انتخاب نرم افزار حسابداری درست، بیش از یک خرید نرم افزاری ساده است. این تصمیم ستون فقرات فرآیندهای مالی، گزارشگیری و انطباق با مقررات سازمان شما را تعیین میکند. در رایورز در صدها پروژه مشاوره و پیادهسازی مالی همراه تیمهای مختلف بودهایم؛ از شرکتهای نوپا که هنوز ساختار مالیشان شکل نگرفته تا واحدهای بزرگی که دنبال یکپارچهسازی و اتوماسیون دقیقاند. از آن تجربهها یک چیز روشن است: بیشتر اشتباهها از انتخاب مبتنی بر رایج بودن یا قیمت پایین ناشی میشود؛ نه از تحلیل نیاز واقعی سازمان.
این مقاله قرار نیست فهرستی از محصولات یا برندها را ارائه دهد. بلکه هدف کمک به تصمیمگیرندگان (مدیران مالی، مدیران عامل و صاحبان کسبوکار) برای نگاه به مسئله از زاویهای کاربردی و تجربهمحور و اولویتبندی معیارهای درست است.
نخستین مرحله و مهمترینشان، این است که سازمان دقیقا بداند چه میخواهد و چرا میخواهد. بسیاری از سازمانها در همین قدم اول عجله میکنند؛ و مستقیما وارد مقایسهی امکانات نرم افزارها میشوند. درحالیکه بدون تعریف درست نیاز، هر مقایسهای ناقص و گمراهکننده است.
در ادامه یک چارچوب عملی و قابلاستفاده در این زمینه ارائه میشود.
اولین سوال ساده اما تعیینکننده این است:
سازمان شما چه نوع فعالیتی دارد و چه دادهای بیشترین گردش را ایجاد میکند؟
فعالیتهای خدماتی معمولا تمرکز بیشتری بر ثبت هزینهها، مدیریت قراردادها و صدور صورتحساب دارند.
شرکتهای بازرگانی و فروشگاهی نیازمند مدیریت دقیق موجودی، گردش کالا و فرآیند فروش هستند.
سازمانهای تولیدی به بهای تمامشده، عملیات تولید، مراکز هزینه و کنترل فرآیندها حساساند.
مجموعههایی که شعب متعدد دارند؛ به تجمیع، یکپارچگی و کنترل بین واحدها توجه ویژه دارند.
نکته کلیدی: مشکل رایج این است که سازمانها نرم افزاری را انتخاب میکنند که مناسب صنعت دیگر است. سپس با سفارشیسازیهای اضافی تلاش میکنند کمبودها را جبران کنند. این مسیر تقریبا همیشه پرهزینه و فرسایشی میشود.
انتخاب نرم افزار باید متناسب با سطح پیچیدگی سازمان باشد.
پرسشهای مهم در این زمینه:
روزانه چند سند مالی صادر میشود؟
چند کاربر همزمان با سیستم کار میکنند؟
چه حجمی از اقلام کالا، پروژهها یا مراکز هزینه دارید؟
گزارشهای شما بیشتر مدیریتی است یا قانونی و استاندارد؟
دقت کنید که نرم افزارهای سبک در حجم کاری بالا کند یا ناپایدار میشوند؛ و نرم افزارهای سنگین برای سازمانهای کوچک بار اضافی و پیچیدگی غیرضروری ایجاد میکنند.
در انتخاب نرم افزار تفاوت مهمی بین ویژگیهایی که الان لازم دارید و قابلیتهایی که ممکن است شاید روزی لازم شود وجود دارد.
بر این اساس بهتر است سازمانها نیازهای خود را در سه طبقه دستهبندی کنند:
ضروری: بدون آنها کار متوقف میشود (مثل انبار، خزانه، گزارشات قانونی).
مهم: سرعت و کیفیت عملیات را افزایش میدهد؛ ولی نبودش مانع فعالیت نیست.
اختیاری: برای آینده یا توسعه خوب است؛ اما در حال حاضر حیاتی نیست.
این دستهبندی مانع تصمیمگیریهای احساسی و انتخاب محصولات ظاهر فریب میشود.
تنها دانستن چه میخواهیم کافی نیست؛ باید بدانیم الان چه داریم. بررسی فرآیندهای فعلی کمک میکند تا:
ناهمخوانیها شناسایی شود.
فرآیندهای ناکارآمد قبل از ورود نرم افزار اصلاح شوند.
از سفارشیسازیهای اضافی جلوگیری شود.
در پروژههای واقعی دیدهایم سازمانهایی که روندهای ناقص را بدون تغییر به نرم افزار جدید منتقل کردند؛ عملا فقط ابزار را تغییر دادند و نه «بازدهی» را.
نرم افزار حسابداری انتخاب امروز شماست؛ اما قرار است برای چند سال آینده با سازمان همراه باشد. بنابراین در انتخاب نرم افزار حسابداری نکات آیندهنگرانه زیر را در نظر داشته باشید:
آیا قصد توسعه واحدها، شعب یا خطوط کسبوکار دارید؟
آیا حجم تراکنشها در حال افزایش است؟
آیا احتمال ورود به فعالیتهایی مثل تولید، فروش آنلاین یا پروژههای مشارکتی وجود دارد؟
انتخاب نرم افزاری که تنها برای وضعیت فعلی مناسب است؛ شما را ۲–۳ سال بعد به سمت مهاجرتی پرهزینه سوق خواهد داد.
در ادامه چارچوبی ارائه میکنیم که هم در پروژههای استقرار سیستمهای مالی امتحانش را پس داده و هم برای هر نوع سازمان (از کوچک تا بزرگ) کاربرد دارد.
این بخش شاید کمتر دیده شود؛ اما مهمترین عامل است.
نرم افزار باید بدون خطای مکرر، بدون کندی غیرعادی و بدون نیاز به ریستهای متعدد کار کند. پایداری یعنی سیستم در ساعات شلوغ هم قابل اتکاست؛ و تحت فشار داده، دچار افت کیفیت نمیشود.
امنیت در حسابداری فراتر از حفاظت از دادهها، به معنای حفاظت از کسبوکار است. این امنیت بیش از هرچیز به موارد زیر اشاره دارد:
مدیریت سطح دسترسی
ثبت لاگ و ردگیری فعالیتها
امکان بازیابی دادهها
استانداردهای رمزگذاری
سازمانهایی که معماری را نادیده گرفتند؛ معمولا هنگام توسعه کسبوکار با هزینههای پنهان مواجه شدند. برای این کار باید بتوانید پاسخ مناسبی برای این سوالات داشته باشید:
آیا نرم افزار قابلیت ارتقا دارد؟
آیا افزونهپذیر است؟
آیا با رشد سازمان دچار افت کیفیت میشود؟
یک نرم افزار حسابداری خوب نمیتواند فرآیندهای شما را به اجبار تغییر دهد. از طرفی نباید هر فرآیند ناکارآمد را هم عینا پشتیبانی کند. به عبارت دیگر نرم افزار باید همسو با فرآیندهای استاندارد یک سازمان حرفهای باشد؛ نه صرفا شبیه وضعیت فعلی.
برای درک بهتر این موضوع باید بتوانید به سوالات زیر پاسخ دهید:
آیا جریان کار نرم افزار با مدل واقعی فعالیت شما همخوان است؟
آیا از فرآیندهای استاندارد و مورد توصیه حسابداری پشتیبانی میکند؟
آیا میتوانید قبل از خرید، گردش سند خرید و فروش، پرداخت، هزینه و… را با نمونه واقعی سازمان خود اجرا کنید؟
تجربه کاربری در حسابداری موضوعی زینتی نیست. بلکه به مسئله بهرهوری گره خورده است.
یک سیستم پیچیده از نظر رابط کاربری موجب مسائل زیر میشود:
زمان یادگیری طولانی
افزایش خطاهای انسانی
وابستگی شدید به چند فرد خاص
کاهش سرعت عملیات روزانه
از طرف دیگر سادهسازی بیش از حد هم ممکن است چالشهای زیر را رقم بزند:
محدودیت در ثبتهای خاص
نیاز به فرآیندهای دستی بیرون از سیستم
خروجیهای ناقض از نظر حسابدارها
بنابراین باید به دنبال گزینهای متعادل در این زمینه باشید.
در نهایت مدیران و حسابداران، خروجی میخواهند نه فقط ورودی. بنابراین داشتن گزارشهای قانونی و استاندارد و گزارشهای مدیریتی بسیار مهم است:
ترازنامه
صورت سود و زیان
دفاتر
گزارشات مطابق با قوانین مالیاتی
تحلیل فروش
بهای تمامشده
بدهیها و مطالبات
جریان نقدینگی
در واقع ارزش یک نرم افزار حسابداری در جایی مشخص میشود؛ که قادر باشد تصمیمگیری مدیران را از طریق این گزارشها سریعتر و دقیقتر کند.
بخش مهمی از تجربه کاربر، خارج از خود نرم افزار اتفاق میافتد. در این زمینه توجه به موارد زیر برای انتخاب نرم افزار حسابداری بسیار مهم است:
مدت و کیفیت آموزش اولیه
سرعت پاسخگویی در مشکلات
وجود مستندات واقعی و قابل استفاده
بهروزرسانی منظم
مسیر مشخص برای توسعههای بعدی
بهطور خلاصه در انتخاب نرم افزار حسابداری، خدمات پشتیبانی گاهی از خود محصول مهمتر است. زیرا بخش زیادی از مشکلات واقعی، نه ناشی از کد نرم افزار، بلکه ناشی از نحوه استفاده و تنظیمات آن است.
بسیاری از مدیران فقط قیمت را میبینند. در حالی که هزینه واقعی گاهی فراتر از آن است. برای درک هزینههای واقعی هر نرم افزاری، باید به هزینههای ناشی از موارد زیر نیز توجه کنید:
لایسنس اولیه
تمدید پشتیبانی
سفارشیسازی
هزینه مهاجرت داده
هزینه آموزش
هزینههای پنهان مثل کندی، خطا یا عدم انطباق با فرآیندها
به زبان ساده یک نرم افزار ارزان ممکن است در مجموع گرانترین انتخاب شما باشد.
تقریبا همه تامینکنندگان نرم افزار باید امکان تست پیش از خرید را فراهم کنند. اما تجربه نشان داده نسخه دمو نباید صرفا یک نمایش کلی باشد. بلکه باید بتوانید یک یا دو جریان کاری کامل را با داده واقعی خود وارد کنید. بهعنوان مثال ثبت یک خرید واقعی، تسویه یک فاکتور، ثبت یک هزینه با گردش تایید و مشاهده یک تراز میاندورهای میتواند یک جریان کاری کامل را ارائه دهد.
توجه کنید که بدون اجرای داده واقعی، ارزیابی نرم افزار بیشتر شبیه بازدید از ویترین است.
پیشنهاد میکنیم قبل از تست، یک سناریوی واقعی تهیه کنید که شامل موارد زیر باشد:
گردش کامل یک فروش یا خرید
یک عملیات مالی تکرارشونده
یک گزارشگیری مدیریتی
یک عملیات مربوط به انبار یا پروژه
یک تسویه یا عملیات بانکی
این سناریو همان زبان مشترک بین سازمان شما و نرم افزار است. اگر نرم افزار نتواند همین سناریوهای ساده اما واقعی را روان و بدون دور زدن فرآیند اجرا کند؛ باید آن را نشانهای از ناسازگاری بدانید.
مدیران معمولا نمای کلی را میبینند؛ اما تجربه اصلی محصول در دستان افرادی است که:
روزانه ثبت سند میکنند.
گزارش میگیرند.
با دادههای حجیم کار میکنند.
با واحدهای دیگر هماهنگ میشوند.
به همین دلیل توصیه میکنیم کاربران نهایی (حسابدار، مسئول انبار، یا کارشناس مالی) حتما در تست حضور داشته باشند. همچنین بازخورد آنها مستقیم و بدون فیلتر شنیده شود. چراکه تصمیمگیری انحصاری در سطح مدیریت، معمولا باعث پنهان ماندن مشکلات عملیاتی تا پس از خرید میشود.
در این زمینه نرم افزار باید در دو حالت زیر سنجیده شود:
حالت عادی (چند عملیات ساده)
حالت فشار (تعداد زیادی سند یا گردش همزمان)
نکاتی که باید بررسی شود:
آیا نرم افزار در هنگام ثبت چندین سند پشتسرهم کند میشود؟
آیا اجرای گزارشها طولانی میشود؟
آیا عملیات انبار یا خزانه روان و بدون توقف است؟
آیا لاگهای خطا دیده میشود؟
در واقع پایداری فقط زمانی سنجیده میشود که نرم افزار در حالت فشار کاری قرار بگیرد.
در تست گزارشدهی باید به این موارد توجه کنید:
گزارشها قابل شخصیسازی هستند؟
فیلترها و پارامترها انعطاف دارند؟
میتوانید از میاندوره، بخشی از دوره یا بر مبنای پروژه گزارش بگیرید؟
آیا گزارشها دقیقا مطابق با نیاز مدیریتی شماست؟ یا نیاز به خروجی گرفتن و پردازش در اکسل دارید؟
گزارشدهی یکی از اولین نقاطی است که اختلاف بین انتظار و واقعیت را نشان میدهد.
این نکته معمولا نادیده گرفته میشود. در حالی که پشتیبانی را هم باید قبل از خرید بسنجید. مثلا در دوره آزمایشی
سرعت پاسخگویی را بررسی کنید.
کیفیت توضیحات کارشناسان را بسنجید.
رفتار تیم فروش و پشتیبانی را ثبت کنید.
میزان شفافیت در پاسخها را ارزیابی کنید.
در نظر داشته باشید که پشتیبانی خوب، در دوره تست هم قابل مشاهده است.
در نهایت بهترین روش برای مقایسه و تصمیمگیری مستندسازی بر اساس موارد زیر است:
ثبت نقاط قوت و ضعف در یک جدول
بازخورد کاربران نهایی
مشکلات احتمالی در فرآیندها
نیاز به سفارشیسازی
ریسکهای احتمالی
در واقع این جدول بعدا معیار بیطرفانهای برای تصمیم نهایی و انتخاب نرم افزار حسابداری خواهد بود.
خیلی از نرم افزارها از نظر امکانات شبیهاند؛ اما اینکه کاربر چقدر سریع و بدون تنش به هدفش برسد تفاوت اصلی است. این مسئله به تجربه کاربری اشاره دارد. در ارزیابی تجربه کاربری نیز باید به این پرسشها توجه کنید:
آیا کاربر تازهوارد بعد از ۱۰ دقیقه میتواند یک عملیات ساده را انجام دهد؟
آیا مسیر اجرای یک کار روتین (مثلا ثبت هزینه یا صدور فاکتور) بیش از حد مرحلهدار نیست؟
آیا نرم افزار از اصطلاحات تخصصی بیشازحد استفاده میکند؟ یا زبان آن با کاربر غیر حسابدار سازگار است؟
سرعت نرم افزار هنگام باز شدن همزمان چند ماژول
نحوه مدیریت دیتای حجیم (برای شرکتهایی که سالها سابقه و عملیات زیاد دارند.)
کیفیت نسخههای پشتیبان و امکان بازیابی بدون دردسر
میزان کنترل شده و قابل اتکا بودن حجم تغییرات در نسخههای جدید
به زبان ساده اگر نرم افزار در زمان بستن حسابها کند شود؛ همه امکانات جذاب آن بیمعنی میشوند.
گزارشهایی که فقط برای ارائه خوب هستند؛ معمولا در مدیریت مالی نقشی ندارند. بنابراین در انتخاب نرم افزار حسابداری این معیارها جدیاند:
امکان ساخت گزارشهای سفارشی بدون نیاز به کدنویسی
سرعت رندر گزارشهای سنگین
قابلیت ترکیب دادهها از چند بخش (مثل فروش + خزانه + انبار)
خروجیهای قابل تحلیل با اکسل یا ابزارهای BI
مدیریت سطح دسترسی تا ریزترین سطح (فرم، عملیات، گزارش)
لاگ کامل فعالیتها برای قابلیت پیگیری
محافظت از اطلاعات مالی در برابر اشتباهات انسانی (نه فقط تهدیدهای بیرونی)
انطباق با استانداردهای داخلی سازمان
نرم افزار حسابداری بدون لاگ دقیق، مثل دفترچه یادداشتی است که همه افراد با یک خودکار مینویسند.
پشتیبانی خوب در نرم افزار حسابداری یعنی:
راهنمایی سریع در شرایط بحرانی (بهخصوص هنگام بستن ماه یا پایان سال)
دسترسی به کارشناس آشنا با کسبوکار شما، نه فقط پاسخگوهای عمومی
مستندات کامل و آموزشهای قابل اتکا
شفافیت در پشتیبانی و نحوه مدیریت تیکتها
در عمل اگر نرم افزار عالی باشد اما خدمات پس از فروشش در لحظههای مهم تنهایتان بگذارد؛ انتخاب درستی نیست.
بخش بزرگی از موفقیت مالی هر سازمان، به این بستگی دارد که اطلاعات درست، در زمان درست و با دقت قابل اتکا در اختیار مدیران قرار بگیرد. در این زمینه نرم افزار حسابداری صرفا ابزاری برای ثبت اعداد نیست؛ بله زیرساخت تصمیمسازی سازمان است.
بنابراین انتخاب نرم افزار حسابداری زمانی بهدرستی انجام میشود که شرکتها نیاز واقعی خود را دقیق بشناسند؛ از تستهای عملی استفاده کنند؛ و به کیفیت پشتیبانی توجه جدی داشته باشند.
