راستش رو بخواید، از اون‌جایی که به نوشتن و برنامه‌ریزی کردن علاقه‌ی زیادی دارم، و چون فکر می‌کنم با نوشتن، بهره‌وری (Productivity) آدم چندبرابر می‌شه، و از اون‌جایی که به شیوه‌های مدرن و دیجیتال برای منظم‌کردن زندگیم علاقه‌مند هستم، با اپلیکیشن‌های مختلفی در حوزه‌ی سامان‌دهی لیست کارها (To Do List) یا حتی سرویس‌های مدیریت پروژه (Project Management) زیاد سر و کله زدم! و تو این نیم‌چه مقاله، تصمیم دارم تجربیاتم رو باهاتون به اشتراک بذارم تا اگه شما هم دنبال این هستید که از شر کارهای عقب افتاده خلاص بشین، به راحتی بتونین این کار رو انجام بدین! ?
قبل از این که بخوام شروع کنم به معرفی ابزارهای کمکی برای افزایش توسعه فردی در زمینه‌ی مدیریت انجام کارها، باید به چند نکته توجه کنیم. اولین و مهم‌ترین نکته اینه که مهارت مدیریت امور، با مهارت استفاده از ابزارهایی که این کار رو براتون ساده‌تر می‌کنن کاملا متفاوته! چرا؟
به این خاطر که ممکنه شما مهارت بالایی در به‌کارگیری یه ابزار To-Do List داشته باشین اما چون ذهنیت درست و واقعی‌ای نسبت به برنامه‌های شخصی و اولویت‌بندی اون‌ها ندارین، لیست کارهاتون توی اون سرویس دیجیتال کم‌کم پر بشه از کارهایی که هر روز روی هم تلمبار می‌شن و نمی‌رسین انجامشون بدین ?
پس اجازه بدید قبل از این که بریم سراغ ابزار، چند تا نکته‌ی اساسی رو در مورد اصول مدیریت انجام کارها با هم مرور کنیم:
واقعیت اینه که از یه نظر ابزار مهمه، چون بدون داشتن ابزار مناسب، انجام دادن کارها سخت‌تر یا حتی غیرممکن می‌شه. اما نکته‌ی مهم اینه که شما، ابزار مناسبِ خودتون رو پیدا کنید و از روی دست کسی ننویسید تا نتیجه‌ی مطلوبی بگیرید. ابزار مناسبِ شما شاید سررسید یا دفترچه‌ی شخصی‌تون باشه که البته خوبه اما به نظر من، وقتی ما همیشه و هر جا گوشی‌مون رو همراهمون داریم، این خیلی راحت‌تره که قفلشو باز کنیم و یه نگاه به کارهایی که باید انجامشون بدیم بندازیم! تازه، این کار کمک می‌کنه که هر زمان و روی هر دستگاه دیگه هم بتونیم به لیست کارهامون دسترسی داشته باشیم!
به همین دلیل، الان می‌خوام چند تا از بهترین ابزارهایی رو که تا به حال باهاشون برای مدتی کار کردم رو بهتون معرفی کنم تا شما هم اون‌ها رو تست‌شون کنید و ببینید کدومشون بیشتر با انتظاراتتون همخونی داره. خوشحال می‌شم بعد از این که سراغشون رفتین، تجربه‌تون رو باهام به اشتراک بذارین! اگر هم از سرویس دیگه‌ای استفاده می‌کنین، شک نکنین که اگه بهم معرفیش کنین بررسی و به این لیست اضافه می‌کنم. ?
لیست ابزارها به صورت فهرست‌وار:
سرویسی که گوگل در اختیار ما گذاشته، مدیریت کارها در کنار تقویم گوگله! از اون‌جایی که من زیاد با Google Calendar کار می‌کنم، اولین بار سراغ این ابزار برای سامان‌دهی لیست کارهای روزانه‌م رفتم اما متاسفانه بعد از مدتی از امکاناتش خسته شدم و به سرویس‌های دیگه کوچ کردم.
گوگل تسکس در کل ابزار بدی نیست، شما می‌تونید List های مختلف مثل «درس»، «کار» و غیره داشته باشین و توی هر کدوم لیستی از کارها قرار بدید. حتی هر کار می‌تونه چند زیرمجموعه هم داشته باشه! (کارهای فرزند یا Sub-task ها) این سرویس این امکان رو به شما می‌ده که برای کارهاتون تاریخ و ساعت تعیین کنید تا به تقویمتون هم اضافه بشه. می‌تونید تنظیم کنید که یه کار به طور متناوب و خودکار تکرار بشه تا نیاز نباشه هر دفعه به صورت دستی بنویسیدش (مثلا وقتی هر هفته باید یه گزارش کاری رو برای کارفرما ارسال کنید) اپلیکیشن موبایل هم داره اما فکر کنم به خاطر تحریم‌هایی که وجود داره به درستی کار نمی‌کنه (لااقل من که تجربه خوبی نداشتم!)
بنابراین، اگه دنبال یه سرویس ساده و دم‌دستی می‌گردین که بتونین در کنار تقویم گوگل راحت ازش استفاده کنین، Google Task می‌تونه انتخاب خوبی برای شما باشه. اما اگه دنبال امکانات بیشتری هستین، در ادامه‌ی متن و معرفی سرویس‌های دیگه با من همراه باشین ?
من برای مدت‌ها از سرویس یادآور (Reminder) این اپلیکیشن استفاده می‌کردم! خوبی‌ش اینه که زمانی که موقع انجام کاری می‌رسه، یه پنجره از پایین صفحه‌ی گوشی‌تون میاد بالا که می‌تونید توش بگید من این کار رو انجام دادم (done) یا این‌که می‌خوام با یه فاصله‌ی زمانی دوباره بهم یادآوری کنی (Snooze) – که می‌تونه یک ربع، یک ساعت، سه ساعت یا یک روز بعد باشه – و در نهایت هم شاید اصلا از انجام این کار منصرف شده باشین که در این صورت گزینه‌ی Dismiss رو انتخاب می‌کنین!
نرم‌افزار Any.do هم نسخه‌ی وب داره و هم نسخه‌ی موبایل. می‌تونید List های مختلف و کارهای تو در تو داشته باشید. امکان Attach کردن فایل یا اضافه کردن یادداشت به کارها رو هم بهتون می‌ده اما اخیرا سرویس تکرار Task ها رو خیلی محدود کرده و مثلا برای تنظیم کاری که هر ۲ هفته یک‌بار باید ایجاد بشه لازمه که پول پرداخت کنید و اشتراک حرفه‌ای‌ش رو بگیرید. ایده‌ی جالبی که Any.do استفاده کرده اینه که شما قسمتی در اختیار دارید که اسمش Someday هست. جایی که می‌تونید همون آرزوهایی که گفتم نباید توی To-Do List بیاریدشون رو بذارید اون‌جا تا «یه روزی» انجامشون بدی. ? یه قسمت Grocery List هم داره که مخصوص لیست خرید شماست زمانی‌که می‌خواید برید و فروشگاه و اصلا دوست ندارید خریدن چیزی رو فراموش کنید!
هیچ‌وقت یادم نمی‌ره زمانی که Todoist رو پیدا کردم چقدر هیجان این رو داشتم که بالاخره دارم یه بهره‌وری بسیار بالا رو تجربه می‌کنم! این سرویس واقعا خوب و کاربردیه! مخصوصا که هم نسخه‌ی وبش و هم اپلیکیشن ویندوزش و هم افزونه‌ی کرومش و هم اپلیکیشن موبایلش واقعا بی‌نقص و کامله!
این نرم‌افزار مزایای زیادی داره، مثلا شما می‌تونید برای خودتون علاوه‌بر کارهای تودرتو، List های تودرتو هم بسازید و برای هر کدومشون یه رنگ مشخص بذارین که خیلی دوست‌داشتنی می‌شه! یا می‌تونید داخل هر List کارهاتون رو بخش‌بندی کنید (Section). اما به نظر من مزیت اصلی Todoist – علاوه‌بر همه‌ی امکانات قبلی که داره – اینه که نسخه‌ی وب و Desktop اون خیلی خیلی خوش‌دسته. و این به این دلیله که شما نیازِ چندانی به کار با موس ندارید چرا که برای تنظیم هرگونه کاری توی لیست‌هاتون و زمان‌بندی اون‌ها می‌تونید با پیروی از قوانین Todoist روز و زمانش رو تایپ کنید و Todoist خودش می‌فهمه باید چیکار کنه! البته همه‌ی امکانات از طریق رابط کاربری (User Interface) و با استفاده از موس هم قابل انجامن. اما برای مثال اگر بنویسین:
my-task moday 2pm p1
و Enter رو بزنید، خود اپلیکیشن برای شما یه کار به اسم my-task درست می‌کنه و اون‌رو برای روز دوشنبه ساعت ۲ بعد از ظهر زمان‌بندی می‌کنه. اما اون p1 معنیش چیه؟!
اپلیکیشن Todoist به شما این قابلیت رو می‌ده که کارهای خودتون رو در ۴ سطح مختلف اولویت‌بندی کنید! این‌کار رو می‌تونید با اضافه کردن عبارت p1 به معنای اولویت اول، p2 اولویت دوم و p3 اولویت سوم و p4 اولویت چهارم (عادی) انجام بدید و Todoist برای شما کلی کار دیگه روش انجام می‌ده. مثلا می‌تونید با فشار دادن یه کلید روی کیبورد، سریع لیست خودتون رو بر اساس اولویت مرتب کنید و خیلی امکانات دیگه!
برای آشنایی بیشتر با قابلیت‌های میانبر این نرم‌افزار می‌تونید به کلید‌های میانبر و راهنمای تاریخ و ساعت Todoist مراجعه کنید.
شاید بعد از این همه تعریف باورتون نشه که من باز هم به Todoist راضی نشدم و رفتم سراغ سرویس دیگه‌ای که علیرغم ضعیف‌تر بودن، بیشتر به کار من میومد. محدودیت اصلی Todoist اینه که شما نمی‌تونید توش Reminder تعریف کنید یا روی کارهاتون یادداشت (Comment) بذارید مگه این‌که اشتراک پولی اون رو بگیرید.
از اون‌جایی که من همیشه دنبال سرویس‌های رایگان هستم ? بعد از این‌همه گشت و گذار، سرویس Microsoft To-do رو انتخاب کردم که با این که نسبت به Todoist بسیار ساده‌تره و امکانات خاصی ارائه نمی‌ده اما داخلش می‌شه هم Reminder تعریف کرد و هم یادداشت گذاشت. اما مثلا نمی‌تونیم پروژه‌ها یا لیست‌های تودرتو داشته باشیم. البته امکان تعریف زیرلیست کارها برای یک کار دیگه همچنان وجود داره.
یه بدی دیگه‌ای که نسبت به Todoist داره اینه که شما نهایتا می‌تونید اولویت‌بندی کارها رو بر اساس ستاره‌دار (مهم) بودن کار یا بدون ستاره (عادی) بودن کار مشخص کنید و هیچ امکان مرتب‌سازی و Filter کردنی هم وجود نداره. ?
اما یه امکان جالبی که Microsoft To-do منحصرا اون رو ارائه می‌کنه، ایجاد لیستی به اسم My Day هست! شما می‌تونید کارهایی که مربوط به امروزِ شماست رو هر روز از میون کارهای دیگه سَوا کنین و بندازینش توی این لیست تا تمرکزتون دقیقا روی همین لیست جمع بشه!
و اما یه غافلگیری برای برنامه‌نویس‌ها! اگه دوست دارید خودتون برای خودتون یه to-do list طراحی کنین، می‌تونین به سایتِ todomvc.com برید و با هر تکنولوژی‌ای که دوست دارین یه لیست کار اختصاصی برای خودتون بنویسید! ?
توصیه می‌کنم همین الان یکی از ابزارهای بالا رو انتخاب کنید، List های مد نظرتون رو بسازید و کارهای فردا رو توش بنویسین. بهترین زمان برای شروع، «همین الانه!».
می‌تونید اپلیکیشن ابزار انتخابی خودتون رو به لیست استارت‌آپ سیستم‌عامل‌تون هم اضافه کنید تا با هر بار روشن کردن کامپیوتر شخصی‌تون کارهاتون رو جلوی دید خودتون قرار بدین (من خودم این کارو کردم!)
از این که وقت گذاشتین و این مطلب رو خوندین متشکرم. امیدوارم به بیشتر کارای مهمتون برسین و کمتر وقت کم بیارین!
فعلا خدانگهدار ✋
