آیا تا به حال به این موضوع فکر کرده‌اید که چرا بسیاری از جلسات درون سازمان‌ها یا کسب و کارها، به نتیجه مطلوب نمی‌رسد و موفق نمی‌شود؟
این اتفاق به صورت شایع در کسب و کارها می‌افتد و دلیل‌های مختلفی از جمله درست‌نبودن ماهیت جلسه، رعایت اصول و قوانین آن و شیوه برگزار نادرست جلسه‌ها، می‌تواند علت‌های آن باشد. در این مقاله قصد داریم، به طور دقیق این علت‌ها را بررسی کنیم تا شما بدانید، منظور از هرکدام چیست و چه کاری باید انجام دهید تا بتوانید جلسه موفق برگزار کنید.
در این قسمت، خصوصیات یک جلسه موفق را بررسی می‌کنیم تا متوجه شوید، چه ویژگی‌هایی دارد و بتوانید به سمت آن‌ها حرکت کنید.
جلسات موثر وموفق همیشه یک هدف دارند. هدف می‌تواند طوفان فکری، توافق بر سر یک جدول زمانی، تصمیم‌گیری در مورد مراحل بعدی، و یا چیزهای دیگر باشد. و اگر هیچ کاری برای رسیدن به هدف انجام نشود، جلسه مثمر ثمر نیست. برای مدیریت بهتر، ابزارهایی مانند نرم افزار مدیریت جلسات می‌تواند نقش موثری داشته باشد
آیا تا به جلسه‌ای رفتید که در آن احساس می‌کردید، باید مراقب باشید؟ این نشانه یک محیط پرخطر است. هنگامی که افراد احساس خطر می‌کنند، اطلاعات خودشان را به اشتراک نمی‌گذارند، در بحث‌ها مشارکت نمی‌کنند و به صورت 100 درصدی شما را تایید می‌کنند. یک محیط امن به بیان دیدگاه‌های مختلف کمک می‌کند.
آیا به جلسه رفتید و فکر کردید این چه ربطی به من دارد؟ به احتمال بالا، آن میتینگ جلسه خوبی برای شما نبود، زیرا به کارتان ربطی نداشت. در جلسات باید افراد مربوط شرکت کنند، یا محتوا باید به افراد شرکت‌کننده مرتبط باشد.
برگزار جلسات موفق، یک‌سری اصول و قوانین دارد که باید رعایت شود. در ادامه آن‌ها را برای شما بیان می‌کنیم.
زمان پول است. این حتی در دنیای تجارت بیش از هر موقعیت دیگری صادق است. این کار نه تنها برنامه‌ریزی روز را برای کارکنان شما آسان تر می کند، بلکه در عین حال اثربخشی کار آن‌ها را نیز تضمین می‌کند.
در جلسه باید به یکی از شرکت‌کنندگان جلسه وظیفه رهبری داده شود. از یک طرف، این امر تضمین می‌کند که محدودیت زمانی مشخص‌شده تضمین شود و از طرف دیگر شخص می‌تواند جلسه را کنترل کند، به موضوعات جلسه وارد شود و تم آن را تغییر دهد، باعث بهبود فعالیت اعضا هنگام برگزاری جلسه شود، افراد ساکت‌تر را به صحبت تشویق کند و اضافه‌کردن موارد موردنیاز و جدید به دستور کار جلسه را انجام دهد.
یک دستور کار برای یک جلسه خوب ساختار‌یافته و کارآمد ضروری است. این دستور کار مانند یک نخ طلایی برای کل جلسه است و کمک می‌کند تا موارد مهم از چیزهای بی‌اهمیت جدا شوند. بنابراین، قانون جلسه سوم این است: فقط در مورد موضوعات در دستور کار صحبت کنید. مجری از رعایت این قانون اطمینان حاصل می‌کند. اگر موضوع مهمی در حین گفتگو مطرح شود که هنوز در دستور کار قرار نگرفته است، می‌توان دستور کار را نیز تطبیق داد. موضوع جدید در انتهای دستور جلسه قرار می‌گیرد. امروزه نرم افزار مدیریت جلسات به شما کمک می‌کند تا این دستور کار را به آسانی تنظیم و پیگیری کنید.
به ویژه در جلسات طولانی، برنامه‌ریزی کافی برای استراحت مهم است. استراحت کمک می‌کند تا حال و هوای تازه به جلسه وارد شود و اثرگذاری صحبت‌ها در طول جلسه تضمین شود. در هنگام این وقت استراحت، اعضا می‌توانند هوای تازه استشمام کنند یا قهوه و چایی بخورند تا با نشاط بیشتری بتوانند جلسه را ادامه دهند.
در پایان هر جلسه باید تصمیمات یا تصمیماتی در مورد موارد دستور جلسه اتخاذ شود و در صورت لزوم وظایف به صورت مکتوب تعریف شود. بسیار مهم است که وظایف و اهداف را به گونه‌ای تنظیم کنید که به وضوح قابل اندازه‌گیری و بررسی باشد. این کار می‌تواند به عنوان مثال، افزایش فروش، راه اندازی موفقیت‌آمیز یک کمپین، تکمیل نظرسنجی و یا موارد دیگر به حساب بیاید. تنها در صورتی که اهداف از قبل به وضوح تعریف شده باشند، می‌توان آن‌ها را نیز بررسی و تأیید کرد.
به عنوان یک تصمیم‌گیرنده، مهم است که وضعیت موجود را زیر سوال ببرید و از خودتان و دیگر افراد موجود در جلسه بپرسید، آیا جلسات ما مثمر به ثمر است؟ کجا جای پیشرفت وجود دارد؟ آیا جلسات خیلی کوتاه است یا خیلی طولانی؟ .
در هنگام جلسه باید از بروز یک‌سری اتفاق‌ها جلوگیری کرد که در ادامه مهم‌ترین موارد آن را برای شما بیان می‌کنیم:
زمانی که شرکت‌کنندگان در جلسه دیر حاضر می‌شوند، معمولا شروع جلسه را به تاخیر می‌اندازد و مهم‌تر از آن، فرهنگ اشتباهی را در کل تیم ایجاد می‌کند. هنگامی که رهبر یا تسهیل‌کننده جلسه در مورد وقت جلسه قاطع نیست، به شرکت‌کنندگان این پیام را می‌رساند که جلسه اهمیت بالایی ندارد و این موضوع بسیار بد است؛ بنابراین باید از بروز این اتفاق جلوگیری کرد.
هنگامی که صحبت‌های موجود در جلسه از موضوع خارج می‌شود و به خصوص زمانی که دستور جلسه‌ای وجود ندارد، بازگرداندن گفتگو به محور اصلی و رسیدن به هدف جلسه بسیار دشوار است. مشکل انحراف از موضوع اصلی این است که باعث می‌شود تا دیگر افراد کم‌کم از محور اصلی موضوع جلسه خارج شوند.
اگر یک نفر بیش از حد در صحبت‌ها مشارکت کند، به این معنی است که هیچ‌کس دیگر فرصت صحبت و بیان دیدگاه‌های خود را نمی‌یابد. اگر این الگو ادامه پیدا کند، افراد را از تمایل به مشارکت در بحث منصرف می‌کند و تأثیر منفی بر مشارکت و انگیزه تیم خواهد داشت.
هنگامی که کارمندان ریموت را در هنگام جلسه‌ها فراموش کنید، این کار باعث می‌شود تا آن‌ها احساس دلسردی و ناامیدی کنند و فکر کنند که کارهای آن‌ها اهمیت برای شما و بقیه افراد تیم ندارد. این موضوع خطرناک است و می‌تواند به کسب و کار شما ضربه اساسی بزند.
برای مدیریت یک جلسه به طور مطلوب، باید تمامی بایدها و نبایدها گفته‌شده در قسمت‌ها قبل در نظر گرفته شود. زیرا این موارد تضمین می‌کند، جلسه بیش از حد طولانی نشود، اثرگذار باشد و هدف‌ها و موارد گفته‌شده در آن به صورت مثمر به ثمر پیگیری شود. همچنین استفاده از ابزارهای مختلف مانند نرم‌افزار مدیریت جلسه می‌تواند در هنگام مدیریت جلسه به شما کمک زیادی کند و آن را برای شما بسیار آسان کند. چون کمک می‌کند تا بتوانید از بروز تداخل زمانی جلسه‌های مختلف جلوگیری کنید، دستور کار جلسه‌ها را به راحتی ثبت کنید و به آن‌ها دسترسی خوبی داشته باشید.
همچنین این نرم‌افزارها به شما امکان می‌دهد تا بتوانید جلسه‌ها را براساس نوع آن‌ها فیلتر کنید، وضعیت مصوبه‌های جلسه را مورد پیگیری قرار دهید، به راحتی نام افراد موجود در جلسه را جستجو کنید تا بتوانید آن‌ها را ببینید و در صورت نیاز با آن‌ها ارتباط بگیرید. پس بهترین شیوه مدیریت جلسه، رعایت این بایدها و نبایدها در کنار استفاده از نرم افزار مدیریت جلسه است.
