اداره موفقیتآمیز هر مؤسسه آموزشی در عصر فناوری نه تنها به تعدادی مربی مجرب، بلکه به مدیریتی هوشمند و توانمند از نظر فناوری نیز نیاز دارد. یک راه مطمئن برای دستیابی به مدیریت قوی و پیشرفته در یک مدرسه یا موسسه آموزشی، خودکار کردن فرآیندها با استفاده از اتوماسیون مدارس است تا با ارتباط و اشتراکگذاری اطلاعات در سراسر محیط آموزشی از طریق اتوماسیون، مدیریت را آسان کند.
ماموریت ما کمک به مؤسسات آموزشی برای دیجیتالی کردن و ساده کردن تمام فرآیند واحدها با بهرهمندی از اتوماسیون اداری مدارس از مرحله ثبت نام گرفته تا فارغالتحصیلان است. با استفاده از نرم افزار اتوماسیون مدارس دفتر مدیریت، مربیان، دانشآموزان و والدین به طور یکپارچه با یکدیگر همگرا میشوند و ارتباطات، مدیریت، عملیات و در نتیجه انجام امور را در یک مرکز واحد و پویا ساده میکنند.
نرمافزار اتوماسیون اداری مدارس ابزاری کارآمد برای مدیریت یکپارچه بخشهای اداری، آموزشی و انضباطی است که با ایجاد ارتباط منسجم بین این واحدها، فرآیندهای اجرایی را سادهتر و سریعتر میکند. این سیستم اطلاعات را در فضای ابری یا حافظه کامپیوتری ذخیره کرده و دسترسی به آنها را تنها با چند کلیک ممکن میسازد؛ در نتیجه نیاز به نیروی انسانی و فضای بایگانی فیزیکی تا حد زیادی کاهش مییابد.
از جمله مزایای این نرمافزار میتوان به دسترسی آسان به پروندهها، دریافت گزارشهای دقیق، ارزیابی عملکرد دانشآموزان و مربیان و همچنین اتصال به سامانههای پیامکی اشاره کرد. این ویژگی آخر امکان اطلاعرسانی خودکار نمرات، گزارشها و زمان جلسات اولیا و مربیان را فراهم میکند. در نهایت، اتوماسیون مدارس موجب افزایش دقت در مدیریت و تقویت ارتباط میان مدرسه و خانوادهها میشود.
دسترسی به دادههای مختلف هر کدام از واحدهای یک مدرسه و همچنین ارتباط آسان با اولیا و مربیان مهمترین ویژگی نرم افزار اتوماسیون اداری مدارس است. به طور کلی مزایای اتوماسیون اداری را میتوان بهصورت زیر خلاصه کرد.
– افزایش بهرهوری
اتوماسیون اداری مدارس با از میان برداشتن امور ساده و پیش پا افتاده و نظم بخشیدن به کارهای مربوط به سیستم مدیریت دانشآموزی و مدرسه بهرهوری مؤسسه آموزشی را بهبود می بخشد. در نتیجه اتوماسیون اداری به مدرسه یا موسسات آموزشی این فرصت را میدهد تا روی سایر رویدادهای مهم تمرکز کند.
– ارتباط شفاف اولیا و مربیان
اتوماسیون اداری مدارس ارتباط از راه دور والدین و معلمها را امکانپذیر میکند تا والدین بتوانند به طور منظم وضعیت تحصیلی فرزندان خود را بررسی کنند و از فعالیتها و عملکرد آنها در مدرسه مطلع شوند. ارسال پیامک با سیستم اساماس و ایمیلهای خودکار در رویدادهای مهم برای والدین منجر به شفافیت ارتباطات و ایجاد اعتماد بین والدین و موسسه میشود.
– پایداری منابع
استفاده از اتوماسیون اداری مدارس تا حد زیادی یک تغییر از انجام امور دستی به دیجیتال است که به معنای حذف استفاده از لوازم تحریر، کاغذ و تمام موارد مرتبط با روشهای سنتی انجام کارها یا بایگانی و نگهداری دادههاست. اتوماسیون مدارس در واقع گامی ظریف اما قابل توجه در راستای صرفهجویی در منابع طبیعی میتواند باشد.
– کاهش حجم کار
با نصب اتوماسیون مدارس بسیاری از وظایف روزانه مانند حضور و غیاب دانشآموزان و مربیان به طور خودکار توسط سیستم انجام میشود. همچنین به معلمان این امکان را میدهد که تکالیف را مدیریت کنند و کار را سریعتر و دقیقتر از طریق پورتال به دانشآموزان محول کنند و به این ترتیب تمرکز و کارایی بیشتری را در آموزش به ارمغان میآورد.
– پشتیبانگیری از دادهها و امنیت بیشتر
با نرم افزار اتوماسیون مدارس علاوه بر دسترسی آسان به دادهها، پشتیبانگیری، ارتقا و مقیاسپذیری دادهها هم تضمین میشود. از آنجایی که سیستم اتوماسیون معمولا مبتنی بر ابر است، خطر از دست دادن دادهها وجود ندارد. بنابراین پیگیری و ثبت مداوم سوابق تحصیلی و اداری متعدد را به عهده اتوماسیون اداری مدارس خواهد بود. با نگاهی گذرا به این نکات و مزایای استفاده از اتوماسیون مدارس میتوان دریافت که بهرهمندی از این مزایا به قیمت اتوماسیون اداری تحت وب میارزد.
استفاده از نرمافزار اتوماسیون اداری آیکن راهکاری مؤثر برای مکانیزهسازی مکاتبات اداری و ساماندهی امور مدیریتی در مدارس است. این نرمافزار امکان تعریف دسترسیهای دقیق بر اساس چارت سازمانی، تبادل مؤثر اطلاعات با اولیا و ارتباط یکپارچه بین واحدهای مختلف یک یا چند مدرسه را فراهم میکند. تمام کاربران بهصورت همزمان میتوانند از این سامانه استفاده کنند و همکاری بین بخشها را تسهیل دهند.
نرمافزار آیکن بر پایه زیرساخت BPMS طراحی شده و بهراحتی به دیگر سیستمهای مدیریتی متصل میشود. از مزایای آن میتوان به دریافت گزارشهای متنوع، آرشیو دقیق اسناد، تولید فرمهای سریع و امن، و مدیریت مؤثر واحدهای گوناگون اشاره کرد. همچنین امکان ایجاد گروه یا کانال گفتگو، تفویض و نظارت بر کارتابلها و حذف گردشهای تکراری اسناد، مدیریت داخلی مدارس را دقیقتر و سریعتر کرده است.
نرم افزار اتوماسیون اداری مدارس آی کن بر حسب نیاز نوع فضای آموزشی طراحی شده و مدیریت نامههای وارده، نامههای صادره، مکاتبات داخلی، بایگانی الکترونیکی، گردش مکاتبات و امور اداری و همچنین پیگیری و ردیابی مکاتبات و امور ارجاع شده را آسانتر کرده است. با ثبت درخواست دمو و دانلود رایگان نرم افزار اتوماسیون اداری و تست این سیستم میتوان ویژگیهای منحصر اتوماسیون مدارس را تجربه کرد. بهطور کلی مهمترین مزایای نرم افزار اتوماسیون اداری مدارس آی کن را میتوان به صورت زیر بیان کرد:
دسترسی به دادهها در زمان کوتاه
بهبود ارتباطات و رضایت کارکنان
مدیریت بهتر با استناد بر دادههای شفاف
انجام امور در زمان کوتاهتر و بازده دقیقتر
نظارت بر شاخص عملکرد کلیدی هر واحد
صرفهجویی در زمان و بهبود بهرهوری کارها
کاهش خطاها با انجام مکانیزه امور بهجای دستی
تجزیهوتحلیل و گزارشدهی بر اساس معیارهای عملکرد
شناسایی گلوگاهها در گردش کار و مدیریت فرآیند بهتر
حذف انجام امور بهصورت دستی و درنتیجه کاهش کاغذبازیها
شناسایی سریع هرگونه مشکل بالقوه و ارائه راهحل مناسب برای حل آن
نرم افزار اتوماسیون مدارس قابلیت اتصال به سامانهها و نرمافزارهای دیگر را دارد؛ به این معنا که اگر سیستمی در مدارس جاری و فعال باشد، امکان قرار گرفتن در زیرسیستم اتوماسیون مدارس را هم دارد. ازجمله زیرسیستمهای اتوماسیون اداری مدارس میتوان به دبیرخانه محرمانه، نرمافزار دبیرخانه، کارتابل همراه، نرمافزار چت سازمانی، آرشیو اسناد و مدارک، سامانه مرخصی و ماموریت، نرمافزار مدیریت جلسات، سامانه دانشنامه سازمانی و سامانه تبادل فایل اشاره کرد.
برای کسب اطلاعات بیشتر و ارتباط با مشاوران میتوانید با شرکت مهندسی آیکن تماس بگیرید و درخواست دموی محصولات را ثبت کنید. مشاوره رایگان با کارشناسان میتواند گزینش در میان محصولات را آسانتر کند.
