حسابداری یکی از مهمترین ستونهای هر کسبوکار است. انتخاب نرمافزار مناسب برای مدیریت امور مالی میتواند تفاوت زیادی در هزینهها، امنیت و سرعت تصمیمگیری ایجاد کند. امروز دو مسیر اصلی پیشروی سازمانها قرار دارد: نرمافزارهای حسابداری سنتی (نصبی) و سرویسهای ابری. در ادامه نگاهی ساده و فشرده به ویژگیهای هر دو خواهیم داشت تا تصمیمگیری راحتتر شود.
مدل سنتی حسابداری سالها ستون اصلی مدیریت مالی شرکتها بوده است. در این روش نرمافزار روی رایانه یا سرور داخلی نصب میشود و اطلاعات بهطور کامل در محل سازمان ذخیره خواهد شد. همین موضوع برای برخی مدیران حس کنترل و مالکیت بیشتری ایجاد میکند.
مزایای اصلی این مدل:
دادهها در داخل شرکت باقی میمانند و همین موضوع برای برخی حس امنیت میدهد.
بسیاری از حسابداران به رابط کاربری قدیمی این نرمافزارها عادت دارند و نیازی به یادگیری جدید احساس نمیکنند.
برای استفاده از آن نیازی به اینترنت نیست.
اما محدودیتها پررنگترند:
خرید و نگهداری سختافزار و سرور هزینه زیادی دارد.
دسترسی به دادهها محدود به دفتر شرکت است و همکاری همزمان سخت میشود.
خطر از دست رفتن اطلاعات بر اثر خرابی هارد یا نبود پشتیبانگیری استاندارد همواره وجود دارد.
مدل ابری نسل جدیدی از نرمافزارهای حسابداری است. در این روش، نرمافزار روی سرورهای ابری ارائهدهنده اجرا میشود و کاربران تنها با مرورگر یا اپلیکیشن به آن دسترسی پیدا میکنند. بهروزرسانیها بهصورت خودکار انجام میشود و همه کاربران همزمان به آخرین نسخه متصل هستند.
مزایای اصلی حسابداری ابری:
دسترسی از هر مکان و با هر دستگاه متصل به اینترنت ممکن است.
امنیت دادهها معمولاً بیشتر از مدل سنتی است؛ زیرا شرکتهای ارائهدهنده از رمزنگاری و پشتیبانگیری حرفهای استفاده میکنند.
امکان همکاری تیمی لحظهای وجود دارد.
هزینهها بهصورت اشتراک ماهانه یا سالانه است و نیازی به خرید تجهیزات گرانقیمت نیست.
مقیاسپذیری بالایی دارد و با رشد کسبوکار، میتوان امکانات بیشتری اضافه کرد.
با این حال دو چالش هم وجود دارد:
وابستگی به اینترنت؛ هرچند قطعی طولانیمدت اینترنت بهندرت رخ میدهد.
برای سازمانهای خیلی بزرگ، ممکن است انعطافپذیری برای توسعه ویژگیهای خاص کافی نباشد.
هزینهها: مدل ابری ارزانتر و قابل پیشبینیتر است. مدل نصبی نیازمند سرمایهگذاری اولیه بالاست.
امنیت: دادههای ابری معمولاً امنتر هستند؛ اما در نصبی حس مالکیت بیشتری دارید.
دسترسی: ابری از هرجا و هر زمان قابل دسترسی است؛ نصبی محدود به دفتر شرکت.
مقیاسپذیری: ابری انعطافپذیر و قابل توسعه است؛ نصبی نیازمند تجهیزات جدید.
آموزش کاربران برای کاهش مقاومت در برابر تغییر.
انتخاب ارائهدهنده معتبر با پشتیبانی قوی.
برنامهریزی برای انتقال ایمن دادههای قدیمی.
اجرای تغییرات بهصورت مرحلهای و تدریجی.
انتخاب به اندازه، بودجه و نیازهای شما بستگی دارد:
اگر کسبوکار کوچک یا متوسطی دارید، بودجه محدود است و تیمتان پراکنده کار میکند، حسابداری ابری بهترین انتخاب است.
اگر سازمان بزرگی با قوانین داخلی سختگیرانه هستید یا سرمایه اولیه کافی دارید، نرمافزار نصبی میتواند همچنان کاربردی باشد.
حسابداری ابری و نصبی هر کدام جایگاه خود را دارند. اما مسیر آینده بهوضوح به سمت مدلهای ابری است؛ چرا که سرعت، امنیت و مقیاسپذیری بیشتری ارائه میدهند. اگر به دنبال سیستمی انعطافپذیر، کمهزینه و همگام با رشد کسبوکار خود هستید، وقت آن رسیده حسابداری ابری را جدی بگیرید.
برای مطالعه نسخه کامل این مقاله به بخش مقالات وبسایت رایورز مراجعه کنید.
