دنیای حسابداری در حال پوستاندازی است. زمانی نهچندان دور، بایگانیهای پر از پوشه و نرمافزارهای نصبشده روی سرور داخلی تنها گزینه پیش روی شرکتها بود. اما امروزه حسابداری ابری با سرعت در حال تبدیل شدن به استاندارد جدید مدیریت مالی در سازمانهای کوچک و بزرگ است.
اگر شما صاحب یا مدیر مالی یک شرکت متوسط هستید؛ احتمالا این سؤال را از خود پرسیدهاید که چطور میتوانیم با کمترین ریسک و هزینه، حسابداری ابری را در سازمان خود پیاده کنیم؟ در این نوشته پاسخ را در پنج گام اساسی خلاصه کردهایم.
پیش از هر تصمیمی باید بدانید در چه نقطهای ایستادهاید. بسیاری از سازمانها بدون تحلیل دقیق، مستقیما به سراغ خرید نرمافزار ابری میروند؛ و در ادامه با چالشهای زیادی مواجه میشوند. در این مرحله باید:
وضعیت فعلی نرمافزارها، فرآیندهای مالی و نقاط ضعف سیستم فعلی را مستند کنید.
از تیم مالی و فناوری اطلاعات درباره مشکلات روزمره بازخورد بگیرید.
اهداف خود از مهاجرت به فضای ابری را شفاف بنویسید.
این شناخت دقیق، پایه موفقیت در مراحل بعدی است.
یک نرمافزار حسابداری ابری خوب، فقط ظاهر کاربرپسند ندارد؛ بلکه باید با نیازهای خاص شرکت شما همخوان باشد. چند معیار حیاتی در انتخاب سرویس مناسب:
مقیاسپذیری: آیا نرمافزار میتواند با رشد شرکت شما هماهنگ بماند؟
پشتیبانی و آموزش: آیا تیم ارائهدهنده مستندات و پشتیبانی کافی دارد؟
بومیسازی: نرمافزار باید با استانداردهای مالی و مالیاتی ایران سازگار باشد.
امنیت دادهها: رمزنگاری، بکاپ خودکار و دیتاسنتر مطمئن از الزامات حیاتی است.
مدل پرداخت: شفافیت در تعرفهها و انعطاف در پلنهای اشتراکی، اهمیت زیادی دارد.
فراموش نکنید که انتخاب نادرست در این مرحله میتواند کل پروژه را به تاخیر بیندازد.
دادههای مالی قلب تپنده حسابداری هستند. اگر دادهها ناقص، تکراری یا ناهماهنگ باشند؛ حتی بهترین نرمافزار ابری هم نمیتواند معجزه کند. در این گام باید:
از سیستم فعلی یک نسخه پشتیبان امن بگیرید.
دادههای تکراری یا ناقص را شناسایی و حذف کنید.
قالب تاریخها، واحد پول و کدینگ حسابها را با ساختار نرمافزار جدید هماهنگ کنید.
انتقال آزمایشی بخشی از دادهها را انجام دهید؛ تا از صحت و فرمت آنها مطمئن شوید.
به یاد داشته باشید که ورود داده اشتباه به سیستم ابری، مثل ریختن شن در موتور یک خودروی صفر کیلومتر است.
هیچ استقراری بدون آزمایش موفق نمیشود. اجرای پایلوت به شما فرصت میدهد خطاها را قبل از استقرار کامل شناسایی کنید. کافی است نرمافزار را در یک بخش محدود (مثلا دپارتمان مالی یا پروژه خاص) به کار ببرید؛ کارکنان منتخب را آموزش دهید؛ عملکرد سیستم را بررسی کنید؛ و ایرادات را مستند سازید.
بعد از ۴ تا ۶ هفته، با تحلیل نتایج این دوره میتوانید نسخه نهایی تنظیمات را قبل از استقرار سراسری آماده کنید. این مرحله مانند تمرین پیش از اجراست. در صورت انجام صحیح، ریسک خطا در مرحله اصلی به حداقل میرسد.
حالا نوبت اجرای رسمی است. اما این پایان کار نیست؛ بلکه آغاز فاز نظارت و بهینهسازی است. در این مرحله:
یک زمانبندی دقیق برای شروع رسمی تعیین کنید.
همه کارکنان مرتبط را آموزش دهید.
تیم پشتیبانی را آماده پاسخگویی سریع به خطاهای احتمالی کنید.
شاخصهایی برای ارزیابی موفقیت تعریف کنید. مثل کاهش خطاهای مالی، بهبود سرعت گزارشگیری و رضایت کاربران. با پایش مداوم این شاخصها، اطمینان خواهید یافت که حسابداری ابری واقعا برای شما کار میکند.
راهاندازی حسابداری ابری در شرکتهای متوسط، یک پروژه فنی نیست؛ بلکه یک تحول سازمانی است.
شرکتهایی که این مسیر را با دقت و برنامه طی کردهاند؛ معمولا شاهد رشد شفافیت مالی، کاهش هزینهها و افزایش چابکی در تصمیمگیری بودهاند.
اگر شما هم در فکر آغاز این تغییر هستید؛ پیش از هر چیز وضعیت فعلی خود را تحلیل کنید. سپس یک سرویس بومی و امن انتخاب کنید؛ و با گامهای سنجیده، آینده مالی شرکتتان را به ابرها بسپارید.
اگر در حال بررسی گزینههای حسابداری ابری هستید؛ میتوانید با تیم شرکت مهندسی نرم افزار رایورز درباره راهاندازی آن مشورت کنید.
