بیایید با تعریف رسمی ممیزی، همانطور که در استاندارد ایزو 9001، ISO 9000:2015 ارائه شده است، شروع کنیم.
"فرآیند سیستماتیک، مستقل و مستند برای به دست آوردن شواهد عینی و ارزیابی عینی آن برای تعیین میزان برآورده شدن معیارهای ممیزی"
ممیزی به طور کامل تمام جنبه های یک کسب و کار، محصول یا خدمات را بررسی می کند. برای ارزیابی دقت و کارایی عملیات یک شرکت طراحی شده است. ممیزی ممکن است توسط یک ممیز داخلی یا توسط یک ممیز مستقل که توسط شرکت مورد ممیزی استخدام شده است انجام شود. سه نوع اصلی ممیزی وجود دارد: ممیزی محصول، ممیزی فرآیند و ممیزی سیستم.
در اینجا نیز، اجازه دهید با تعریف رسمی بازرسی ارائه شده توسط ایزو 9001، ISO 9000:2015 شروع کنیم.
"تعیین میزان انطباق با الزامات مشخص شده"
بازرسی چیزی (معمولاً یک قطعه از تجهیزات، یک منطقه کاری یا یک فرد) را ارزیابی می کند تا مشخص کند که آیا برخی از الزامات مشخص شده را برآورده می کند یا خیر.
بازرسی ها اغلب توسط سازمان های نظارتی مانند سازمان غذا و دارو، اداره کل تجهیزات پزشکی، مرکز ملی تایید صلاحیت یا اداره ایمنی و بهداشت شغلی انجام می شود. کارکنان داخلی نیز ممکن است بازرسی انجام دهند. گزارش بازرسی ثبت هر چیزی است که در حین بازرسی مشاهده می شود. این گزارش اغلب شامل جزئیاتی در مورد وضعیت فعلی مورد بازرسی و هرگونه مشکلی است که پیدا شده است. گزارش ممکن است شامل عکس ها یا نمودارهایی از شی مورد بازرسی نیز باشد که در سیستمهای مدیریت کیفیت از بازرسی بسیار استفاده می شود.
ممیزی و بازرسی هر دو فرآیندهای ارزیابی یک کسب و کار یا محصول هستند، اما تفاوت‌های کلیدی بین این دو وجود دارد.
1. محصول در مقابل فرآیند
تفاوت اصلی بین ممیزی و بازرسی منبع است. ممیزی معمولاً به فرآیندهای درون یک سازمان نگاه می کند، در حالی که یک بازرسی معمولاً بر محصول یا خدمات ارائه شده متمرکز است.
2. عمق بررسی
تفاوت دیگر بین ممیزی و بازرسی، عمق بررسی است. بازرسی معمولاً محدود به الزامات مشخص شده است. اگر محصول یا خدمات آن الزامات مشخص شده را برآورده کند، قابل قبول تلقی می شود. اگر نه، مردود تلقی می شود. از سوی دیگر، ممیزی معمولاً یک بررسی عمیق تر از محصول یا فرآیند است.
3. رسمی و مستند
همانطور که از تعاریف این دو در بالا متذکر شدید، ممیزی فرآیندی بسیار رسمی و مستندتر از بازرسی است.
4. هدف
هدف اصلی ممیزی بهبود فرآیندها است. از سوی دیگر، بازرسی معمولاً برای تعیین اینکه آیا محصول یا خدمات با مشخصات مطابقت دارد یا خیر استفاده می شود.
5. بازه زمانی
ممیزی ها با شناسایی نقاط ضعف در سیستم و بررسی فرصت ها برای بهبود فرآیندها بر آینده تمرکز می کنند. از سوی دیگر، بازرسی ها بر عملکرد گذشته فرآیند متمرکز است.
ممیزان ایزو از انواع تکنیک های ممیزی برای به دست آوردن شواهد عینی مورد نیاز و دستیابی به اهداف هر جلسه ممیزی استفاده خواهند کرد. اینجا برخی از تکنیک های ممیزی را با جزئیات بیشتری توضیح می دهیم، بنابراین شما خواهید دانست که چه انتظاری از ممیزی و ممیزان باید داشته باشید.
استفاده از روش نمونه گیری نماینده یکی از موثرترین راه ها برای دستیابی به اهداف ممیزی است.
این ممکن است شامل نمونه برداری از: داده های تولید شده توسط یک رویه، محصول یک فرآیند یا وقوع یک خط مشی باشد.
علاوه بر این، نمونه گیری را می توان به دو صورت انجام داد:
نمونه گیری مبتنی بر قضاوت
این رایج ترین شکل نمونه گیری است که ممیزان ایزو انجام خواهند داد. از دانش، مهارت ها و تجربه تیم برای تعیین «چه چیزی» باید نمونه برداری شود و «اندازه» یک نمونه نماینده چه میزان باید باشد، استفاده می کنند.
نمونه گیری آماری
یک رویکرد فنی تر، نمونه گیری آماری است. این بستگی به ویژگی های مجموعه داده ها، اندازه شرکت، زمان تخصیص یافته برای ممیزی، فراوانی ممیزی ها و هر عامل مرتبط دیگری دارد که می تواند بر نمونه تأثیر بگذارد.
نمونه‌گیری آماری به زمان بیشتری در مرحله برنامه‌ریزی ممیزی نیاز دارد و احتمالاً برای تعیین یک مدل آماری مؤثر به ورودی اضافی از مشتری نیاز دارد.
در هر دو مورد یک عنصر "ریسک نمونه" وجود دارد که ممکن است نقص یا عدم انطباق در نمونه معرف مشاهده نشود. یا به طور متناوب، نمونه ممکن است سطح بالاتری از نقص را نسبت به سایر مناطق سیستم داشته باشد. مدیریت ریسک از موارد بسیار مهم و حیاتی در امر ممیزی است.
ممیزان ممکن است یک فرآیند کاری را در عمل مشاهده کنند یا یک ویژگی فیزیکی محل را بررسی کنند تا تعیین کنند که آیا یک فرآیند در دستیابی به نتایج مورد نظر شما مؤثر است یا خیر.
این ممکن است یک مشاهده غیرفعال در حالی که افراد به کار خود ادامه می دهند، یا یک راهنما هدایت شده باشد که در آن ممیز برای به دست آوردن درک بهتر سوالاتی را مطرح می کند.
در برخی موارد ممکن است نمونه‌برداری یا مشاهده داده‌های زنده امکان‌پذیر نباشد، برای مثال اگر انجام یک فعالیت خطرات غیرضروری ایجاد کند یا سازمان را بیش از حد مختل کند.
به عنوان مثال، این ممکن است برای برخی از فرآیندهای تداوم کسب و کار اعمال شود.
در این موارد، آزمون یک روش ممکن است مؤثرترین راه برای ممیزان بدون تأثیرگذاری بر سازمان باشد.
از زمانی که ضمیمه SL در استاندارد های ایزو معرفی شد، نشان دادن تعهد رهبری سازمان یک نیاز اصلی بوده است و یکی از راه‌های ممیزی این امر از طریق مصاحبه است.
ممیزان ممکن است با افرادی از سراسر سازمان ملاقات کنند تا از آنها در مورد جنبه های مختلف سیستم مدیریت بپرسند. این یک راه خوب برای آزمایش آگاهی از سیاست ها و رویه های کلیدی است.
برخی از فرآیندها ممکن است حجم زیادی از داده‌ها را تولید کنند که می‌توان آنها را تجزیه و تحلیل کرد تا مشخص شود که آیا یک نتیجه مورد نظر به دست آمده است یا خیر.
در حالی که این یک ممیزی فنی تر است، می تواند یک تکنیک مفید برای سیستم های مدیریت ایزو باشد.
اگرچه اکثر استانداردهای مدرن سیستم مدیریت ایزو میزان اسناد اجباری را کاهش داده اند، بیشتر سازمان ها متوجه می شوند که برخی از اسناد را به منظور عملکرد مؤثرتر سیستم تولید می کنند و در مقابل کارکنان کلیدی که کسب و کار را ترک می کنند انعطاف پذیر می شوند.
به‌ویژه در ابتدای رابطه با ممیز، بررسی اسناد می‌تواند روشی محجوب برای درک اینکه چگونه سیستم مدیریت خود را ساخته‌اید، باشد.
همچنین این روشی است که در مرحله 1 ممیزی خارجی گواهینامه ایزو استفاده می شود.
اکثر ممیزی های ما در محل انجام می شود، اما با ظهور ویدئو کنفرانس و سایر ابزارها، اجرای برخی از تکنیک های فوق از راه دور به طور فزاینده ای امکان پذیر می شود.
تراز ممیزی در محل و خارج از محل باید در مرحله برنامه ریزی برنامه ممیزی به دقت در نظر گرفته شود و باید توجه داشت که برخی از تکنیک های ممیزی را فقط می توان در محل انجام داد.
