تشخیص انتخاب بین دستگاه پرینتر و کپی گیج‌کننده است، که با توجه به پیشرفت‌های روزافزون، تفاوت بین آنها محو‌تر از گذشته است. یک دستگاه کپی یا پرینتر در کنار وظیفه اصلی خود، از چند قابلیت دیگر هم برخوردار هستند که می‌تواند قدرت تصمیم‌گیری کاربران را افزایش دهد. در مجموع کپی کردن آسان‌تر بوده و کپی سند یا تصویر از طریق چاپ خشک قابل انجام است در صورتی که پرینتر برای چاپ به رایانه دارد و بدون آن کار نخواهد کرد.
اگر نیاز به چاپ اسناد با کیفیت بالایی دارید، دستگاه جوهر بیشتری را مصرف می‌کند و مقدار جوهر مورد نیاز به میزان کیفیت چاپ بستگی دارد. اگر تعداد چاپی کمتر و کیفیت بالا‌تری دارید، پرینتر گزینه مناسبی برای شما خواهد بود. با توجه به اینکه مصرف جوهر در دستگاه پرینتر بیشتر از دستگاه کپی است و شما نیاز به تعداد بالایی اسناد برای چاپ دارید، پیشنهاد می‌شود از دستگاه فتوکپی استفاده کنید.
برخی از دستگاه‌های کپی نیاز به فضای زیادی برای نصب و راه اندازی دارند که برای محیط‌هایی با محدودیت فضا مناسب نیست. بنابراین اگر فضای کافی ندارید، می‌توانید دستگاه‌های کپی چند کاره و پرینتر‌هایی با ابعاد کوچک استفاده نمایید.
دستگاه فتوکپی علاوه بر تکثیر اسناد با تعداد بالا از قابلیت‌های دیگری نظیر مرتب‌سازی اسناد را نیز دارد و برخی نیز ویژگی‌های بیشتر دیگری را دارا هستند. همچنین اگر ترتیب و نظم صفحات اسناد و مدارک برای شما اهمیت بالایی دارد و نیاز به کپی انبوه دایرید، دستگاه کپی نسبت به پرینتر در این زمینه موفق‌تر عمل می‌کند.
اگر کسب و کار شما به گونه‌ای است که روزانه اسناد و مدارک زیادی برای کپی متوالی دارید، استفاده از فتوکپی بسیار مناسب و ایده‌آل بوده. ضمن اینکه دستگاه‌های مدرن‌‌تر این امکان را فراهم نموده تا برای چاپ اسناد با اعمال تنظیمات دلخواه نظیر کیفیت را در اختیار داشته باشید که در مقایسه با پرینتر تفاوت چندانی مواجه نخواهید شد و تنها تفاوت در سرعت چاپ است. اگر تعداد بالای کپی اسناد در زمان کم دارید، دستگاه کپی گزینه‌های عالی محسوب می‌شود.
دستگاه‌های فتوکپی برای کپی اسناد و تصاویر نیاز به اتصال رایانه و لپ‌تاپ ندارد و با قرار دادن کاغذ بر روی شیشه دستگاه عملیات کپی انجام می‌شود. در حالی که پرینتر برای چاپ اسناد باید به رایانه متصل شود.
پرینتر‌ها هم این امکان را می‌دهند که صفحات بالایی را در روز چاپ کنید؛ اگر نیاز به سرعت بالا‌تری از کیفیت دارید، دستگاه کپی گزینه مقرون به صرفه‌‌ای برای شما خواهد بود. در نظر داشته باشید که دستگاه‌های کپی امروزی و مدرن انرژی را صرف می‌کنند و از مواد مصرفی کمتری نیز استفاده خواهند کرد. این نکته را در نظر بگیرید که اگر روزانه تعداد کمی چاپ دارید، خرید پرینتر بهترین و کم‌هزینه‌ترین گزینه برای شما خواهد بود. اگر بخواهیم دو دستگاه کپی و دستگاه پرینتر را با یکدیگر مقایسه کنیم، نمی توان گفت که کدام برای خرید بهتر هستند. درواقع از کپی برای یک کار و از پرینتر نیز برای کار دیگری استفاده خواهد شد. بنابراین بی‌شک تفاوت این دو با یکدیگر منجر به انتخاب و خرید بهتر یا بدتر بودن نخواهد شد.
