مهمترین مهارت های لازم برای شغل منشی گری
یکی از شغل های مهم و پرکاربرد در سازمان ها و شرکت ها، شغل منشی گری است.
در این مقاله به مهمترین مهارت های لازم برای شغل منشی گری و شرح وظایف منشی می‌پردازیم.
مدت زمان مطالعه 4 دقیقه!
منشی به شخصی گفته می‌شود که توسط شخص یا سازمانی استخدام گردد و به عنوان دستیار یک مدیر عهده‌دار وظایفی چون تنظیم برنامه های روزانه مدیر، تنظیم و هماهنگی جلسات، نامه نگاری، بایگانی، تنظیم گزارش ها، پاسخ به تلفن و ارباب رجوع و ... را بر عهده دارد.
به‌صورت کلی منشی ها و مسئولین دفاتر نقش ها و وظایف مشابهی را در سازمان ها و شرکت ها بر عهده‌دارند اما در عین تشابهات فراوان دارای تفاوت‌های محسوسی نیز می باشند.
به صورت کلی منشی در سازمان های کوچک‌تر با مسئولیت‌های کم اهمیت‌تر نسبت به مسئول دفتر مشغول به کار می شود. معمولاً مسئولیت های منشی بیشتر در روابط عمومی است و بیشتر امور پذیر را برعهده دارند. در حالیکه ممکن است مسئولین دفاتر اصلاً با مردم تعامل نداشته باشد. به صورت کلی بسیاری از مسئولین دفاتر وظایف مدیریتی را نیز برعهده دارند و مسئولیت های حساس تر و مهمتر بر عهده مسئولین دفاتر می باشد.
بسیاری از ادارات دولتی، سازمان‌ها و شرکت های خصوصی و دولتی، به منشی نیاز دارند. در اینجا فهرستی از رایج‌ترین مشاغل منشیگری برای شما آماده کرده‌ایم:
آموزش‌های مورد نیاز برای افراد متقاضی استخدام در شغل منشی گری
شغل منشی گری همانند هر شغلی دیگری نیاز به آموزش‌های خاص خود دارد تا افراد بتوانند با توانایی کامل و کسب مهارت‌های کاربردی در این شغل مشغول به فعالیت شوند.
مجموعه راهمند این امکان را برای تمامی علاقه مندان فراهم کرده تا این آموزش های کاربردی ویژه شغل منشی گری را به صورت فشرده در قالب دوره های حضوری و آنلاین را به تمامی عزیزان ارائه دهد.
جهت دریافت اطلاعات بیشتر همین حالا با ما در تماس باشید:
توانمند شدن در هر مهارتی شما را به‌راحتی به مراحل بالاتر سازمانی خواهد رساند.
یادتان باشد ذهنیت برنده خود را هیچ‌گاه از دست ندهید، چراکه بسیاری از منشیان هستند که به‌راحتی توانسته‌اند به جایگاه‌های مدیریتی آن سازمان و شرکت دست پیدا کنند.
یک منشی مسئولیت برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت یک جلسه را می‌تواند بر عهده داشته باشد
در دوره آموزشی منشیگری به‌تمامی این نکات و تکنیک های آن اشاره خواهیم کرد که بتوانید با سربلندی از عهده این مسئولیت مهم بربیایید.
اما به‌صورت مختصر مهمترین نکاتی که قبل، آغاز و بعد از جلسه می‌بایست آن نکات را رعایت کنیم می‌پردازیم.
لازم به ذکر است بدانید ممکن است بعضی از این وظایف منشی در شرکت‌های مختلف متفاوت باشد.
نکات قبل از جلسه:
ü تعیین تاریخ، ساعت، موضوع و مکان جلسه
ü تعداد و مشخصات شرکت‌کنندگان
ü آمادگی و نظافت، آراستگی، نور و تهویه مطبوع
ü ثبت جلسه
ü یادآوری و دعوت به حضور میهمانان جلسه
ü آماده کردن مدارک و موارد موردنیاز در جلسه
ü ارسال دعوت‌نامه و دستور جلسه
ü پذیرایی
ü آماده کردن تجهیزات و محل جلسه و آمادگی برای زودتر آمدن شرکت‌کنندگان
نکات آغاز جلسه:
q استقبال و خوشامدگویی
q معرفی ملاقات‌کننده به مدیر
q توجیه احترام‌آمیز ملاقات‌کننده از نظر محدود بودن وقت مدیر
q ارتباط با مدیر با یادداشت
q مدیریت رفت و آمد ها
q نوشتن گزارش /صورت‌جلسه (یادداشت‌برداری)
q هماهنگی در خصوص پذیرایی و نیازهای حین جلسه
نکات پایان جلسه:
Ø توزيع نسخه‌های صورت‌جلسه برای اشخاص مربوطه.
Ø بایگانی صورت‌جلسه
Ø پیگیری اقدامات بعدی
Ø بدرقه و راهنمایی
یکی از چالش‌های مهمی که در بین طرفین قرارداد در هنگام استخدام منشی وجود دارد، بحث پذیرایی از میهمانان و مراجعین شرکت و سازمان است. هرچند این مورد به صورت معمول بر عهده پرسنل خدمات و تشریفات پذیرایی است نه منشی اما در برخی از شرکت‌های کوچک مشاهده‌شده است که منشی اغلب امور پذیرایی را نیز عهده دارد است.
پیشنهاد ما به شما عزیزان این است که در هنگام مصاحبه استخدامی و قبل از تنظیم قرارداد با منشی و یا استخدام شدن در شرکت و سازمان درباره این موضوع مهم به توافق برسید. چراکه توافق در این زمینه می‌تواند مشکلات بعدی شمارا تا حدود بسیاری کاهش دهد.
یکی از نکات مهم این شغل بحث درآمد آن است.
برخلاف پست های تخصصی و کارمندی در شرکت ها و سازمان ها، شغل منشیگری درآمد مشخص و تعیین‌شده‌ای ندارد و بسته به سازمان، مدیریت، تجربه و تخصص و شرایط کار حقوق و مزایا تعیین می‌شود.
حقوق منشی در بسیاری از موارد مشاهده‌شده که از حقوق و مزایای یک کارمند هم بیشتر بوده و این بسته به شرایط شغل و پورسانت‌ها متفاوت بوده است.
با توجه به تقاضای بالا برای استخدام منشی، داشتن برخی از مهارت ها شانس شمارا در استخدام در آن شرکت و سازمان بالا خواهد برد.
همچنین این مهارت‌ها باعث می‌شوند یک منشی وظایف خود را به‌درستی انجام دهد و امور مربوط به یک سازمان یا مجموعه به بهترین شکل ممکن پیش برود و رضایت مدیران را نیز شما در پی خواهید داشت.
مهمترین مهارتی که یک منشی در محیط کار می‌بایست آن را داشته باشد، مهارت‌های ارتباطی است.
و اما فن بیان مهمترین نکته است که باید یک منشی آن را به بهترین شکل ممکن در خود داشته باشد.
پاسخگویی به مراجعین، مکالمات تلفنی، ارتباط با کارکنان و مدیران، استقبال از مشتریان مستلزم کسب مهارت‌های قوی ارتباطی است و شما می‌بایست از فن بیان و زبان بدن عالی‌ای بهره‌مند شوید.
کتاب زبان بدن آلن پیز و قدرت بیان برایان تریسی به شما در کسب این مهارت کمک فراوانی خواهد کرد.
بعضی از منشی‌ها وظیفه‌دارند از جلسات برگزارشده گزارش تهیه کنند؛ بنابراین یک منشی باید توانایی یادداشت‌برداری سریع را داشته باشد تا بتواند نکات مهمی که در طول جلسه بیان شد را ثبت کند.
داشتن مهارت تایپ سریع نیز حین یادداشت‌برداری در طول جلسات، نوشتن ایمیل‌ها، نامه‌های رسمی و... اهمیت بالایی دارد.
منشی می بایست تمام پرونده‌ها، اطلاعات و اسناد سازمان را به خوبی سازماندهی کند. زمانی که تمامی پرونده‌ها به‌درستی سازماندهی شده باشند به‌راحتی می‌توان به آن دسترسی پیدا کرد و سردرگمی در آن بخش کاهش پیدا خواهد کرد.
ممکن است یک منشی، مسئول سازماندهی فایل‌های کاغذی یا الکترونیکی باشد. درهرصورت داشتن یک سیستم سازماندهی مشخص می‌تواند به او کمک کند وظایف خود را به بهترین شکل ممکن انجام بدهد.
گاهی اوقات چالش‌هایی در محیط کار به وجود می‌آید و یک منشی وظیفه دارد در کوتاه‌ترین زمان، بهترین راه‌حل را برای آن چالش‌ها پیدا کند. در چنین وضعیتی، داشتن مهارت‌های حل مسئله و تفکر انتقادی به کمک افراد می‌آید تا استراتژی‌های نوآورانه‌ای را پیدا کنند و شرایط مجموعه را بهبود ببخشند.
مهمترین ویژگی شخصیتی یک منشی جزئی‌نگر و توجه به جزئیات است، چراکه بسیاری از چالش‌های موجود در اداره و شرکت بر سر جزئیات آن است و یک منشی با ریزبینی دقیقی که باید از خود داشته باشد این چالش‌ها را در سریع‌ترین زمان ممکن برطرف نماید.
همچنین، امور دیگری مانند انجام برنامه‌ریزی‌های مربوط به سفرهای کاری یا تنظیم قرارهای ملاقات نیز ازجمله وظایف منشی هستند که به‌دقت بالایی نیاز دارند.
یک منشی نقش آیینه شرکت و سازمان است و می‌بایست در تمام زمینه‌ها پرستیژ و جایگاه مدیریت و سازمان را به رخ دیگران بکشاند.
داشتن مهارت قوی در برقراری ارتباط برای یک منشی می‌تواند این جایگاه را بسیار محکم کند.
محیط کاری می‌تواند چالش‌های مختلفی را برای منشی ایجاد کند. او باید بتواند در شرایط استرس‌زا، آرامش خود را حفظ کند و اوضاع را مدیریت کند. گاهی اوقات کدرهایی فوری پیش می‌آید و یک منشی باید انعطاف‌پذیر باشد و بتواند برنامه‌ی خود را تغییر بدهد تا ابتدا به آن امور فوری رسیدگی کند.
مدیریت زمان قدرتمند
منشی ممکن است مجبور باشد به‌طور هم‌زمان به امور مختلفی رسیدگی کند و کارهای مختلفی را پیش ببرد. داشتن توانایی برنامه‌ریزی صحیح و اولویت‌بندی کارها بر اساس میزان اهمیت و مهلت تحویل آن‌ها، برای یک منشی ضروری است.
جالب است بدانید برای این شغل، رشته دانشگاهی امور دفتر منشی گری نیز تعریف‌شده است. از این رشته به‌عنوان رشته منشیگری نیز یاد می‌شود. رشته‌ای که پیش‌ازاین وجود نداشت و نشانه‌ای از پیشرفت در کار منشیگری، اهمیت آن و تخصصی شدن آن است.
علاوه بر این رشته، رشته‌هایی چون روابط عمومی، روانشناسی، جامعه‌شناسی و برخی از رشته‌های مدیریت نیز می‌توانند با این شغل در ارتباط باشند. البته هنوز هم برخی از سازمان‌ها و شرکت‌ها، بدون توجه به مدرک و یا رشته تحصیلی، افراد را استخدام می‌کنند و مهارت و تجربه را بر مدرک تحصیلی ترجیح می‌دهند.
