آنچه در مورد پرینتر کارت ها باید بدانید این است که سرمایه‌گذاری در سیستم کارت شناسایی یک گام مهم به سوی یک محیط امن‌تر برای یک شرکت، مدرسه یا بیمارستان است، اما اجرای یک برنامه موفق ممکن است چالش بیشتری نسبت به انتظارات باشد. آخرین نوآوری‌ها در صنعت چاپ کارت‌ها باعث شده است که چاپگرها بتوانند به راحتی با حداقل آموزش کار کنند، اما هنوز تعداد کمی از قواعد برای خرید و استفاده از سیستم کارت شناسایی وجود دارد.
اکثر خریداران تجهیزات چاپ کارت بر اساس نیازهای فعلی خود تصمیم می‌گیرند اما ممکن است در آینده این نیازهایشان تغییر کند. به عنوان مثال، برخی از پرینترهای یکطرفه می‌توانند به راحتی سیستم‌های دو طرفه را بدون نیاز به خرید سخت افزاری اضافی پشتیبانی کنند. به همین دلیل یک شرکت که ممکن است نیاز به عملکرد دو طرفه در برخی موارد داشته باشد، باید در هنگام خرید، یک دستگاه قابل ارتقا خریداری نماید. ارتقاء‌های دیگر مانند لایه‌سازی یا ماژول‌های کدگذاری باید توسط خریدار نیز ارزیابی شود.
اکثر کاربران کارت چاپ یک ریبون رنگی استاندارد YMCKO را برای چاپ کارت‌های شناسایی خود خریداری می‌کنند، اما این ممکن است مقرون به صرفه نباشد. اکثر سازندگان چاپگر کارت شناسایی، طیف گسترده‌ای از ریبون‌های تک رنگ و رنگی را شامل می‌شوند، از جمله این ریبون‌ها برای چاپگرهای دو طرفه مناسب است. به عنوان مثال، شرکتی که به دنبال چاپ یک مدرک کارمند با شناسه عکس، متن، لوگو و پس زمینه در قسمت جلو و اطلاعات تماس شرکت در پشت کارت و به صورت سیاه و سفید، باید یک ریبون YMCKO-K را در نظر داشته باشد. این نوع از ریبون‌ها طوری طراحی شده‌اند که یک رنگ کامل در یک طرف و سیاه و سفید در طرف دیگر چاپ شوند.
یکی دیگر از گزینه‌های عالی برای صرفه جویی در مصرف مواد، یک ریبون رنگی نیمه پانلی است. در این نوع از ریبون‌ها پنل‌های زرد، قرمز و آبی نصف پانل‌های منظم یک ریبون YMCKO است. تا نیمی از کارت را می‌توان در رنگ کامل چاپ کرد در حالی که متن یا تصاویر سیاه را می‌توان در هر کجا از کارت چاپ کرد. این ریبون‌ها برای شناسه‌های دانشجویی یا مدرک کارمند ایده آل است که حاوی شناسه عکس رنگی و اطلاعات کارت شناسایی است. این نیز در کارت‌های از پیش چاپ شده عالی کار می‌کند و زمانی که فقط یک عکس، نام و یا بارکد نیاز است.
مراقبت خوب از کارت‌های پی وی سی برای گرفتن بهترین کیفیت در هر چاپ بسیار مهم است. گرد و غبار بر روی کارت‌ها می‌تواند راحت به هد چاپگر آسیب برساند و به کارت‌های ضعیف چاپ شده منجر شود. کاربران باید با دقت از کارت‌ها استفاده نمایند زیرا گرد و غبار، آوار و روغن از تماس با پوست به کارت‌ها آسیب می‌رساند. بنابراین توصیه می‌شود که کارت را در لبه نگه دارید بدون لمس کردن سطح. کارت‌ها باید در یک محیط پاک و بدون گرد و غبار ذخیره شوند. قبل از استفاده، کارت‌های فانکشن static را کاهش می‌دهند و به جلوگیری از چسبیدن آن‌ها به یکدیگر کمک می‌کنند.
تمیز کردن پرینتر کارت به طور مرتب یکی دیگر از موارد آنچه در مورد پرینتر کارت ها باید بدانید است برای حفظ چاپگر و چاپ کارت‌های با کیفیت بسیار ضروری است. تمام تولید کنندگان ارائه دهنده کیت تمیز کننده برای مراقبت آسان از چاپگر، غلطک و هد چاپگر هستند.
در همه موارد، کاربران باید از توصیه‌های سازنده چاپگر کارت پیروی کنند. عدم رعایت الزامات می‌تواند ضمانت نامه چاپگر را خاتمه دهد، در صورتی که جزء چاپگر مانند چاپگر جایگزین شود، هزینه‌های قابل توجهی ممکن است منجر شود. اکثر تولید کنندگان تمیز کردن چاپگر را بعد از تعویض هر ریبون توصیه می‌کنند.
یک اشتباه بزرگ هنگام خرید یک سیستم کارت شناسایی، تمرکز بر روی پرینتر کارت و نادیده گرفتن سایر اجزاء کلیدی مانند نرم‌افزار ID کارت است. نرم‌افزار شناسه کارت فراتر از طراحی کارت شناسایی است. همچنین به مدیریت و نگهداری سوابق صاحبان کارت کمک می‌کند، با پایگاه داده‌ها ارتباط برقرار می‌کند یا داده‌ها را در کارت‌ها ذخیره می‌کند. مشتریان باید با دقت نیازهای خود تعریف کنند. همچنین توصیه می‌شود که سازگاری نرم‌افزار با سیستم عامل کاربر بررسی شود.
