برای این که تمامی کارکنان یک شرکت یا سازمان توانایی ارسال و دریافت فکس تحت شبکه (اینترنت و اینترانت) را داشته باشند لازم است تا سیستمی در شبکه‌ی شرکت به صورت کلاینت سرور راه اندازی شود. پیشنهاد استفاده از فکس سرور برای بهبود عملکرد و مکانیزه کردن عملیات ارسال و دریافت فکس ها است. با این اقدام دیگر نیاز به استفاده از دستگاه های فکس قدیمی نیست. و ارسال فکس به صورت دیجیتال برای تمامی خطوط تلفنی امکان پذیر است. دستگاه های فکس سرور در دو نوع سخت افزاری و نرم افزاری قابل عرضه هستند.
فکس سرور سخت افزاری
فکس‌سرورهای سخت افزاری به دستگاه هایی گفته می‌شود که در غالب یک سخت افزار واحد و با بهره گیری از یک سیستم عامل منحصر به فرد، ایمن، غیر قابل هک و سریع، سرویس ارسال و دریافت فکس را در شبکه های LANو WAN، Internet در اختیار یک یا گروهی از کاربران یک سازمان قرار می‌دهد.
وظیفه فکس سرور چیست؟
این نوع فکس از فناوری FOIP یا همان FAX OVER IP گفته می‌شود استفاده می‌کند. و تمامی ارتباطات فکس یک شرکت یا سازمان را از طریق سیستم سخت افزاری خود سازمان‌دهی می‌کند. با استفاده از این سیستم تمامی مکاتبات تحت فکس سرور، به صورت مرکزی مدیریت و سازمان‌دهی می‌شود. همچنین شرکت‌های دارای شعب‌های مختلف در سرتاسر کشور می‌توانند با استفاده از هر نوع بستر شبکه (اینترنت – اینترانت) فکس‌های خود را به صورت داخلی و بدون استفاده از خط تلفن و هزینه برای یکدیگر ارسال نمایند.
چرا شرکت‌ها به Fax Server نیاز دارند؟
این یک راهکار مناسب و همیشگی جهت یکپارچه سازی و سفارشی کردن مکاتبات از طریق فکس استفاده از این روش است. همچنین کاربردی مقرون به صرفه و حرفه‌ای جهت بایگانی کردن اسناد ارسال و دریافت شده است. دارا بودن امنیت بالا و محافظت از اطلاعات محرمانه و جلوگیری از دسترسی افراد غیرمجاز به اسناد یکی دیگر از دلایل استفاده از فکس سرور است.
سطوح مختلف Fax Server
این سامانه در سه سطح مختلف عرضه می شود که با توجه به نیاز کاربران هر ی از این سطوح به افراد پیشنهاد خواهد شد.
سطح یک: دارای یک پنل کاربری تحت وب است که کاربران با توجه به مقدار دسترسی که توسط مدیر شبکه به آن ها داده است عملیات ارسال و دریافت فکس را انجام خواهند داد.
سطح دو: این نوع دسترسی بسیار مناسب برای سازمان های دولتی و پرجمعی است که عملیات ارسال و دریافت فکس خود را از طریق اتوماسیون های اداری نظیر crm انجام میدهند.
سطح سه: این سطح پیشرفته ترین دسترسی را دارد. که ترکیب شده از لایسنس های سطح 1 و 2 می باشد. به این صورت که شرکت های که سطح دو سامانه مورد نیاز آن‌ها است.
اما می خواهند از قابلیت های فکس سرور در سطح اول استفاده کنند و عملیات ارسال و دریافت فکس را خارج از بایگانی اتوماسیون را نیز انجام دهند. می توانند با تهیه این سطح از قابلیت کامل یک Fax Server پیشرفته استفاده نمایند.
ویژگی‌ها و مزایای فکس سرور
صرفه جویی در مصرف کاغذ
حذف کامل جوهر در روند ارسال و دریافت فکس
قابلیت ارسال و دریافت تعداد نامحدود خط فکس به طور هم‌زمان
ارسال مکاتبات به صورت دستی و خودکار
پشتیبانی از کلیه فرمت‌های اسناد (PDF-TIF-TXT)
سیستمی مناسب برای مدیریت، نمایش و ویرایش فکس‌ها با پسوند TIF
امکان تماس خودکار جهت ارسال فکس
تعمیر و نگهداری آسان Fax Server
قابلیت ایجاد قوانین مختلف برای فکس‌های دریافتی یا کارتابل کاربران
دارای سیستم بایگانی دستی و خودکار فکس های دریافتی و ارسالی
امکان پشتیبانی از نسخه ویندوز کلاینت، ویندوز سرور، پنل تحت وب و مدیریت تلفنی سیستم
سازگاری با نرم افزار Outlook و Exchange
امکان ارسال فکس های دریافتی از طریق Fax Server به پست الکترونیک کاربران
امکان پرینت گرفتن از فکس ها
امکان مدیریت دسترسی کاربران
قابلیت بارگذاری فکس‌ها بر روی FTP هاست سازمان
امکان ارسال فایل اسکنر شده به صورت فکس
امکان ارسال هوشمند فکس در برنامه زمانی منظم
قابلیت ارسال گروهی فکس با مدیریت کلیه تنظیمات مربوطه
دارای سیستم پشتیبان گیری منظم طبق برنامه زمانی قابل تنظیم
امکان ایجاد منو به تعداد نامحدود و دسته‌بندی فکس های دریافتی و ارسالی
نتیجه گیری
با ایجاد روندهای هوشمند و استفاده از فکس سرور شرکت ها و سازمان ها به کاهش هزینه‌ها سوق پیدا خواهند کرد. راه اندازی فکس اینترنتی درون سازمانی لازم و ضروری است. هر ارگان و یا سازمانی می تواند برای خود این سرویس را به صورت اختصاصی داشته باشد که در محرمانه نگه داشتن فکس های مهم شرکت های تجاری گوناگون و سازمان های دولتی کمک بسزایی می‌نماید.
