تا چند سال پیش مدیران مالی برای فهمیدن وضعیت نقدینگی شرکت، باید منتظر گزارش پایان ماه میماندند. اما امروز کسبوکارهایی که از حسابداری ابری استفاده میکنند؛ در همان لحظه رخ دادن تراکنش، نتیجه را روی داشبوردشان میبینند.
سیستمهای سنتی حسابداری مثل دریچهای بودند که گذشته را نشان میدادند؛ اما حسابداری ابری مثل دوربینی زنده است که جریان مالی را در همان لحظه رخداد نمایش میدهد.
وقتی پرداختی ثبت میشود؛ فاکتوری صادر میگردد؛ یا موجودی تغییر میکند؛ سیستم بلافاصله واکنش نشان میدهد و همه بخشهای مرتبط را بهروزرسانی میکند. در نتیجه دیگر خبری از تاخیر در تصمیمگیری نیست؛ و مدیران میتوانند بر پایه اطلاعات لحظهای تصمیمهای دقیقتری بگیرند.
اینکه بتوان در هر لحظه به جدیدترین اطلاعات مالی دسترسی داشت؛ حاصل مجموعهای از فناوریهای پیشرفته است:
ارتباط API با سایر نرمافزارها: حسابداری ابری با سیستمهایی مثل فروش، انبار، حقوق و پرداخت در ارتباط است. این یعنی هر تغییری در یکی از این موارد، بلافاصله در دیگری هم اعمال میشود.
پردازش بر اساس رویدادها: هر تراکنش مالی مثل یک رویداد مستقل، بدون انتظار برای جمعبندی شبانه یا هفتگی، فورا پردازش میشود.
قوانین هوشمند دستهبندی: نرمافزار بهصورت خودکار تشخیص میدهد؛ هر تراکنش در چه حساب و دستهای باید ثبت شود.
اعلانهای لحظهای: اگر شرایط خاصی باشد. مثلا اگر مانده حساب کم شود یا پرداختی غیرعادی رخ دهد؛ سیستم فورا هشدار میدهد.
این زیرساختها همان مغز پشت «آنی بودن» هستند.
مدیریت نقدینگی بدون حدس و گمان: یعنی در هر لحظه میدانید موجودی واقعی چقدر است؛ و چه تعهداتی در راه دارید.
کاهش ریسک خطا و تقلب: هشدارهای خودکار مانع وقوع اشتباهات پرهزینه میشوند.
چرخه پرداخت سریعتر: از صدور فاکتور تا یادآوری پرداخت، همه چیز بهصورت خودکار و در لحظه انجام میشود.
تصمیمگیری دقیق در فروش: تیم فروش میتواند تثیر هر تخفیف یا قرارداد را بر جریان نقدی فورا ببیند.
حسابرسی آسانتر: چون دادهها همیشه بهروز هستند؛ جمعآوری مدارک و گزارشها دیگر هفتهها زمان نمیبرد.
هیچ سیستمی بدون نقطه ضعف نیست. حسابداری ابری هم همینطور است. مثلا اگر دادههای ورودی از سیستمهای دیگر دقیق نباشند؛ خروجی هم اعتبارش را از دست میدهد. همچنین یکپارچهسازی APIها ممکن است برای شرکتهایی با سیستمهای قدیمی هزینهبر باشد. از سوی دیگر، حجم زیاد اعلانها و دادهها ممکن است کارمندان را خسته کند.
پس باید تعادل بین دسترسی لحظهای و آرامش کاری حفظ شود. چیزی که با طراحی درست داشبوردها و محدودسازی هشدارها ممکن میشود.
بیشتر مدیران تصور میکنند حسابداری ابری فقط ابزاری برای ذخیره دادههای مالی در فضای ابری است. اما در واقع این فناوری مفهوم مدیریت مالی را بازتعریف کرده است.
با دادههای زنده، گزارشهای هوشمند و تصمیمهای سریعتر، کسبوکارها میتوانند واکنش آنی به تغییرات بازار نشان دهند. به زبان دیگر حسابداری ابری شما را از واکنش به گذشته به مدیریت آینده میبرد.
اگر هنوز برای دیدن گزارشهای مالی باید منتظر فایل اکسل یا گزارش حسابدار بمانید؛ وقتش رسیده یک بار دموی حسابداری ابری ما را ببینید.
شاید همان چند دقیقه اول متوجه شوید که داشتن دادههای زنده، فقط سرعت کار را بالا نمیبرد؛ بلکه نحوه فکر کردن شما به پول، نقدینگی و تصمیمهای مالی را برای همیشه تغییر میدهد.
برای دریافت مشاوره رایگان و دموی نرمافزار حسابداری ابری رایسا همین حالا به وبسایت رایورز مراجعه کنید. در دنیای مالی امروز، تصمیمگیری در لحظه، برگ برنده شماست.
