کمیته امداد هم مانند هر نهاد و سازمان بزرگ دیگری در کشور، برای تسهیل در پیشبرد اهداف خود به سازوکارهای اداری مختلفی نیاز دارد تا هم در صرف زمان صرفهجویی کند، و هم بهرهوری خود را با کاهش هزینهها ارتقا ببخشد. یکی از سازوکارهای حیاتی اتوماسیون اداری کمیته امداد سهولت در انجام وظایفی از جمله ذخیرهسازی و توزیع مستندات، نامهنگاریهای اداری، حضور و غیاب، پردازش اطلاعات و … برای مدیران و کارکنان آن سازمان است.
کمیته امداد امام خمینی بهدلیل ابعاد وسیع و هلدینگهای تابعه خود، به یک سیستم اتوماسیون اداری قدرتمند نیاز دارد که بتواند تمامی فعالیتهای اداری و دفتری این سازمان را تسهیل کند. سامانه اتوماسیون اداری، با استفاده از فناوریهای نوین، فرایندهای مختلفی از جمله ذخیرهسازی اطلاعات، بازیابی دادهها، نامهنگاری و تبادل اسناد را بهصورت مکانیزه انجام میدهد.
خودکارسازی فرایندها: تسهیل در انجام کارها با دقت بالا و زمان کمتر.
کاهش خطاها: افزایش دقت در انجام وظایف و کاهش اشتباهات انسانی.
افزایش امنیت اطلاعات: حفاظت بیشتر از دادهها و اطلاعات حساس.
بهرهوری بالاتر: کارکنان زمان بیشتری برای انجام کارهای مهمتر خواهند داشت.
مکانیزهکردن مکاتبات سازمانی: تسهیل در ارتباطات و نامهنگاریها.
آرشیو الکترونیک: ذخیرهسازی آسان و دسترسی سریع به اسناد سازمانی.
نسخه موبایل: امکان استفاده از سیستم از هر مکان و با هر اینترنتی.
اتوماسیون اداری آیکن، که بهنام نرمافزار فرزین نیز شناخته میشود، یک راهکار جامع برای سازمانهاست. این سامانه علاوه بر مدیریت فرآیندها و مکاتبات اداری، قابلیت اتصال به سایر نرمافزارهای سازمانی مانند حسابداری، حضور و غیاب، کارگزینی و انبار را دارد و یک سیستم یکپارچه و بدون کاغذ ارائه میدهد.
سیستم تحت وب: بدون نیاز به زیرساختهای جدید.
اتصال به نرمافزارهای دیگر: هماهنگی کامل با سایر سیستمها.
چت درونبرنامهای: امکان ایجاد کانال و گروه برای تبادل پیام و اسناد.
چارت سازمانی چندسطحی: دستهبندی واحدها و ارسال بخشنامهها به آسانی.
آموزش ساده و جامع: راهنماییهای واضح برای تمام بخشها و کاربران.
این سیستم بهدلیل سرعت و امنیت بالا، میتواند برای هر سازمانی بسیار مفید باشد و فرایندهای آن را بهطور چشمگیری تسهیل کند.
به منظور انتخاب بهترین گزینه در مورد اتوماسیون اداری کمیته امداد یا هر سازمان دیگری، بهترین کار استفاده از یک دموی رایگان است. بنابراین، پیش از سرمایهگذاری روی یک اتوماسیون اداری، میتوان از طریق دمو اتوماسیون اداری پی برد که آیا اتوماسیون مورد نظر با اهداف و ارزشهای این سازمان مطابقت دارد یا نه. به این ترتیب، شما میتوانید با خیال راحت و بر اساس آزمایشها و بررسیهای دقیق، اتوماسیون خود را انتخاب کنید و ریسکِ از دست دادن سرمایه خود برای اتوماسیونی که به دردتان نمیخورد را به کمترین حد برسانید.
کمیته امداد امام خمینی، مانند هر ارگان و سازمان بزرگ دیگری، برای مدیریت بهتر اطلاعات و اسناد خود، و همچنین به منظور تسهیل در کارهای اداری و ارتقای بهرهوری کارکنان خود، نیاز به یک سیستم اتوماسیون اداری بهروز و مبتکرانه دارد. اتوماسیون اداری کمیته امداد میتواند با ارائه امکانات فناورانه متعدد، کارهایی از قبیل نامهنگاریهای اداری، تبادل فایل و اسناد مختلف، ارتباطگیری کارکنان با یکدیگر، مدیریت و ذخیرهسازی اسناد و … را تسهیل کند. همچنین، این اتوماسیون با خودکارسازی بسیاری از فرایندهای اداری، در زمان و هزینه کارکنان صرفهجویی میکند و به این ترتیب کارآمدی و بهرهوری سازمان را ارتقا میبخشد.
