاد مشکل می‌شوند و نیاز به بهبود دارند بسیار مهم است.

این سند باید شامل مشکلات خاص و اغلب دلایل وقوع آنها باشد، به خصوص زمانی که تیم توسعه باید با عناصر خاص محصول شما سروکار داشته باشد. هرچه این داده ها دقیق تر باشند، تعیین اهداف، تخصیص مسئولیت ها و اولویت ها و ایجاد بودجه آسان تر است.

فقدان پیش نیازهای محتوا

محتوای متنی و گرافیکی یک وب سایت یا برنامه برای درک صحیح مخاطب از محصول ضروری است. بنابراین لازم است حداقل فهرست مختصری از پیش نیازهای آن در درخواست پروپوزال ذکر شود.

چه محتوا توسط مشتری ارائه شده باشد و چه توسط شرکت توسعه، بازهم یک عنصر حیاتی در طراحی رابط و تجربه کاربری است. بنابراین پیش نیازهایی مانند لحن صدا، سبک ارائه، روش ارتباط با مخاطب و ... باید مشخص شوند. علاوه بر این، افزودن پیش نیازهایی برای سیستم مدیریت محتوا نیز مفید است.

زیاد بودن داده ها گیج کننده می شود

با وجود اینکه داده ها اساس محبوبیت و موفقیت محصولات در حوزه فناوری هستند، اما نباید اطلاعات غیر ضروری را به RFPاضافه کنید. این کار می تواند تمرکز شما را از اهداف و وظایف اصلی منحرف کند.

بهتر است فقط داده هایی را انتخاب کنید که مستقیماً با پیش نیازهای کیفیت و هدف پروژه مرتبط هستند.

همچنین باید در مورد ساختار اطلاعات و پایایی آنها فکر کنید. داده ها بر گستردگی پروژه تأثیر می گذارند، بنابراین باید در این مورد دقیق باشید.

خلاصه ای مختصر

درخواست پروپوزال تنها یک سند فنی نیست، بلکه نوعی اطلاعیه در مورد یک پروژه است که به یافتن توسعه دهندگان کمک می کند. این سند باید حاوی اطلاعاتی در مورد مخاطب هدف، اهداف، الزامات فنی و تجاری و غیره باشد. این سند شرحی از پروژه است که خواننده را غرق اطلاعات درباره محصول پیش رو می کند.

RFP برای یافتن بهترین پیمانکار و توضیح تمام جزئیات ظریف محصول نوشته شده است. هرچه اهداف و پیش نیازهای محصول بهتر مشخص شود، شانس بیشتری برای یافتن بهترین توسعه دهنده وجود دارد.

با این راهنما، می‌توانید یک RFPنهایی برای طراحی و توسعه وب‌سایت بنویسید. با این حال، ممکن است هنوز با سؤالات زیادی روبرو شوید زیرا دنیای توسعه نرم‌افزار ثابت نمی‌ماند و همه چیز هر روز در حال تغییر است. اگر می خواهید مشکلات RFP خود را حل کنید، آن را برای ما ارسال کنید یا همین الان با ما تماس بگیرید، مشاوران توسعه کسب و کار ما آماده پاسخگویی هستند!