#دورکاری: پیشنهاداتی برای افزایش بهره‌وری

متن زیر برداشتی آزاد و ترجمه‌ای خلاصه از زیردوره‌ای است که توسط دیو کرنشا ( مربی بهره‌وری در کمپانی‌های مطرحی هم‌چون IBM، آمازون و AT&T) در قالب بخشی از دوره‌ی دورکاری لینکدین تدریس می‌شه. این دوره سعی کرده مطالب رو مختصر و مفید بگه و جزئیات زائد رو حذف کنه. همین ویژگی‌ها باعث شد که چیزهای به درد بخوری را یاد بگیرم یا اگه قبلا بلد بودم تلنگری برام باشه که بهشون بیشتر توجه کنم.
امیدوارم مطالب برای شما هم مفید باشن و این نوشته رو با دوستان‌تون هم به اشتراک بگذارید.
(مواردی که در پرانتز اومده، پیشنهادات شخصی‌ من هستش برای مواردی که این دوره بهشون نپرداخته.)


افزایش بهره‌وری در تغییر طرز تفکر نهفته است، نه ابزار و روش‌ها.

سلام،

من دیو کرنشا هستم، در این دوره می‌خوایم از منظرهای مختلف به روش‌های افزایش بهره‌وری نگاه کنیم. گفته‌های زیر نتیجه‌ی مشاوره دادنم به تیم‌ها متعدده، از ۵۰۰ شرکت برتر آمریکایی تا فریلنسرها.

سعی داریم در این دوره تغییراتی در دیدگاه رو مطرح کنیم که بتونه دنیای بهینه‌تری برامون خلق کنه. می‌خوایم در کنار هم ببینیم چه طور عده‌ای کلی زمان اضافه میارن، در حالی که بقیه همیشه دنبال تمدید‌ان. خواهیم دید مفاهیم به ظاهر متناقض چه جوری می‌تونن برامون زمان ذخیره کنن، چه جوری می‌تونیم در مقابل وقایع غیر مترقبه دووم بیاریم و به کارمون معنی ببخشیم. نمی‌خوایم از ابتدا ذهنیت جدیدی برای شما در مورد بهره‌وری بسازیم، بلکه می‌خوایم همون مطالب قبلی رو بازخوانی کنیم و گسترش‌شون بدیم که بتونیم از زمان‌‌مون نهایت استفاده رو ببریم.

پس بیاید شروع کنیم:

زمان گذاشتن برای گذشت زمان

"وقت ندارم، سرم شلوغه، کلی کار باید انجام بدم...." رو همه‌مون در بازه‌ای از زندگی‌مون تجربه کردیم و کلی سختی و سردرگمی کشیدیم، و اغلب هم به هم گفتیم برای برنامه‌ریزی وقت نداریم.
به آخرین جمله‌ کنید، برای زمان‌بندی زمان نداریم! یه چیزی توی مایه‌های اینه که از فرط تشنگی نمی‌تونم آب بخورم! اما در این بین به سفر می‌ریم، با دوست‌مون گپ می‌زنیم و بازی می‌کنیم و ...
زمان‌بندی‌های کلی برای روز، هفته یا ماه‌تون خیلی از ما وقتی نمی‌گیره، پس بیاید انجامش بدیم. برای زمان‌بندی دوره‌ای مستقل و مفصل طراحی کردیم. اما نکته‌ی مهم‌تر اینه که سعی کنیم حواس‌مون به تیم‌مون، دوست‌ها یا خانواده‌امون باشه که اگه کسی در زمان‌بندی مشکل داره، یا خیلی با زمان‌بندی‌ایش مشکل داره، بشینیم کنارش و باهاش صحبت کنیم. ممکنه اولش براشون آزار دهنده باشه، اما در بلند مدت ازمون قدر دانی می‌کنن.

کمال‌گرایی کامل، کمال رو کامل نمی‌کنه

داشتن کمال، می‌تونه ما رو در مسیر قرار بده و به سمت هدف راهنمایی کنه. اما بیاید نذاریم کمال‌گرایی نسبت به نتیجه، مسیر رو برامون از بین ببره.

بیاید به جای این که روی کامل بودن محصول تمرکز کنیم، به پیشرفت در مسیر بها بدیم. مدال‌ طلایی‌های المپیک بی‌عیب نیستن، اما با این وجود مسیر رو خوب طی می‌کنن و به قهرمانی می‌رسن.

خوبه بعضی وقت‌ها از خودمون بپرسیم مسیر برامون مهم‌تره یا نتیجه، و اگه دیدم مسیر رو گم کردیم، کمی زمان بذاریم که به مسیر برگردیم.

کارهای کم‌ارزش‌مون، ارزش کمی برای کار دارن

وقتی داریم یه کاری رو انجام می‌دیم، خوبه هر چند وقت یه بار چک کنیم ببین‌ایم ارزش‌اش رو داره؟

کاری که داریم انجام می‌دیم ساعتی ۱۵ تومن، و هیچ کدوم‌اش هم علاقه شخصی‌مون نیست، کاری بهمون پیشنهاد شده که ساعتی ۵۰ تومن بابت‌اش بهمون می‌دن. کدوم‌اش رو انتخاب می‌کنید؟ (درسته که ارزش‌گذاری کارها تنها بر اساس دستمزد‌شون نیست، ولی دستمزد یه معیار می‌تونه باشه که دیگران چه قدر برای کار ما ارزش قائل هستن. شما می‌تونید معیارهای دیگه‌ای برای کارتون در بیارید.)
درسته یه سری کارها مثل جارو جیرو و شست و شو حتی اگه علاقه نداشته باشیم باید انجام بدیم، اما سعی کنیم حتی المقدور خودمون رو سرگرم اون‌ها نکنیم و در حد نیاز انجام‌شون بدیم. درسته که باید براشون وقت بذاریم، ولی نذاریم این کارها میانگین ارزش‌ وقت‌مون رو پایین بیاره.

زمانت محدوده، حدت رو نگه‌دار

هر ساعت ۶۰ دقیقه‌است، قطعا کاری که بیش از ۶۰ دقیقه زمان می‌خواد، نمی‌شه توش جا داد. درسته که می‌گن هرگز نگو هرگز، اما با خودمون رو راست باشیم. کار حداکثر ۵۰ دقیقه‌ای روی توی ۶۰ دقیقه جا بدیم.

این در مورد یک ساعت بود، در مورد یک روز، یک ماه و یک سال هم همینه. شاید واقعا کاری زودتر از پیش‌بینی تموم بشه، اما همون جور که تجربه‌ی تابلوهای تکمیل شهرداری رو داریم، این مورد تقریبا غیر ممکنه.

عمل به ندای دعوت به عمل

وقتی یه مطلب جدید رو می‌خوایم یاد بگیریم، مثل همین متن، نداهای دعوت به عمل‌اش رو دریابیم. این متن و متن‌ها مشابه، ممکنه پر از توصیه و ایده باشه که چهار روز بعد یادمون نمونه، اما اگر دعوت‌ به عمل‌هاش رو در بیابیم و در یک ددلاین زمانی، امکان عمل رو براش فراهم کنیم، به نتیجه رسیدیم.

زمان خلوت‌تر، توجه بیشتر

رفتی وایسادی توی نونوایی و یک صف عریض طویل هست. توی این شرایط هم نون‌هایی که تحویل می‌گیری خمیر تره هم احتمالش کم‌تره بخوای/بتونی از شاطر که برات خشخاشی بزنه نون رو. خوب توی موارد دیگه هم این رو تجربه کردیم، سر ددلاین مردم و خودت به شدت شلوغ می‌شی و نتیجه‌ی کار کم‌ کیفیت‌تر می‌شه.

(اگر مثل من یک آدم اهمال‌کار هستید، ددلاین‌ها رو بشکن و ددلاین‌های ریزتر و جدیدتر تعریف کنیم. اگر قراره تمرین رو تا یه هفته دیگه انجام بدیم، هر روز ددلاین یک سوالش باشه.)
یا مثلا اگه همه‌ی آدم‌ها در زمان‌های مناسب‌تری برای خرید می‌اومدن، یک تعادل برقرار می‌شد که همه ازش راضی بودن و همه‌ی زمان‌ها به یک اندازه خلوت/شلوغ می‌شد.

قهرمانی با انعطاف‌پذیری قهرمانانه

(تا حرف از انعطاف‌پذیری می‌شه، سعی می‌کنیم این قدر منعطف‌اش کنیم که قضیه شل بشه و از بین بره. از اون سمت هم اگه بخوایم سفت و سخت بگیریم، می‌شیم مثل سال ۹۸ که هر روز یه اتفاق می‌اوفته که واقعا کاریش نمی‌شه کرد و ناچارا سخت‌گیری‌هامون بی معنی می‌شن.) خوب پس حالا چی کار کنیم تا به یک انعطاف‌پذیری قهرمانانه برسیم:

  • انتظار تغییرات رو داشته باشیم: وقوع اتفاقات غیر قابل اجتنابه، در نتیجه وجود امکان تغییرات لازم. این جوری شوک تغییرات ما رو از پا در نمیاره.
  • انعطاف‌ رو برنامه‌ریزی کنیم: یپش‌بینی وقایع غیرمنتظره هم باعث می‌شه غافل‌گیر نشیم، هم این که برنامه براشون داشته باشیم.
  • با تیم‌مون شفاف تعریف کنیم که حد انعطاف‌مون چیه: این که ددلاین‌ها چه قدر می‌تونه جابه‌جا بشه، در روند‌شون چه جوری باید ارتباط داشته باشیم و ...

انتقال یهویی‌های در لحظه به ایده‌های در آینده

تمرکز داشتن روی کاری که در حال انجامش هستیم، نکته‌ی کلیدی افزایش ظرفیت بهره‌وری ماست. عوض کردن متعدد محیط ذهنی‌مون برای تمرکز روی کاری متفاوت، هم هزینه‌ی ذهنی داره هم وقت مفیدمون رو از بین می‌بره. احتمالا یه سری راهکار داریم برای این که وقفه‌هایی از بیرون بهمون تحمیل می‌شن رو کم کنیم: بی‌صدا کردن اعلان‌های گوشی ، گذاشتن هدفون برای کم‌کردن احتمال شنیدن صدای محیط بیرونی و ...

اما وقتی این وقفه‌ها از درون خودمونه چی کار کنیم؟ زمان‌هایی که یه ایده به ذهن‌مون می‌رسه، یا یادمون میاد فلان کار رو داریم، از خرید هدیه تولد عزیزمون تا پرداخت هزینه‌‌های ماهیانه. از اون جایی که معمولا این وقفه‌ها یهویی هم برامون جذاب‌ترن هم می‌ترسیم که نکنه اگه الان انجام‌شون ندیم فراموش‌شون کنیم، می‌ریم سراغ اون‌ها و اصل کار رو یادمون می‌ره.

پیشنهاد ما اینه که یک محل برای لیست کردن این موارد نظر بگیرید ( چه به صورت دیجیتالی چه به صورت فیزیکی)، وقتی یه چیزی به ذهن‌تون می‌رسه سریعا اون جا منتقل‌اش کنید، و زمان‌هایی در روز رو اختصاص بدید به مرورشون و بر حسب اولویت‌شون بریم سراغ‌شون.

هم‌چنین از یک محل مشابه می‌تونید برای نوشتن نکاتی که در حین شنیدن به سخنرانی‌ها یا خوندن متن‌ها... براتون ارزشمندن استفاده کنید و زمانی مفصل‌تری، اما در فواصل طولانی‌تر، برای بررسی اون‌ها اختصاص بدید. تاکید داریم روی یک محل، که سر زمانی که اختصاص دادید به بررسی، بدونید باید به کجا مراجعه کنید. هم‌چنین پیشنهاد ما استفاده از روش‌های دیجیتال هست، که بتونید راه‌تر متن‌هاتون رو نشان‌گذاری و جست‌جو کنید.


تا این جا نیمی از روش‌های مطرح شده در این زیردوره رو با هم دیگه دیدیم. اگر این متن رو دوست داشتید و براتون تا این جا مفید بود، ادامه‌اش رو در قسمت بعد با هم مرور می‌کنیم.

هم‌چنین اگر نقد و پیشنهادی داشتید ممنون می‌شم در بخش نظرات به اشتراک بذارید :)

به‌روزرسانی: بخش دوم منتشر شد ^_^