با پیشرفت تکنولوژی نیازها تغییر پیدا کردند و دیگر همانند سابق نیاز به حضور فیزیکی برای انجام خیلی از کارها وجود ندارد. و درصد بالایی از کسب و کارهای کوچک و استارتاپ ها به استفاده از دفتر کار مجازی روی آورده اند. به همین سبب شرکت ها نیز تمایل به جذب نیروهای دورکار و فریلنسر دارند. که همین موضوع خود موجب صرفه جویی بسیاری در هزینه ها خواهد شد.
دفتر کار مجازی چیست؟
دفتر کار مجازی یا Virtual office یک جایگزین مدرن به جای دفترکار سنتی است که مزایای بسیاری را نیز به همراه دارد. این نوع دفتر کار شما را از صرف هزینه و زمان زیاد برای اجاره دفترکار و استخدام افراد و همچنین هزینه های جانبی همانند: هزینه برق، آب، بیمه، تجهیز دفترکار و غیره بی‌نیاز می‌کند.
خدمات دفتر کار مجازی
شماره تلفن مجازی
منشی مجازی
مرکز تماس
سرویس IVR
آدرس پستی
ایمیل سازمانی
اتاق کنفرانس و جلسه
شماره تلفن مجازی
همانطور که میدانید سیستم تلفن ثابت محدود به مکان است و تنها در صورتی میتوانید از آن استفاده کنید که در مکان مدنظر باشید. اما از آنجایی که این محدودیت با کسب و کار های امروزی همخوانی ندارد میتوانید از سیستم شماره تلفن ابری استفاده نمایید که این سیستم قابلیت تماس و پاسخ گویی هم زمان با انبوهی از مشتریان را فراهم می‌کند. درصورتی که با این شماره های مجازی تماس بگیرید به صورت خودکار این تماس ها به تیم منشی مجازی این سرویس و با نام آن شرکت انتقال داده خواهد شد. و با بهره مندی از دفتر کار مجازی میتوانید از نیروهای غیرمتمرکز بهره مند شوید که از هرجایی بدون محدودیت میتوانند به انجام وظایف کاری خود بپردازند.
سرویس منشی مجازی
سرویس منشی مجازی که اپراتوری انسانی و حرفه‌ای است پاسخگوی تماس هایتان خواهد بود با این تفاوت که نه تنها نیازی به حضور فیزیکی ندارد بلکه هزینه‌ی بسیار کمتری را نیز از استخدام یک نیروی مستقر در پی دارد.
مرکز تماس
نقطه مرکزی مدیریت ارتباط با مشتریان در سازمان مرکز تماس است. که شما با مدیریت آن میتوانید از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری نمایید. ایجاد یک مرکز تلفن اینترنتی، نه تنها به این کسب و کارها فرصت استفاده از خدمات ارتباطی در بستر ویپ و اینترنت را خواهد داد، بلکه سبب می‌شود تا با کمترین هزینه و بدون اشغال فضای فیزیکی، از خدمات یک مرکز تماس و قابلیت های متعدد آن نهایت استفاده را ببرید.
تلفن گویا (IVR)
با استفاده از خدمات ویپ رها با نام رهابل میتوانید از مزایای بسیار این خطوط بهره‌مند شوید.
مزایای دفترکار مجازی
کاهش هزینه ها
سرویس دفتر کار مجازی یک تلفن ثابت سازمانی ابری به هر شرکتی اختصاص می‌دهد که قابل انتقال بوده و میتوان داخلی‌های متعددی را برای هر فرد در هر نقطه‌ای تعریف کرد. در نتیجه کارمندان در هر مکانی که باشند میتوانند به تماس‌ها پاسخ دهند و ارتباط خود را با مشتریان به درستی حفظ کنند. همچنین هزینه ماهیانه دفتر کار مجازی بسیار کمتر از دفتر کار سنتی است. زیرا هیچ یکی از هزینه‌های نگهداری و امکانات ساختمانی و نیز هزینه استخدام نیروی اداری را ندارد.
حذف مرزهای جغرافیایی و جابجایی آسان
مرزهای اداری را ازبین ببرید و اجازه دهید کارکنانتان از هرکجا با دسترسی به اینترنت پاسخگوی داخلی خود باشند. در صورتی که موضوع مکان فیزیکی مطرح نباشد در نتیجه میتوان افراد را از هرجای کشور برای انجام امور استخدام نمود.
تقویت و بزرگنمایی جلوه شرکت شما
بسیاری از شرکت ها و کسب و کارهای کوچک میتوانند با توجه به این که با بسیاری از مشتریان به صورت غیر حضوری ارتباط برقرار می‌کنند بهترین منو صوتی و داخلی های متنوع را ارائه نمایند.
چه مشاغلی از دفتر کار مجازی استفاده می کنند؟
استارتاپ ها
کسب و کارهای کوچک و خانگی
سایت های فروش اینترنتی
بازاریابان در شبکه های اجتماعی
مشاوران و وکلا
مشاغل نام برده شده از جمله طرفداران دفترکار مجازی هستند. همچنین با پیدایش و پیشرفت نرم افزارهایی مانند: ویدیو کنفرانس، اکنون استفاده از دفتر کار مجازی عملیاتی تر شده است. این دفترکار می‌تواند باعث افزایش بهره وری شود، زیرا خدمات آن، کارکنان را از انجام وظایف اداری و نیز رفت و آمدهای روزانه نجات می‌دهد. تک تک کارکنان میتوانند از هر مکانی که برایشان راحت تر است کار کنند.
نتیجه گیری
با سرویس دفتر کار مجازی دیگر هزینه ها بر دوش کسب و کارتان سنگینی نخواهد کرد، و همانطور که میدانید مهم ترین نکته برای بقا و رشد در هر کسب و کاری مدیریت هزینه ها به بهترین نحو ممکن است. این سیستم بهترین انتخاب برای شرکت‌هایی است که دارای دفاتر و شعب های متعدد است. این پدیده همچون قطار با سرعت بالا در حرکت است. این شمایید که باید ببینید آیا می‌خواهید با این قطار همراه باشید یا خیر؟
