خصوصیات و ویژگی‌های منشی موفق
منشی ویترین شماست و خط مقدم بیزینس شماست.
این جمله را همیشه به خاطر داشته باشید چرا که یک منشی می تواند یک پرستیژ و جایگاه یک شرکت و سازمان را به بهترین شکل ممکن شکل دهد.
اهمیت منشی
به طور کلی می توان اهمیت منشی را با این جمله خلاصه کرد.
*مهمترین نیروی شرکت که می تواند جایگاه و برند یک مجموعه را بسازد و نقش بازوی اجرایی مدیریت را دارد منشی است.*
پیشنهاد ما برای شما همکاران عزیز این است که ابتدایی‌ترین سرمایه‌گذاری برای مطرح‌شدن شرکت و مجموعه خود را بر روی پرسنل و به‌خصوص منشی خود بگذارید.
چراکه یک منشی حرفه ای به‌راحتی و حتی به‌تنهایی بزرگترین تبلیغات ما به شمار می‌آید. البته به‌شرط آموزش صحیح و کاربردی.
در زیر برخی از ویژگی‌ها، مهارت‌ها و دانش‌های لازم برای منشی آمده است.
-روشمند باشد و به جزئیات دقت کند.
-به‌خوبی سازمان‌دهی شده باشد و ذهنی منظم داشته باشد.
-به دادرسی‌ها عینیت بخشد.
-فوری به تماس‌ها، پیام‌ها و درخواست‌ها رسیدگی کند.
-قادر به یادداشت‌برداری دقیق از جلسات باشد.
-اطمینان حاصل کند که اعضا، تمام مطالب لازم را دریافت می‌کنند.
-آمادگی برای برگزاری جلسات
-هماهنگی در کلیه امور با مدیر
-آگاهی از تمامی رویه های شرکت/سازمان
اولین برداشتی که از یک منشی در ذهن مراجعین و همکاران شکل می‌گیرد بر اساس وضع ظاهر و پوشش آن منشی است.
استفاده از ظاهر و پوشش حرفه‌ای متناسب با شغل و استراتژی آن مجموعه و مدیریت می‌تواند تأثیر فوق‌العاده‌ای را در ذهن اشخاص شکل دهد و دید فوق‌العاده مثبتی را نسبت به شرکت، مطب و مجموعه ما داشته باشند.
بیان قدرتمند بزرگترین و مهمترین تأثیر را در ارتباط یک منشی دارد. همچنین شناخت مکاتبات هم می‌تواند این تأثیر را در ارتباطات نوشتاری داشته باشد. یک منشی به‌عنوان یک فرد برون‌گرا باید بتواند به بهترین شکل این ارتباط را با همکاران و مراجعین برقرار کند و نقش مهمی در ارتباط و متصل کردن مدیریت به کارکنان شرکت و سازمان و همچنین ارتباط مراجعین با مدیریت را دارد.
با توجه به اینکه یک منشی نقش بازوی اجرایی مدیریت را در هر شرکت و سازمانی بر عهده دارد می‌بایست یک منشی از اعتمادبه‌نفس بالایی و قدرت سازگاری و تطبیق بسیار خوبی با شرایط مختلف را داشته باشد.
چراکه یک منشی همواره در محیط کار با چالش‌های متفاوتی روبه‌رو خواهد شد و این قابلیت انعطاف‌پذیری یک منشی موفق را با شرایط مختلف و شرایط متفاوت را می‌طلبد تا بتواند بدون استرس و اضطراب امور مربوط به خود را به بهترین شکل ممکن انجام دهد.
روحیه همکاری و استفاده از توانمندی‌های افراد مجموعه و شرکت و مطب و... یکی از مهمترین مهارت‌هایی است که یک منشی موفق و حرفه‌ای باید از آن بهره‌مند باشد.
توانایی کار به‌صورت گروهی، استفاده از نظرات همکاران، استفاده از همکاران در مواردی که تخصص و تجربه کافی را داشته باشند و احترام به فعالیت‌های سایر همکاران و سعی در کمک به برطرف کردن چالش‌ها و سرعت بخشیدن به فعالیت‌ها باید سرلوحه اول یک منشی در شرکت در نظر گرفته شود.
هوشیاری قوی در کار، به خاطر سپردن وقایع حساس و متمرکز شدن در کار بر اساس اولویت‌ها و قدرت تشخیص این اولویت‌ها از مهمترین مهارت های یک منشی موفق و vip است.
اینکه فراموش نکنیم، پیگیری کنیم، مدیریت کنیم و اجرا کنیم.
منشی ترجمه کلمه (secretary) است که از اصل Secret به معنی محرمانه گرفته‌شده است؛ بنابراین واژه منشی به معنی محرم اسرار و شخصی که رازدار یک شرکت و اداره است اشاره‌شده است.
با توجه به اینکه یک منشی به بسیاری از اطلاعات، اسناد، تصمیمات مدیریتی دسترسی دارد امین بودن و قابل‌اعتماد بودن در یک منشی حرفه ای باید در بالاترین درجه خود باشد. چراکه کوچک‌ترین تردید در این مورد موجب عدم همکاری با آن منشی خواهد شد.
حفظ مسائل امنیتی، جلسات خصوصی و محرمانه مدیر، تصمیمات مدیریتی، اسرار شرکت، مطب و اداره و ... و حفظ آن بر عهده یک منشی است که در صورت درز این اطلاعات و اسرار آسیب بزرگی به شرکت و سازمان خواهد رسید.
یک منشی می‌تواند به‌عنوان یک مشاور مدیر و شرکت و اداره نیز تلقی شود، همچنین به‌عنوان یک مدیر که بسیاری از تصمیمات مدیریتی را اجرا کند و یا حتی ممکن است اختیار تصمیم‌گیری‌های مدیریتی را نیز در برخی شرایط بر عهده داشته باشد.
با توجه به اینکه یک منشی می‌تواند مدیریت پرسنل نیز را بر عهده داشته باشید و ممکن است در محیط کار چالش‌ها، مشکلات و اتفاقاتی رخ دهد که این قدرت تصمیم‌گیری و ابتکار منشی است که می‌تواند بدون مراجعه به مدیریت از پس این دغدغه‌ها و چالش‌ها با موفقیت و سربلندی بیرون آید.
قدرت تصمیم‌گیری یعنی انتخاب بهترین راه‌حل از بین راه‌حل‌های مختلف در ارتباط با مسئله موردنظر و اجرای بهترین تصمیمات ممکن و پیش رو می‌باشد.
مشکلات مختلف، ناملایمات احتمالی در محیط کار، ارتباط با افراد بدقلق و چالش‌برانگیز، ارتباط با مدیران و مراجعین باشخصیت های متفاوت و ... نیاز به داشتن یک روحیه منعطف و صبر و شکیبایی بالاست.
درمواقع چالش‌برانگیز کنترل هیجانات و عصبانیت احتمالی در محیط کار یکی از مهمترین مهارت‌هایی است که یک منشی باید درآن حرفه‌ای گردد؛ و بتواند به خوش‌رویی و ارتباط فوق‌العاده مثبت از این مشکلات و ناملایمات فاصله بگیرد و ارتباط منفی را باقدرت ارتباطی خود به ارتباط مثبت تغییر دهد.
مدیریت زمان می‌تواند کیفیت زندگی شغلی یک منشی را تحت تأثیر قرار دهد.
مدیریت زمان به‌صورت خلاصه در 3 اصل زیر خلاصه می‌شود:
1: هدف‌گذاری
2: اولویت‌بندی اهداف
3: زمان‌بندی اولویت‌ها
مدیریت زمان و اجرای آن در مجموعه باعث کاهش استرس در محیط کار و افزایش سرعت در محیط کار خواهد شد که در دوره آموزشی منشی گری به صورت کامل به آن خواهیم پرداخت.
یکی از مهمترین صفات منشی حرفه ای، آموزش و توانمندسازی کارکنان و استفاده از تخصص آن‌ها در اجرای امور مختلف است. با توجه به حساسیت جایگاه منشی و لزوم بودن همیشگی منشی در سمت خود می‌بایست ما افرادی را برای جایگزینی خود در شرایط ناگهانی در نظر بگیریم و این نیاز است که یک آموزش و توانمندسازی جایگزین‌های خود را در دستور کار خود قرار دهیم.
برخورداری از تایپ قوی، آشنایی کامل با icdl، آشنایی با نرم‌افزارهای به‌روز در مدیریت زمان و تنظیم جلسات و ... از مهمترین و پایه‌ترین مهارت‌هایی است که منشی باید از آن برخوردار باشد.
جمع‌بندی:
منشی را دست‌کم نگیرید، آموزش و توانمند کردن منشی راحت‌ترین سود و منفعت را به آن شرکت و سازمان و مطب و ... خواهد داد و به‌سرعت نتیجه فوق‌العاده این سرمایه‌گذاری را شاهد خواهید بود.
اگر برای تبدیل به یک منشی حرفه‌ای شدن تلاش می‌کنید
منبع: راهمند
