#دورکاری: بهبود بهره‌وری با عاداتی ساده

این متن ادامه‌ی نوشته‌ی پیشین درباره‌ی روش‌های افزایش بهره‌وری است. در متن قبل به نیمه‌ی اول زیردوره‌ی دیو کرنشا پرداختیم که در قالب بخشی از دوره‌ی مفصل دورکاری توسط لینکدین طراحی شده. در بخش قبل نکات کلی رو مطرح کردیم و این دفعه می‌خوایم جزئیات بیشتری که در نیمه‌ی دوم این دوره طرح شده رو با هم مرور کنیم.
(هم‌چون دفعه‌ی قبل، مطالبی که در پرانتز می‌آیند نظرات شخصی من هستند.)


تکرار تکراری‌ها، قدرت قدرتمان

معمولا وقتی حرف از تکرار می‌شه، حس خوبی بهمون دست نمی‌ده و می‌گیم بی‌خیال چه کاریه. اما همه‌مون شنیدیم که قهرمان‌های رشته‌های ورزشی، حرکات‌شون رو بارها و بارها تکرار می‌کنن. بذارید یه مثال شبیه‌تر به دنیای مدیریت بزنیم.

جری ساینفلد، کمدین برجسته‌ی آمریکایی (که حتی یک سریال بسیار موفق به اسم خودش داره!)، سال ۱۹۸۱ که برای اولین بار می‌خواست در برنامه‌ی Tonight Show شرکت کنه و پنج دقیقه اجرا کنه(برنامه‌‌ای که ۵۰ سال هستش هر شب از شبکه‌ی NBC آمریکا پخش می‌شه)، بیش از ۲۰۰ شب در مکان‌های مختلف و کوچک و بزرگ نیویورک یک اجرا رو دوباره و دوباره تمرین کرد! (پیشنهاد می‌کنم در این رابطه سریال The Marvelous Mrs. Maisel رو ببینید. گرچه افراد دیگری الهام‌دهنده‌ی این سریال بودند، اما موضوع مورد بحث این متن را در آن‌جا می‌توانید به صورت ملموس ببینید.)

بعضی وقت‌ها مدیرانی را می‌بینیم که پیش کارمند خود می‌روند و می‌گویند: "یک بار که بهت توضیح داده‌ام، چرا کارت رو درست انجام نمی‌دی؟". این مدیران اما ممکن است فراموش کرده باشند که کسب مهارت نیازمند تکرار است. به عبارت دیگر، شرطی‌ شدن قدرت بسیار بیشتری از نظم و ترتیب دستوری دارد. برای همین لحظه‌ای درنگ کنیم، موارد مشابه را به یاد بیاوریم و سعی کنیم برنامه‌ای منظم برای تکرار مهارت‌ها و موضوعات برای خود و یا دیگران ترتیب دهیم تا آن‌چه مدنظرمان هست نهادینه شود. با عبارت مختلف در برنامه‌ی زمان‌بندی خود و شرکت تکرار را قید کنید، مطمئن‌ام از خودکار شدن جادویی مهارت‌ها شگفت‌زده می‌شوید.

پیش‌گیری بهتر از درمانه، یا چگونگی آمادگی برای هرچیزی

اجازه دهید با یک مثال شروع کنم. یک بار راننده‌ای گرفته بودم که مرا از نیوجرسی به نیویورک ببرد و فردایش به سرعت برگردم. در وسط راه راننده یک دفعه از من پرسید که آیا مسیر را بلدید؟ تازه فهمیدم خودش مسیر را بلد نیست و جی‌پی‌اس‌اش هم از کار افتاده. خوشبختانه موبایل‌ام را همراهم داشتم و راهنمایی‌اش کردم.‌
اما گیر کردن در چنین موقعیت‌هایی در یک شرکت بزرگ قابل قبول نیست. در نتیجه سعی کنید همواره روش‌ها و نسخه‌های پشتیبانی در راستای کار خود به همراه داشته باشیم.

روش پیش‌گیری دوم در نظر گرفتن زمان اضافه است. وقتی پروژه‌ای ددلاین‌ خاصی دارد، در تیم خود برای پایان کار روی چند روز زودتر توافق کنید، چون ممکن است در بین راه به مشکلات پیش‌بینی نشده‌ای اتفاق بیفتد.
(احتمالا شده که بعضا دیرتر به قرارهایمان برسیم و از شروع جلسه که پایه و بنیاد آن است عقب بیفتیم تا آخر جلسه نتوانیم روی موضوع تمرکز کنم. راهکار من برای این موضوع این بوده: ساعت‌هایم را چندین دقیقه به صورت تصادفی جلو بکشم! هر چند هنگامی که دیگران از شما ساعت می‌پرسند باید حواسمان به جلو بودنش باشد، اما هنگامی که عجله دارید و ساعت‌تان را نگاه می‌کنیم، حواستان نیست و ناخوداگاه زودتر به جلسه می‌رسید :) )

روش آخر هم دوباره چک کردن هر چیزی است. موقع نوشتن یک ایمیل مهم (یا همین این متن) یا کارهای مهم‌ دیگرمان سعی کنیم یک بار دیگر چک‌‌شان کنیم، حتی اگر زمان بر باشد. اگر هم به خودتان اعتماد ندارید، دوست و آشنایی بیابید و از او بخواهید که این کار را برایتان انجام دهد.

دخیل کردن ارزش‌های فردی و افزایش بهره‌وری*

فهمی که ارزش‌های شخصی‌مون به دست میارم، می‌تونه حس هدف‌مندی‌مون و در نتیجه تمرکز ما رو روی کار افزایش بده. در گام اول تعریف کردن این ارزش‌ها می‌تونه کمک بزرگی بهمون بکنه. کتاب‌های و مقالات متعدد در مورد ارزش‌های شخصی نوشته شده، اما اگه بخوایم به صورت مختصر و مفید بگیم، از خودمون باید بپرسیم:
به چه چیز باور داریم؟

جواب این سوال می‌تونه چیزهای خیلی مختلفی باشه و هیچ‌کدوم‌شون هم اشتباه نیست: شادی در لحظه، موفقیت در بلند مدت، سادگی و صداقت، کمک به دیگران، یا اصلا این که خودمون باشیم. اولین کلماتی که به ذهن‌تون میاد رو بنویسید، و سعی کنید از اون‌ها تعریفی برای خودتون ارائه بدید. این تعریف هم نباید کامل و بی‌نقص باشه، فقط سعی کنید بنویسید. این نوشته‌ها کمک می‌کنه به یک درک شخصی از خودتون برسید. این سوال رو برای خودتون تکرار کنید تا حداقل به سه اصل اساسی در خودتون پی‌ ببرید.
حالا سعی کنید این اصول رو توی دیدتون بذارید، قاب شده جلوی میز‌تون، توی پیش‌زمینه‌ی گوشی‌تون و ... . (پیشنهاد من اینه که سعی کنید اون‌ها رو در قالب یک تصویر بکشید، که هم جذاب‌تر باشن، هم زیباتر، همه بقیه براشون واضح نباشه!) از اون به بعد، هر وقت می‌خواید کاری رو انجام بدید، سعی کنید با این اصول بسنجیدشون. اگه ارزش‌هاتون و کارهاتون منطبق بر هم بودن که چه عالی. اگه نه، سعی کنید تغییری در مسیرتون ایجاد کنید که با این اصول و ارزش‌ها هم‌گام‌تر بشید.

Not-To-Do list

احتمالا اسم To Do List رو زیاد شنیدید، چیزی که من در دوره‌هام توصیه‌اش نمی‌کنم. به جاش پیشنهاد بهتری دارم. داشتن لیست کارهایی که نباید انجام بدیم. وقتی با مدیران موفق صحبت می‌کنم، می‌گن بهره‌وری‌شون زمانی بیشینه می‌شه که بیشتر به جای بله، نه می‌گن. چون از شر کارهای کم‌ارزش‌شون خلاص می‌شن و به کارهای مهم‌‌شون می‌رسن. بذارید چند تا پیشنهاد برای لیست نباید‌ها بهتون بدم:

  • تا جای ممکن از چند وظیفگی فاصله بگیرم، کارهام طولانی‌تر می‌شه و اشتباهتم بیشتر،
  • در جلسه‌ای شرکت نکنم مگر این که هدف جلسه به صورت واضح مشخص باشه، چون اگه هدف مشخصی وجود نداشته باشه جلسه به بی‌راه می‌ره،
  • مرتبا ایمیل‌ها و شبکه‌های اجتماعی‌‌ام رو چک نکنم، می‌تونم زمان مشخصی براشون اختصاص بدم،
  • کاری رو برای کسی انجام ندم زمانی که می‌تونم بهش یاد بدم خودش انجام بده، چون هم برای خودم ارزش کمی داره و هم طرف مقابل نمی‌تونه دوباره انجامش بده.

بهتون پیشنهاد می‌کنم لیست ۱۰تا از نبایدهاتون رو درست کنید و با دوستان و آشنایان‌تون به اشتراک‌شون بذارید، این‌جوری موارد براتون مشخص‌تر می‌شه و نسبت بهشون متعهد‌تر هم می‌شید.

هیچ کار نکنید، هیچی، جدی می‌گم

یه کم به این موضوع فکر کنید، چه قدر می‌تونید هیچ کار نکنید؟

خوب شاید بگید که روزها بوده که هیچ کار مفیدی نکردم، نه منظورم این نیست، هیچ کاری! نه گوشی‌ایتون رو چک کنید، نه تلویزیون ببینید، نه با کس دیگه‌ای حرف بزنید...

این روزها مغز ما عادت کرده که همیشه در حال تحریک شدن باشه، اما اثبات شده که خلوت کردن زمانی برای مغز می‌تونه به افزایش خلاقیت، کاهش استرس و خودشناسی کمک‌های خیلی خیلی زیادی بهمون بکنه. ( احتمالا تجربه کردید که توی حموم و دست‌شویی ایده‌های نابی به ذهن‌مون می‌رسه، دلیل‌اش دقیقا همینه، چند دقیقه کاری نمی‌کنیم!) حالا چه جوری این زمان‌های خالی رو برای خودمون ایجاد کنیم:

  • توی تقویم زمانی‌تون، بین جلسه‌هاتون و ... زمانی برای خالی موندن در نظر بگیرید. (این فراتر از بحث زمان اضافه‌ایه که پیش‌تر بهش اشاره کردیم.) علاوه بر استراحتی که به مغز‌تون می‌دیدید، این باعث می‌شه ذهن‌تون اسیر چندوظیفگی هم نشه،
  • از زمان‌های بی‌کاریی یهویی نهایت استفاده رو ببرید. وقتی توی تاکسی و اتوبوس نشستید، وقتی جلسه‌ای‌تون به تاخیر خورده و ...، موبایل‌تون رو بذارید سر جاش باشه و به خودتون استراحت بدید.
  • پنج دقیقه برای خودتون خالی کنید. یه زمان‌سنج بردارید و روی پنج‌دقیقه بذارید و توی اون بازه کاری نکنید! با تکرار این روش خودتون رو نسبت به هیچ‌کاری نکردن شرطی می‌کنید. افرادی که این روش ساده رو در دوران مربی‌گری‌ام تجربه کردن، از اثرات مثبتش شوک زده شدند و تونستند چیزهایی رو بفهمند و در خودشون کشف کنند که قبلا فکرش رو هم نمی‌کردند.

بخش دوم رو در این جا تموم می‌کنیم. در بخش سوم به روش‌های حفظ بهره‌وری در شرایط ناخوشایند و روبه‌رو شدن با وقایع نامعلوم می‌پردازیم. امیدوارم تمرینات گفته شده رو به مرور انجام بدید و با دوستان‌تون به اشتراک بذارید.

(*پ.ن: این توصیه شاید شما رو یاد فیلم راز بندازه و فکر کنید حرف نادقیقی هستش. اما از بین همه‌ی حرف‌های مطرح شده در این دوره، به نظرم واقعا این تکنیک ساده و عملیه و شخصا هم تجربه‌ی بسیار مثبتی در طی سالیان ازش داشتم.)