یکی از مهمترین دغدغه های هر بنگاه اقتصادی انتخاب نرم افزار حسابداری می باشد و همچنین نرم افزار حسابداری یکی از مهمترین ابزار های حسابداران است؛ از این رو در انتخاب و تهیه نرم افزار حسابداری به نکات مهمی باید توجه کرد که سعی داریم در این مقاله به بررسی آن بپردازیم.
گاهی وقت ها هم اتفاق می افتد در یک مجموعه مدیریت و یا فردی که مهارت حسابداری ندارد مجبور به استفاده از نرم افزار میشود اینجاست که انتخاب درست نرم افزار به کار می آید اگر نرم افزاری باشد که گزارشات حسابداری را نتواند به راحتی تهیه کند افراد غیر نمیتوانند با نرم افزار کنار بیایند.
البته این گزینه را باید در نظر داشته باشیم که همه افراد نمیتوانند با نرم افزار های حسابداری کار کنند و کنار بیایند چون نرم افزار حسابداری یک نرم افزار کاملا تخصصی میباشد و باید افراد با تخصص با نرم افزار کار کنند منظور ما از جمله بالا تهیه گزارشات مربوط به همان بخش ها بود.
البته در انتخاب نرم افزار حسابداری باید این نکته را در نظر داشت که هیچ وقت یک نرم افزار حسابداری نمیتواند همه نیاز های یک مجموعه را مرتفع کند و هیچگاه یک نرم افزار حسابداری برای تمامی اصناف طراحی نشده است.
نرم افزار های حسابداری به چندین دسته مختلف تقسیم میشوند و انواع مختلفی دارند از این رو نیاز هر شخص در یک دسته نرم افزاری قرار میگیرد.
متاسفانه ذهینت های بدی برای عموم مردم به وجود آمده است مثلا برخی فکر میکنند نرم افزار حسابداری نباید اشتباه کند.
درسته که نرم افزار حسابداری نباید اشتباه کند و این بدیهیست که همه این انتظار را داشته باشند اما کی؟ به چه صورت؟!
زمانی که خود فرد فرایند را اشتباه طی کند و ورود اطلاعات را اشتباه انجام دهد نباید توقع گزارش درست از نرم افزار را داشته باشد.
خب بریم سر اصل مطلب …!
نرم افزار حسابداری برای نظارت مستمر و دائمی اطلاعات و تراکنش های مالی یک مجموعه به کار میرود و معمولا از پنج بخش کلی تشکیل میشود :
نرم افزار های حسابداری نیاز های بسیاری را پوشش میدهند در بالا هم توضیح دادیم هر نرم افزاری بخش خاصی را در بر میگیرد اما بخش های پایه در همه نرم افزار های حسابداری میباشد.
مثل حساب های بانکی، کنترل موجودی ، دسته چک و سر رسید های چک ها ، دریافت و پرداخت صورت حساب ها مدیریت و بررسی اسناد حسابداری (اسناد دریافتنی و پرداختنی) این بخش ها در واقع هسته نرم افزار حسابداری میباشند و همه نرم افزار های حسابداری دارای این بخش ها هستند.
نکته حائز اهمیت این است که هر شرکت تولید کننده نرم افزار به این بخش از نرم افزار خود چقدر اهمیت داده و چقدر توانسته نرم افزار خود را با توجه به نیاز کاربران طراحی و تولید کند.
برخی از نرم افزار های حسابداری پروژه محور میباشند یعنی بر اساس نیاز شما در پروژه خاصی طراحی و پیاده سازی میشود و همین امر باعث میشود در همان پروژه شما بهترین درصد را از سود و زیان و دیگر پارامترها داشته باشید. و همچنین هزینه های پروژه در حال حاضر و آینده را بررسی میکند و مدیریت پروژه میتواند بهتر برنامه ریزی داشته باشد.
برخی دیگر از نرم افزارها تنها به منظور مدیریت تنخواه طراحی و تولید میشود در این نرم افزار ها برای مدیریت نقدینگی و موجودی در حال گردش برای تنخواه استفاده میشود این نرم افزار ها بیشتر در ارگان های دولتی و خصوصی کاربرد دارد.
یکی از پرکاربرد ترین سیستم های حسابداری مدیریت فاکتور و صدور صورتحساب است که از کوچک ترین مغازه ها تا شرکت های بزرگ بین المللی به این بخش از سیستم نیاز دارند بیشترین دلیل استفاده از این سیستم ها هم برای جلوگیری از خطا های انسانی و صدور مکانیزه صورتحساب فروش کالا و خدمات میباشد.
یکی دیگر از نرم افزار های پر طرفدار نرم افزار های مدیریت بودجه بندی و پیشبینی میباشد، پیشبینی هزینه های آتی دید مدیریت مالی و همچنین مدیریت مجموعه را باز میکند و اجازه میدهد بهتر تصمیم گیری صورت گیرد این سیستم در سازمان ها و شرکت هایی مورد استفاده قرار میگیرد که پیشبینی های مختلف با بودجه بندی در ارتباط باشد و همین امر در تصمیم گیری تاثیر بسیار زیادی دارد.
رایج ترین ساختار نرم افزار های حسابداری موجود در بازار، درحال حاضر به سه دسته پر طرفدار تقسیم میشود :
در حسابداری جزیره ای بخش های نرم افزار (سیستم، زیر سیستم ها) به صورت برنامه های جداگانه در ویندوز قرار خواهد گرفت البته اینجا باید موردی را در نظر داشت که دیتابیس نرم افزار به صورت یکپارچه میباشد.
در حسابداری میز کار کلیه بخش های نرم افزار در یک برنامه قرار دارد و دسترسی به بخش های مختلف برنامه از طریق میز کار صورت میگیرد.
این دسته در برگیرنده دو دسته بالا میباشد به این صورت که دو دسته اول نرم افزاری در بستر اینترنت و یا همان تحت وب اجرا میشود.
از مزایای سیستم آفلاین (تحت ویندوز) میتوان گفت سیستم و اطلاعات به صورت یکجا در سیستم خود شخص وجود دارد وابستگی به اینترنت در آن وجود ندارد و سرعت سیستم به سرعت اینترنت وابسته نیست از مزایای دیگری که میتوان بیان کرد دسترسی به سیستم و سخت افزار میباشد که در نسخه نرم افزار های ویندوزی بیشترین تعامل را با سخت افزار میتوان داشت.
یکی از معایبی که میتواند داشته باشد در دسترس نبودن همیشگی اطلاعات میباشد.
از مزایای سیستم آنلاین (تحت وب) میتوان گفت سیستم و اطلاعات به صورت کلود (ذخیره در فضای ابری) میباشد و شخص در هر زمان و مکانی که باشد میتواند به اطلاعات خود دسترسی پیدا کند در این سیستم ها آپدیت از سمت شرکت توسعه دهنده صورت میگیرد و شخص نیازی به انجام کار خاصی ندارد.
یکی از معایبی که میتواند داشته باشد نبود اطلاعات در سیستم شخص کاربر میباشد.
نرم افزار خوب و بد را شرکت های توسعه دهنده تعیین نمیکنند بلکه این موضوع 100 درصد به کاربر های این سیستم ها ربط پیدا میکند و این کاربرها هستند که تعیین میکنند یک نرم افزار حسابداری خوب است یا بد !!!
لازم به ذکر است در اینجا بگوییم که در حال حاضر ما در مورد نرم افزار های حسابداری صحبت میکنیم روی صحبت ما نرم افزار های مارکتی و فروشگاهی نیست پس ذهنیت خود را از روی این دسته از نرم افزارها بردارید.
در ایران نرم افزار های مارکتی و فروشگاهی به دلیل استفاده راحت به محبوبیت بالایی رسیده است اما این محبوبیت دلیل بر برتری نیست، در برخی از نرم افزار ها اصول و قواعد حسابداری فدای راحتی کاربران شده است و نرم افزار را ناچارا به سمت و سوی دیگری برده است.
یکی از مهمترین پارامتر های انتخاب نرم افزار حسابداری کاربری آسان نرم افزار میباشد کاربری که با نرم افزار کار میکند باید بتواند با بخش های مختلف نرم افزار همراه باشد و همچنین بتواند با کارکرد نرم افزار همسو شود، پیچیدگی ثبت و ضبط اطلاعات در نرم افزار های حسابداری یکی از عواملی میباشد که حسابداران را از کار کردن با نرم افزار خسته میکند.
خب ممنون که تا این بخش ما را همراهی کردید در این قسمت میخواهیم در مورد این مسئله صحبت کنیم که اصلا با این همه تعاریف و تفاسیر چه نرم افزاری مورد نیاز ماست و چقدر میتونه یک نرم افزار نیاز ما رو بر طرف کنه ؟؟؟
اول از همه باید ابعاد کاری خود را بسنجید و بر همین اساس نرم افزار خود را انتخاب کنید.
شما یک شرکت کوچک با تراکنش های مالی کم دارید و یا یک شرکت و مجموعه بزرگ با مدیریت منابع انسانی دارید ؟؟
نیاز این دو سازمان و یا مجموعه بسیار با یکدیگر متفاوت میباشد پس قطعا نرم افزار مورد نیاز این دو هم با یکدیگر متفاوت است.
حد مجموعه خود را مشخص کنید (در حال حاضر و آینده نزدیک) تا با بزرگ شدن مجموعه نیاز به بروزرسانی های هزینه آور در نرم افزار نشوید.
قیمت نرم افزار های حسابداری را از شرکت های دارای مجوز از شورای عالی انفورماتیک بگیرید تا دید بهتری نسبت به قیمت های نرم افزار های حسابداری داشته باشید.
بی تردید یکی از مهمترین پارامتر های انتخاب نرم افزار حسابداری پشتیبانی نرم افزار میباشد پس مجموعه ای را انتخاب کنید که پشتیبانی حرفه ایی را در اختیار شما قرار دهد.
گزارشات و تجزیه و تحلیل نرم افزار را مورد بررسی قرار دهید و هرچه که میتوانید نرم افزار را در این بخش ها در حالت های مختلف تست کنید.
نرم افزار مورد نظر شما بروزرسانی آسان داشته باشد که در هر ماه نیاز به حضور کارشناس نداشته باشید.
امکان دسترسی های مختلف باید در نرم افزار قابل تعریف باشد و شما بتوانید دسترسی هر شخص (کاربر) را همانطور که میخواهید تعریف کنید.
داشبورد جامع داشته باشد تا شما بتوانید بدون خروج از نرم افزار به تمام زیر سیستم ها و سیستم های مورد نیاز دسترسی داشته باشید.
