مدل‌سازی فرایند کسب و کار، نمایش گرافیکی و تحلیلی فرایندهای تجاری یک شرکت است. این مدل‌سازی به کسب و کارها کمک می کند تا فرآیندهای موجود یک شرکت را درک کرده و به صورت بصری مستند کنند. همچنین تحلیل می کند که چه فرآیندهایی در حال حاضر وجود دارند و بینشی برای افزودن فرآیندهای جدید ارائه می دهد. به دستیابی به مزیت رقابتی، منطبق شدن با مقررات و اطمینان از رسمی شدن فرآیندهای موجود نیز کمک می کند.
مدل سازی فرآیند کسب و کار مجموع موارد زیر است:
نقشه برداری فرآیند
کشف فرآیند
شبیه سازی فرآیند
تجزیه و تحلیل فرآیند
مهندسی مجدد فرآیند
بهبود فرایند
چرا کسب و کارها به نرم افزار BPM نیاز دارند؟
فعالیت های تجاری بسیار پیچیده هستند و نرم افزار BPM کار را آسان می کند.
نرم افزار BPM خطاها و هزینه ها را کاهش می دهد. اکثر کسب و کارهایی که مقدار زیادی پول، اعتبار یا کسب و کار کلی خود را از دست دادند، یک ویژگی مشترک داشتند. همه آنها به دلیل یک گرایش مشترک (عادی سازی انحراف) ضربه خوردند. عادی سازی انحراف به پدیده ای اطلاق می شود که کسب و کارها فرآیندهای معیوب را اتخاذ می کنند و همه کسانی که درگیر هستند آن را زیر سوال نمی برند. خطا از درون کسب و کار بیشتر به دلیل اشتباه در قضاوت از سوی کارمندان، ناآگاهی یا حتی بی دقتی ایجاد می شود. ناسا 7 نفر از خدمه خود را در فضا به دلیل خطاهای انسانی و فرآیندهای معیوب از دست داد. حادثه هسته‌ای چرنوبیل به دلیل نقص در فرآیند خنک سازی راکتور هسته ای به دلیل خطای قضاوت انسانی رخ داد. یک نرم افزار BPM به ریشه کن کردن چنین خطاهای انسانی کمک می کند. همچنین به عنوان یک سیستم نظارتی برای فرآیندهای دستی عمل می کند که در آن احتمال خطا و شکست بیشتر است.
اشکالات عملیاتی را برطرف می کند.
به ساده سازی فرآیندها از ابتدا تا انتها کمک می کند.
به جای جایگزینی به بهبود فرآیندهای موجود کمک می کند.
به تقویت فرآیندهای BPM موجود کمک می کند.
با نرم افزار BPM، شرکت ها می توانند فرآیندها را در تمام بخش ها استاندارد کنند.
با BPM می‌توان فرآیندها را برای اطمینان از اجرای کارآمد خودکار کرد.
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار، پلتفرمی است که فرآیندها را اجرا می کند.
این سیستم ها، ابزارهایی را برای مدیریت و خودکارسازی فرآیندهای تجاری ارائه می دهند و این امکان را می دهند که از مزایای BPM استفاده کنیم.
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار یک ابزار نیست، بلکه سکویی برای مدیریت فرآیند کسب و کار است. BPMS مسئول ارائه زیرساختی است که از BPM و ابزارهای مرتبط پشتیبانی می کند. یک BPMS قوی از موارد زیر پشتیبانی می کند:
مدل‌سازی فرآیند: توانایی ایجاد و اصلاح فرآیندها در نرم‌افزار، که شامل وظایفی مانند شناسایی عناصر گردش کار و تخصیص ویژگی‌ها به آنها است.
خودکارسازی گردش کار: توانایی اجرای خودکار وظایف در یک فرآیند بر اساس قوانین یا محرک های خاص.
پردازش رویداد پیچیده (CEP): توانایی نظارت بر رویدادها و انجام اقدامات بر اساس معیارهای خاصی که برآورده می شوند.
سکوی BPMS فرآیندهای کسب و کار را بهینه و خودکار می کند.
فرآیندهای کسب و کار را بهینه و خودکار می‌کند.
از خودکارسازی گردش کار و مهندسی مجدد فرآیند استفاده می‌کند.
ناکارآمدی ها یا تنگناها را قبل از تبدیل شدن به یک مشکل شناسایی می کند.
یکپارچگی را بهبود می‌بخشد چون می تواند سیستم های مختلف را به هم متصل کند تا اطلاعات در سراسر سازمان قابل دسترسی باشد. این امر باعث می شود افراد نسبت به کار خود و همچنین آنچه که همکارانشان در هر لحظه انجام می دهند دید بیشتری داشته باشند.
انواع راه حل های BPMS:
هنگام انتخاب ابزار مناسب برای سازمان خود، انواع راه حل را در نظر بگیرید:
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار سازمانی: یک راه حل داخلی که معمولاً توسط سازمان های بزرگ با فرآیندها و الزامات تجاری پیچیده در سطح سازمانی استفاده می شود. این راه حل از انعطاف پذیری و سفارشی سازی بالایی برخوردار است و به زمان و تلاش بیشتری برای پیاده سازی و نگهداری نیاز دارد.
سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار منبع باز: جایگزینی منبع باز برای محصولات تجاری، که در صورت خرید مستقیم آن به جای پرداخت هزینه های مجوز سالانه یا ماهانه به ازای هر کاربر، می تواند کمتر از نصف هزینه داشته باشد. راه‌حل‌های منبع باز اغلب نسبت به همتایان تجاری‌شان قابل تنظیم‌تر هستند، زیرا به جای اینکه از اجزای از پیش ساخته‌شده‌ای مانند مواردی که در سکوهای نرم‌افزاری اختصاصی استفاده می‌شوند، مشتق شوند، از صفر ساخته شده‌اند.
چرا BPMS می‌تواند مفید باشد؟
مزایای BPMS عبارتند از:
افزایش کارایی: BPMS می تواند به مدیریت موثرتر فرآیندها کمک کند و درک و پیاده سازی آنها را آسان‌تر کند.
کاهش هزینه ها: با پیاده سازی BPMS، می توان مدت زمانی را که کارکنان برای مدیریت فرآیند کسب و کار صرف می کنند، کاهش داد. این امر به این دلیل که اجرای یک فرآیند خودکار بسیار کمتر از فرآیند دستی طول می‌کشد، منجر به صرفه جویی کلی در هزینه های سازمان می شود.
افزایش سودآوری: پیاده‌سازی BPMS در شرکت‌هایی که به دلیل روابط ضعیف با مشتری یا عملیات ناکارآمد، حاشیه سود کم دارد، می‌تواند دقیقاً همان چیزی باشد که برای دستیابی به سود بالاتر از طریق بهبود کارایی و هزینه‌های عملیاتی کمتر و بدون قربانی کردن کیفیت، نیاز دارند!
نحوه انتخاب سیستم BPMS مناسب برای سازمان:
تعدادی از ویژگی‌ها برای ارزیابی عبارتند از:
مدل سازی: با این ویژگی می‌توان مدلی برای تعریف اهداف و فرآیندهای کسب و کار ایجاد کرد.
ارزیابی: با این ویژگی می‌توان فرآیندها را ارزیابی، اندازه گیری و بهینه کرد.
مانیتورینگ: با این ویژگی می‌توان فرآیندها را در زمان واقعی نظارت کرد و عملکرد ان‌ها را پیگیری کرد.
ردیابی و اندازه‌گیری: با این ویژگی می‌توان شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) مانند زمان چرخه، زمان هدایت و هزینه هر واحد را ردیابی و اندازه‌گیری کرد و در عین حال کیفیت ارائه خدمات به مشتریان را بهبود بخشید.
مدیریت گردش کار داخلی: با این ویژگی می‌توان از BPMS برای مدیریت گردش کار داخلی با مراحل تأیید یا دروازه‌های تأیید استفاده کرد که به افراد خاصی در سازمان اجازه می‌دهد تا درخواست‌های تغییرات را قبل از پیاده‌سازی در سیستم‌های تولید یا انتشار در سرورها، تأیید یا رد کنند.
تعدادی از بهترین نرم افزارهای رایگان و متن باز BPM در سال ۲۰۲۲
نرم افزار Red Hat Process Automation Manager:
این نرم‌افزار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا برنامه‌های اتوماسیون خودکار مبتنی بر ابر و میکروسرویس‌ها را ایجاد کنند. همچنین به کاربران تجاری این امکان را می دهد که فرآیندها و تصمیمات تجاری را مستند، مدیریت و خودکار کنند و بر ان‌ها نظارت کنند. Red Hat Process Automation Manager برای همکاری آسان کاربران تجاری طراحی شده است، تا اصلاح برنامه های تجاری به سرعت انجام شود.
برخی از ویژگی های این نرم‌افزار عبارتند از:
مدل‌سازی کسب‌وکار: این نرم‌افزار به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا جریان‌های کاری و خط‌مشی‌ها را مدل‌سازی کنند.
توسعه Cloud-Native: نرم افزار Red Hat Process Automation Manager در فضای ابری و برای کسب و کارهای ابری توسعه یافته است.
موتور قواعد قدرتمند: این نرم افزار کمک می کند تا از پتانسیل کامل Drools، که یک موتور قوانین منبع باز پرکاربرد و بسیار توانمند است، استفاده کنیم.
بهینه سازی منابع: نرم افزار Red Hat Process Automation Manager به کسب و کارها کمک می کند تا مسائل پیچیده بهینه سازی را با حل کننده داخلی خود حل کنند.
نرم‌افزار Alfresco Process Services:
نرم‌افزار Alfresco Business Process Management Services، یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار است که برای استفاده سازمانی و توسعه دهندگان توسعه یافته است. همچنین یک راه حل منبع باز با عملکرد بالا است که انعطاف پذیری و مقیاس پذیری را برای مدیریت فرآیندهای مختلف حیاتی فراهم می کند. Alfresco مجموعه ای قدرتمند را ارائه می دهد که با طیف وسیعی از راه حل های سازمانی ادغام می شود و ایجاد، استقرار و نظارت بر فرآیندهای مهم تجاری را آسان می کند.
ویژگی های Alfresco عبارتند از:
سهولت در توسعه و استقرار برنامه های کاربردی تجاری
مدیریت پرونده و کار قدرتمند
قابلیت یکپارچه سازی آسان با برنامه های کاربردی مختلف مستقر در یک سازمان
رسیدگی راحت به انطباق فرآیند
نرم‌افزار Modelio:
راهکار مدل‌سازی bpm منبع باز Modelio برای شرکت‌هایی که تیم‌های فناوری اطلاعات و متخصصان کدنویسی دارند، به نحو احسن طراحی شده است. این نرم افزار از html ،uml، زبان اسکریپت و bpmn برای اثبات راه حل های پیشرفته به متخصصانی مانند معماران سیستم، توسعه دهندگان، مدیران اجرایی، تحلیلگران و ... پشتیبانی می کند.
با استفاده از Modelio، کاربران می توانند ماژول های خود را مطابق با نیازهایشان پیکربندی کنند. نرم افزار نیز با روشی که کاربران آن را سفارشی می کنند سازگار می شود. Modelio بسیار انعطاف پذیر و مقیاس پذیر است و با طیف گسترده ای از ماژول های از پیش برنامه ریزی شده مانند WSDL Designer، JavaDesigner، Togaf Architect و UML Testing profile ارائه می شود. کاربران می‌توانند افزونه‌های مدل و سایر افزونه‌ها را اضافه کنند تا نیازهای مدیریت فرآیند کسب‌وکار خود را برطرف کنند.
برخی از ویژگی های کلیدی Modelio عبارتند از:
یکپارچه سازی چند سکو: از نمایه های UML2 برای XSD، WSDL و BPEL پشتیبانی می کند.
مدل سازی سرویس: از SoaML برای مدل سازی خدمات در محیط های توزیع شده پشتیبانی می کند.
استفاده از BPMN: از BPMN برای مدل سازی فرآیند کسب و کار استفاده می کند.
نرم‌افزار Camunda:
کاموندا یک گردش کار منبع باز و سکوی خودکارسازی تصمیم گیری است که به ذینفعان و توسعه دهندگان کمک می کند تا برای دستیابی به اهداف تجاری با یکدیگر همکاری کنند. کاموندا BPMN 2.0 بسیار مقیاس پذیر است و قابلیت انطباق با نیازهای SME ها، MSME ها و شرکت های بزرگ را دارد.
با Camunda BPMN، کسب‌وکارها می‌توانند به راحتی گردش‌های کاری BPMN و همچنین جداول تصمیم DMN را مدل و ایجاد کنند.
برخی از ویژگی های اصلی نرم افزار کاموندا BPM عبارتند از:
موتور گردش کار BPMN: کاموندا می تواند به عنوان یک سرویس REST ریموت استفاده شود یا در برنامه جاوا تعبیه شود.
موتور تصمیم DMN: نرم افزار BPML می تواند جداول تصمیم گیری مبتنی بر کسب و کار را اجرا کند و از قبل با موتور گردش کار کاربر یکپارچه می‌شود.
مدل ساز: استفاده از مدلساز Camunda، آسان است و در ویرایش نمودارهای فرآیند BPMN و جداول تصمیم DMN کمک می کند.
قابلیت Cockpit: این قابلیت به مدیران، توسعه دهندگان و مدیران کسب و کار کمک می کند تا جریان کار را برای کشف، تحلیل و حل مشکلات نظارت کنند.
نرم‌افزار RunaWFE:
نرم‌افزار RunaWFE، یک سیستم مدیریت فرآیند کسب و کار منبع باز است که تحت مجوز LGPL ارائه می شود. RunaWFE دارای یک رابط وب است که می تواند به راحتی با پایگاه داده‌های منطقه ای ادغام شود. همچنین می‌تواند با نرم افزار Alfresco BPM ادغام شود و از سیستم های عملیاتی Windows، Linux، Solaris و FreeBSD پشتیبانی می‌کند.
ویژگی های اصلی RunaWFE عبارتند از:
رابط کاربری تعاملی: یک رابط وب راحت و شهودی برای کاربر فراهم می کند.
طراح فرآیندهای تجاری گرافیکی: با کمک طراح فرآیندهای تجاری گرافیکی RunaWFE، کاربران می توانند به راحتی فرآیندهای تجاری را در نمودارها نمایش دهند.
استفاده از ربات های خودکار: یکی از ویژگی های منحصر به فرد این نرم‌افزار، استفاده از ربات‌ها برای اجرای خودکار وظایف است.
نرم‌افزارهای BPMS ایرانی
نرم افزار مدیریت فرایند و BPMS پیوند
نرم افزار مدیریت کسب و کار و BPMS پیوند متشکل از فرم ساز، گردش فرم و گزارش ساز می باشد. این سامانه برای الکترونیکی کردن فرآیندهای سازمانی طراحی شده است. نرم افزار مدیریت کسب و کار پیوند به شما این امکان را می دهد که بتوانید انواع فرم های سازمانی را بدون حتی یک خط کدنویسی ایجاد نموده و در سازمان خود انتشار دهید. با استفاده از این سامانه کاربر قادر خواهد بود انواع فیلدهای اطلاعاتی، نظیر فیلد تاریخ، فیلد متنی، عکس امضا و … را تنها با استفاده از drag & drop موس، برروی محیط طراحی خود کشیده و انواع فرم های اطلاعاتی خود را طراحی کنید. سپس با تعریف انواع گردش برروی این فرم ها با استفاده از سامانه گردش فرم، آنها را در سازمان خود به گردش در آورده و با تولید انواع گزارشات پویا با بهره گیری از سامانه گزارش ساز، چرخه فرایند خود را تکمیل نمایید.
BPMS پیوند
سامانه گردش فرم، زیر سیستم نرم افزار BPMS پیوند
شما می توانيد فرمهایی که ایجاد می کنيد به صورت خودکار به گردش درآورید تا حتما به صورت استاندارد، افراد با توجه به اولویت آنرا تایيد نمایند. با استفاده از سامانه گردش فرم پيوند، کاربران قادر خواهند بود تا انواع روال های گردش فرم را برای فرم های مختلف تعریف نمایند. همچنين امكان تعریف رویداد های مختلف نظير ارجاع نيز می باشد. به این معنا که اگر اتفاق مشخصی، مثل عمل امضا کردن رخ داد، سيستم به صورت خودکار اکشن مشخصی مثل ارجاع را اعمال مي نماید.
زیر سیستم های نرم افزار BPMS پیوند:
ابزار طراحی فرایند و روند تاییدکنندگان
موتور مدیریت فرایند
ابزار پیگیری فرایندها و ثبت تاریخچه
ابزار طراحی فرم ها
ابزار مدیریت فرم ها
ابزار طراحی چارت سازمانی
ابزار تعریف گزارشات
موتور مدیریت گزارشات
رابط متمرکز مبتنی بر وب جهت دسترسی به فرایندها و گزارشات
مهمترین مزایای نرم افزار BPMS و مدیریت کسب و کار پیوند:
مبتنی بر تکنولوژی‌های متن باز
سرعت بسیار بالا
مبتنی بر وب و مستقل از سکو
دارای گواهی امنیت آزمایشگاه آپا دانشگاه فردوسی مشهد
واسط کاربر ساده و کاربر پسند
امکان طراحی و پیاده سازی انواع فرم های سازمانی بدون محدودیت تعداد فرم
پشتیبانی از کنترل نسخه
تعریف انواع مجوزهای دسترسی برروی تک تک فیلدهای اطلاعاتی فرم ها
گزارش ساز پویا
یکپارچگی کامل با سامانه گردش مکاتبات
و ...
امکانات و قابلیت های نرم افزار مدیریت کسب و کار پیوند:
تولید انواع فرایندهای سازمانی در قالب یک سیستم گردش مکاتبات یکپارچه
امکان معرفی چارت سازمانی و جایگاه های سازمانی به موتور گردش کار
مشاهده مراحل گردش کاری انجام شده به صورت گرافیکی
امکان تعریف انواع شرطهای تصمیم گیری در مراحل مختلف گردش کار
امکان انتشار فرم با استفاده از یک کلیک
امکان اتصال به منابع داده ای مختلف
امکان مدیریت فرم ها با استفاده از وب سرویس های سیستم های خارجی
امکان گزارش گیری های متنوع با استفاده از سامانه گزارش ساز پیوند
نمونه فرایند طراحی شده با BPMS پیوند
نرم‌افزار BPMS یا فرم‌ساز مدیریت فرایندهای فراگستر
نرم‌افزار BPMS فراگستر نسخه بومی شده نرم‌افزار جهانی و قدرتمند پروسس‌میکر (ProcessMaker) است که یکی از بهترین نرم‌افزارهای BPMS متن باز دنیاست که در اختیار عموم قرار گرفته است.
فراگستر با تکیه بر دانش تیم تولید و توسعه خود، اقدام به گسترش و بومی‌سازی این نرم‌افزار کرده است و در این راستا به جهت استفاده راحت‌تر کاربران، کارتابل گردش کار این نرم‌افزار را بازنویسی کرده و برخی ماژول‌های کاربردی و مهم از جمله تقویم شمسی را در این نرم‌افزار توسعه داده و با یکپارچه سازی آن با کارتابل اتوماسیون اداری تحت وب فراگستر محیطی را فراهم کرده تا کاربران در حین کار جهت اداره امور مربوط به مکاتبات و نامه‌نگاری‌های خود بتوانند همزمان فرایندها و روال‌های کاری خود را نیز مدیریت و کنترل نمایند.
بهره‌گیری از نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب و کار (BPMS) در کنار نسخه پایه سیستم اتوماسیون اداری تحت وب، امکان تعریف و طراحی فرم‌ها، مدیریت و کنترل جریان گردش آنها در سازمان را با حداقل دانش برنامه نویسی، بصورت کاملا تحت وب و بدون نیاز به نصب نرم‌افزار سمت کلاینت به راحتی در اختیار کاربران قرار می‌دهد.
برخی از قابلیتهای فرم‌ساز فراگستر عبارت است از:
یکپارچگی کامل با کارتابل اتوماسیون اداری فراگستر
قابلیت طراحی و مدل‌سازی فرآیندهای سازمانی در محیط کاملا گرافیکی و مطابق با استاندارد BPMN2
محیط طراحی فرآیند و فرم‌ها به صورت (Dragable)
قابلیت طراحی انواع فرمهای سازمان
امکان تعریف فرایندها بصورت نامحدود
امکان سفارشی‌سازی ساختار گرافیکی فرم‌ها
امکان دسته‌بندی گروه‌های مختلف فرایندها
امکان تعریف زیرفرآیند
تعریف متغیر برای دریافت اطلاعات در فرم‌ها با پشتیبانی از انواع داده رشته‌ای، عددی، پولی، فایل
فراخوانی کاربران و چارت سازمانی تعریف شده در اتوماسیون اداری و تعیین سطح دسترسی آنها به فرایندها
امکان تعریف جانشین برای کارتابل مدیریت جریان کار در سیستم اتوماسیون اداری
پشتیبانی کامل از معماری سرویس‌گرا SOA
امکان فراخوانی یا درج اطلاعات در سایر پایگاه داده‌ها از طریق فراخوانی وب سرویس
قابلیت تعریف انواع شرط‌ها، انتساب‌ها در مدل فرایند
قابلیت پشتیبانی از JavaScript برای برنامه‌نویسی‌های پیشرفته
امکان بارگذاری و استفاده از کتابخانه‌های JavaScript در فرم‌ها
پشتیبانی از Sub-forms درون یک فرم
امکان شروع خودکار فرایند براساس زمانبندی تعیین شده درTimer
قابلیت Import و Export کردن فرم‌ها
قابلیت Import و Export کردن فرایندها
امکان یکپارچگی کاربران با LDAP و Active Directory از طریق اتوماسیون اداری
پشتیبانی از زبان فارسی و تقویم فارسی در طراحی فرایند
واکنش‌گرا بودن نرم‌افزار (Responsive)
عدم محدود کردن کاربر به سیستم عامل ویندوز و یا حتی به کامپیوتر و همچنین عدم محدودسازی سرویس‌دهنده به ویندوز یا لینوکس
عدم وابستگی به مرورگر خاص
امکان افزودن قابلیتهای جدید در قالب افزونه (پلاگین)
امکان بهره‌گیری از نرم‌افزار گزارش‌ساز جهت ساخت گزارش‌های تخصصی و بسیار کاربردی
دسته‌بندی و مدیریت آسان کاربران، گروه‌ها ودپارتمان‌ها
امکان ارسال و دریافت پیامک و ایمیل در طی اجرای فرایند با استفاده از سرویس پیامک و ایمیل سیستم اتوماسیون اداری
چند زبانه بودن نرم‌افزار
….
مراحل ساخت فرایند در نرم‌افزار BPMS فراگستر در یک نگاه
۱- طراحی مدل فرایند(Process Model)
بطور گرافیکی و برمبنای استاندارد BPMN2.0 فرایند انجام کار را طراحی کنید.
۲- تعریف متغیرها(Variables)
انواع متغیرهای مختلف در یک فرایند به همراه مدل ذخیره سازی اطلاعات را تعریف کنید.
۳- طراحی فرم(Dynamic Forms)
بصورت بصری و با قابلیت Drag & Drop فرمهای خود را به‌سادگی طراحی کنید.
۴- تعریف قوانین تجاری(Routing Rules)
بدون نیاز به برنامه‌نویسی، قوانین کسب و کار را تعیین کنید.
۵- تخصیص کاربران به فعالیت‌ها(Assignment Rules)
مشخص کنید چه کسی، هر فعالیت از فرآیند را اجرا خواهد کرد؟
۶- یکپارچه‌سازی(Integrations)
اطلاعات فرایندها را با سایر نرم‌افزارهای موجود در سازمان یکپارچه کنید.
۷- اجرای فرایند(Execute)
فرمهای آماده شده را بصورت تحت وب در سطح کل سازمان اجرا و در کارتابل اتوماسیون اداری به گردش دربیاورید.
«این مطلب، بخشی از تمرینهای درس معماری نرم‌افزار در دانشگاه شهیدبهشتی است»
